办公司样品储存制度规范

PAGE办公司样品储存制度规范一、总则（一）目的为加强公司样品的储存管理，确保样品的质量、安全和完整性，规范样品储存流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有样品的储存管理，包括但不限于产品研发样品、生产过程中的检验样品、客户提供的样品以及用于市场推广和展示的样品等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保样品储存过程中的安全性，防止样品受到损坏、变质、丢失或泄露等情况。2.分类管理原则：根据样品的性质、用途、来源等因素进行分类储存，便于管理和查找。3.科学合理原则：依据样品的特性和储存要求，选择合适的储存条件和设备，确保样品质量不受影响。4.责任明确原则：明确各部门和人员在样品储存管理中的职责，做到责任到人。二、样品储存的环境要求（一）温度与湿度1.根据不同样品的特性，设置相应的温度和湿度范围。例如，对于某些对温度敏感的生物样品，应储存于低温环境（如28℃）；对于一些易受潮的化学样品，需保持相对湿度在一定范围内（如40%60%）。2.配备温湿度监测设备，定期对储存环境的温湿度进行监测和记录。如发现温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调整。（二）通风与清洁1.储存场所应具备良好的通风条件，以保证空气流通，防止异味、有害气体等对样品造成污染。2.定期对储存区域进行清洁，保持环境整洁卫生。清理过程中应避免对样品造成损伤或污染。（三）光照与防护1.对于对光照敏感的样品，应采取遮光措施，如使用避光容器、储存于阴暗处等。2.对样品储存区域进行防护设施建设，防止外界因素（如火灾、水灾、虫害等）对样品造成损害。三、样品的分类与标识（一）分类标准1.按产品类型分类：如电子产品、化工产品、食品等，不同类型的产品样品分别储存。2.按样品用途分类：分为研发样品、检验样品、留样样品、展示样品等。3.按样品来源分类：包括公司自主生产的样品、客户提供的样品、供应商提供的样品等。（二）标识要求1.对每一份样品都应进行明确标识，标识内容应包括样品名称、规格型号、批次号、生产日期、有效期（如有）、来源、用途等关键信息。2.标识应清晰、准确、牢固，易于识别。可采用标签粘贴、挂牌等方式进行标识。3.对于一些特殊样品，如危险化学品样品，应按照相关规定进行特殊标识，标明危险性质、警示标志等。四、样品的入库管理（一）入库流程1.样品送达后，由接收人员核对样品的名称、规格型号、数量、来源等信息，确保与相关文件或订单一致。2.对样品的外观、包装等进行检查，如发现有破损、污染等情况，应及时记录并通知相关部门处理。3.填写样品入库单，详细记录样品的入库信息，包括入库日期、样品编号、名称、规格型号、数量、来源、存放位置等，并由接收人员、送检人员等签字确认。4.将样品按照规定的分类和标识要求进行妥善存放，并更新库存台账。（二）入库验收1.质量部门应对入库样品进行质量验收，根据样品的质量标准和检验规范进行检验。2.验收合格的样品方可办理入库手续；验收不合格的样品，应及时通知相关部门进行处理，如退货、换货、返工等，并记录处理结果。五、样品的储存管理（一）储存方式1.根据样品的特性和数量，选择合适的储存方式，如货架储存、柜式储存、箱式储存、冷藏储存、冷冻储存等。2.对于一些体积较大、重量较重的样品，应合理安排储存位置，确保安全存放，避免挤压、碰撞等情况。（二）库存盘点1.定期对样品库存进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。2.盘点人员应认真核对样品的实际数量与库存台账记录是否一致，如发现差异，应及时查明原因，并进行调整。3.编制库存盘点报告，详细记录盘点情况、差异原因及处理结果，报相关部门审核备案。（三）库存预警1.设置样品库存预警指标，如最低库存量、最高库存量等。当库存数量接近或超出预警指标时，及时发出预警信息。2.相关部门根据预警信息，及时采取措施进行处理，如采购补充、调整生产计划、清理库存等，以确保样品库存处于合理水平。六、样品的出库管理（一）出库流程1.申请部门填写样品出库申请表，注明样品名称、规格型号、数量、用途、领取日期等信息，并经部门负责人签字审批。2.仓库管理人员根据审批后的出库申请表，核对样品信息，确认无误后办理出库手续。3.填写样品出库单，记录样品的出库日期、编号、名称、规格型号、数量、领取部门、领取人等信息，并由仓库管理人员、领取人签字确认。4.将样品交付给领取人，并更新库存台账。（二）出库审批1.对于重要样品、限量样品或涉及特殊用途的样品，出库前需经过更高级别的审批，确保出库的必要性和合理性。2.审批部门应根据样品的性质、用途、库存情况等因素进行综合评估，做出审批决定。（三）特殊情况处理1.如因紧急情况需要临时出库样品，可先口头申请，经相关领导同意后，在规定时间内补办出库手续。2.对于客户急需的样品，应优先安排出库，确保客户需求得到及时满足。七、样品的流转管理（一）内部流转1.公司内部各部门之间如需流转样品，应填写样品流转申请表，注明流转原因、样品信息、流转时间等，并经双方部门负责人签字确认。2.仓库管理人员根据流转申请表办理样品交接手续，确保样品在流转过程中的安全和完整。3.流转过程中，接收部门应对样品进行验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。（二）外部流转1.涉及样品外部流转（如寄送给客户、供应商等）时，应按照相关法律法规和公司规定办理手续。2.填写样品外部流转单，详细记录样品的流转信息，包括流转日期、样品编号、名称、规格型号、数量、流转方向、收件人、联系方式等，并由相关人员签字确认。3.对外部流转的样品进行妥善包装和运输，确保样品在运输过程中不受损坏。同时，跟踪样品的送达情况，及时反馈相关信息。八、样品的销毁管理（一）销毁原因1.样品已超过有效期且无保留价值。2.样品经检验不合格且无法返工处理。3.因公司产品升级、停产等原因，原样品不再使用。4.其他符合销毁条件的情况。（二）销毁流程1.申请部门填写样品销毁申请表，说明销毁原因、样品信息等，并附上相关证明材料，经部门负责人签字后报质量部门审核。2.质量部门对销毁申请进行审核，确认符合销毁条件后，报公司领导审批。3.审批通过后，由仓库管理人员负责组织样品销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、样品名称、规格型号、数量、销毁方式等。4.对于一些特殊样品（如危险化学品样品），应按照相关规定进行专门的销毁处理，确保安全环保。（三）监督与记录1.质量部门应对样品销毁过程进行监督，确保销毁工作按照规定要求进行。2.销毁记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行，以备查阅。九、人员职责（一）仓库管理人员职责1.负责样品的入库、储存、保管、出库等日