企业行政采购审批流程与申请表

企业行政采购审批流程与申请表通用工具指南一、适用范围与场景说明本工具适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的行政类采购活动，涵盖办公用品、固定资产（如办公设备、家具）、后勤服务（如保洁、维修）、低值易耗品等非生产性物资及服务的采购审批。具体场景包括：日常办公耗材补充（如纸张、笔、文件夹等）；办公设备新增或替换（如电脑、打印机、空调等）；办公场所维修改造（如水电维修、墙面翻新等）；后勤服务外包（如保安、绿植租赁等）；其他行政类零星采购（如员工福利礼品、活动物资等）。二、采购审批全流程操作指南（一）第一步：采购需求发起申请人填写申请表：由需求部门经办人（如行政专员、部门助理）登录企业OA系统或《行政采购申请表》（模板见第三部分），逐项填写完整信息，包括：基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；采购明细：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明（需明确“用于部门日常办公”或“替换报废设备”等）；附件材料：如为固定资产采购，需附《资产配置申请说明》；如为服务类采购，需附《服务需求规格书》。部门负责人初审：申请表提交至需求部门负责人（如部门经理），负责人需核对采购需求的合理性（如是否为必需品、数量是否符合实际需求），在“部门审核”栏签字确认并注明意见（如“同意采购”“建议调整数量”）。（二）第二步：行政部复核合规性审查：行政部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点检查：采购物品是否符合行政类采购范围（非生产性、非经营性）；预估总价是否超部门年度预算（可通过预算系统查询）；附件材料是否完整（如固定资产采购是否需资产编号）。库存与比价：对于办公用品、耗材等，需查询企业库存台账，确认无库存或库存不足后再审批；对于单笔金额超2000元的采购，行政部需联系至少2家合格供应商进行比价，并将比价结果作为附件。复核通过后，行政部在“行政部审核”栏签字；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。（三）第三步：财务部复核预算与资金审查：财务部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点检查：采购项目是否纳入年度行政预算，预算额度是否充足；预估单价、总价是否合理（参考历史采购价格或市场价格）；付款方式是否符合企业财务制度（如是否需预付款、尾款比例等）。复核通过后，财务部在“财务部复核”栏签字；若预算不足，需协助申请人调整采购方案或申请追加预算。（四）第四步：领导审批根据采购金额划分审批权限，对应审批人需在2个工作日内完成审批：金额≤5000元：行政总监审批；5000元＜金额≤2万元：分管副总审批；金额＞2万元：总经理审批。审批通过后，审批人在“领导审批”栏签字；若未通过，需注明意见并退回行政部。（五）第五步：采购执行与入库采购实施：行政部根据审批通过的申请表，通过合格供应商名录进行采购（紧急采购可临时选供应商，但事后需补签《供应商评价表》）。采购完成后，行政部需向供应商索取正规发票（增值税普通发票/专用发票）。入库验收：办公用品、耗材等由行政部与需求部门共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与申请一致，填写《物品入库单》；固定资产需由行政部、财务部、需求部门三方验收，检查设备功能是否正常，粘贴资产标签，登记《固定资产台账》。《入库单》需由验收人签字确认，一联留存行政部，一联交财务部，一联联同发票作为付款依据。（六）第六步：付款与归档付款申请：行政部汇总审批通过的申请表、比价记录、入库单、发票等材料，填写《付款申请单》，提交财务部审核。资金支付：财务部审核无误后，按企业付款流程安排付款（如公对公转账、/企业支付等），并保留付款凭证。资料归档：行政部将采购申请表、审批记录、比价材料、入库单、发票等整理成册，按“年-月-部门”分类归档，保存期限不少于3年。三、行政采购申请表模板企业行政采购申请表基础信息内容申请人*（姓名）所属部门*（如：行政部/市场部）联系方式*（内线/手机号，仅内部使用）申请日期年月*日采购明细序号物品/服务名称1A4打印纸2办公椅……合计金额大写：仟佰拾元角分小写：¥元角*分附件清单□《资产配置申请说明》□《服务需求规格书》□比价记录□其他：*审批流程环节审批人部门审核*（姓名）行政部审核*（姓名）财务部复核*（姓名）领导审批*（姓名）备注如为紧急采购，请注明原因：；如需特殊供应商，请注明理由：四、使用过程中的关键注意事项（一）预算控制优先所有采购需在部门年度预算内执行，超预算采购需提前15个工作日提交《预算追加申请》，经总经理审批后方可发起流程。严禁无预算、超预算采购。（二）审批时限规范各环节审批人需在规定时限内完成审批（部门初审0.5个工作日、行政复核1个工作日、财务复核1个工作日、领导审批2个工作日），因故无法审批需提前委托他人或注明原因，避免流程卡顿。（三）采购信息真实申请人需保证采购明细、预估价格等信息真实准确，严禁虚报数量、夸大用途或拆分采购金额规避审批。若发觉虚假信息，将追究申请人及部门负责人责任。（四）供应商合规性行政部需优先从《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需经“供应商资质审核”（营业执照、相关行业许可证、信用记录等）后方可合作。禁止采购“三无”产品或服务。（五）特殊情况处理紧急采购：如遇突发情况（如办公设备故障影响业务），可先电话请示行政总监及分管副总，事后1个工作日内补全申请流程及材料；跨部门采购：如需求部门不明确（如公共区域维修），由行政部直接发起申请，使用部门在“用途说