采购流程合规性评估清单

采购流程合规性评估清单通用工具模板一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、事业单位等）的采购部门、内审部门或合规管理部门，用于系统性评估采购全流程的合规性。具体应用场景包括：常规合规审计：年度/半年度采购工作合规性自查，识别潜在风险点；专项检查：针对特定采购项目（如大额采购、服务采购、新供应商引入等）的深度合规评估；新制度落地验证：企业采购管理制度更新后，验证现有流程与制度的匹配度；供应商准入与复审：结合供应商资质审核，评估采购选择环节的合规性；整改效果跟踪：针对历史采购问题整改完成后的合规性复核。二、评估流程操作指南步骤1：明确评估范围与依据确定评估范围：明确本次评估的采购类型（如货物/服务/工程）、金额区间（如50万元以上项目）、时间范围（如2024年1-6月）及涉及的部门（采购部、需求部门、财务部等）。梳理合规依据：收集与企业采购相关的制度文件，包括但不限于《中华人民共和国采购法》《招标投标法》、企业内部《采购管理办法》《供应商管理制度》《合同管理规定》等，作为评估标准。步骤2：组建评估团队与分工团队成员应至少包含：采购部门代表（熟悉流程）、内审/合规专员（掌握合规标准）、财务人员（审核付款合规性）、需求部门代表（确认需求合理性）。明确分工：如内审专员牵头负责流程合规性核查，采购专员负责提供流程执行资料，财务人员负责资金支付环节验证。步骤3：收集与整理评估资料按采购流程环节分类收集资料，包括：需求阶段：采购申请单、需求部门审批记录、立项文件（如需）；供应商选择阶段：供应商资质文件、招标/询价/比价记录、竞争性谈判文件、中标通知书；合同签订阶段：采购合同文本、合同审批单、法务审核意见（如需）；执行与验收阶段：订单记录、交付凭证、验收报告、质量异议处理记录；付款结算阶段：发票、付款申请单、财务审批记录、银行转账凭证。步骤4：逐项开展合规性核查依据“采购流程合规性评估清单模板”，对照各环节合规要点进行核查：例如“需求审批”环节，核查采购申请单是否经需求部门负责人、分管领导逐级审批，金额超限项目是否经总经理办公会审批；例如“供应商资质”环节，核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）是否在有效期内，是否按要求进行实地考察。对不符合项详细记录问题描述（如“项目采购申请未经需求部门负责人签字”），并初步判断风险等级（高/中/低）。步骤5：汇总问题与整改建议整理各环节不符合项，编制《采购流程合规性评估问题汇总表》，内容包括：问题描述、涉及项目/合同号、违反条款、风险等级、责任部门/人。针对每项问题提出整改建议，如“补充完善需求审批流程，明确金额分级审批权限”“建立供应商资质定期更新机制，保证资质文件有效”。步骤6：沟通反馈与报告输出与采购部门、责任部门沟通问题汇总表，确认问题事实及整改可行性，避免争议；输出《采购流程合规性评估报告》，内容包括评估概况、合规性总体评价、主要问题及风险、整改建议、后续跟踪计划。步骤7：整改跟踪与闭环管理明确整改责任部门、整改措施及完成时限（如“采购部于15个工作日内补充项目审批记录”）；设定整改复核节点（如1个月后），跟踪整改措施落实情况，验证问题是否有效解决，形成“评估-整改-复核”闭环。三、采购流程合规性评估清单模板评估模块评估要点合规标准/依据评估方法符合情况问题描述整改措施责任部门/人整改期限一、采购需求提出1.采购申请是否明确需求内容（规格、数量、用途、预算等）《采购管理办法》第5条：采购申请需注明“五要素”（规格、数量、用途、预算、时间）查阅采购申请单，核对要素完整性是/否/不适用2.需求是否经过需求部门负责人审批《采购审批权限表》：金额≤5万元由部门审批，＞5万元需分管领导审批查阅审批记录签字完整性是/否/不适用3.预算是否在年度预算范围内，超预算需求是否履行预算调整流程《预算管理制度》：超预算采购需提交预算调整申请，经财务部、总经理办公会审批查阅预算批复文件、调整申请是/否/不适用二、供应商选择1.供应商资质是否符合要求（营业执照、行业资质、业绩证明等）《供应商准入标准》：供应商需提供有效期内的营业执照、相关行业资质证书（如建筑资质）核对资质文件原件/复印件是/否/不适用2.供应商选择方式是否符合规定（公开招标、邀请招标、询价、单一来源等）《招标投标法》：达到招标标准的项目（如单项预算≥50万元）必须公开招标查阅采购方式审批文件是/否/不适用3.招标/询价过程是否公平、透明（至少3家供应商参与，报价记录完整）《采购询价管理办法》：询价需邀请≥3家合格供应商，留存报价单、比较分析记录查询询价记录、供应商签到表是/否/不适用4.中标/成交结果是否经过集体决策，审批流程是否完整《采购决策制度》：中标结果需由采购小组评审，报分管领导审批查阅采购评审记录、审批文件是/否/不适用三、合同签订1.合同条款是否完整（标的、数量、价款、质量标准、履行期限、违约责任等）《合同管理规定》：合同需包含《民法典》合同编规定的必备条款核对合同条款完整性是/否/不适用2.合同是否经过法务/合规部门审核，审核意见是否落实《合同审核流程》：金额≥10万元合同需经法务部审核，留存审核意见及修改记录查阅合同审核记录是/否/不适用3.合同签订权限是否符合规定，是否加盖企业公章或合同专用章《印章管理办法》：对外合同需加盖公章，严禁使用部门章或个人章核对合同签署页盖章情况是/否/不适用四、执行与验收1.采购订单与合同内容是否一致（数量、价格、交付时间等）《订单管理规定》：订单需严格按合同条款，变更需签订补充协议比对订单与合同文本是/否/不适用2.交付货物/服务是否经过验收，验收记录是否完整（验收人签字、验收结论）《验收管理办法》：到货后5个工作日内完成验收，需由需求部门、采购部共同签字确认查阅验收报告是/否/不适用3.验收不合格项目是否处理（退货、换货、索赔），是否有书面记录《质量问题处理流程》：验收不合格需填写《不合格品处理单》，明确处理措施及责任方查阅不合格品处理记录是/否/不适用五、付款结算1.付款依据是否充分（发票、验收单、合同、审批单齐全）《财务付款制度》：付款需提供“四单匹配”（订单、验收单、发票、合同）核对付款凭证资料完整性是/否/不适用2.付款审批流程是否符合权限规定（如≥10万元需总经理审批）《采购审批权限表》：按金额分级审批，超权限付款需提交特殊审批申请查阅付款审批记录是/否/不适用3.是否存在预付款或尾款支付不规范（如无合同约定超额支付、未到账期提前支付）《资金管理办法》：预付款比例≤30%，尾款需验收合格后支付，需提供付款保函（如需）检查付款凭证与合同约定条款是/否/不适用六、档案管理1.采购档案是否完整（从申请到付款全流程资料）《档案管理规定》：采购档案保存期不少于5年，按项目编号统一归档抽查档案资料完整性是/否/不适用2.档案查阅、借阅是否有登记记录，是否合规《档案保密制度》：内部查阅需经部门负责人审批，外部查阅需经分管领导批准查阅档案借阅登记表是/否/不适用四、使用过程中的关键提示动态更新评估依据：关注国家法律法规（如《采购法实施条例》修订）、行业监管政策及企业内部制度更新，及时调整合规标准及评估要点，保证清单适用性。风险导向评估：对高风险环节（如大额招标、单一来源采购）重点核查，可增加穿行测试（如选取1-2个项目全流程跟踪），提升评估深度。避免“重形式、轻实质”：不仅核查资料完整性（如签字盖章），还需验证流程执行的真实性（如通过电话回访供应商确认询价参与情况）。跨部门协同：评估过程中需加强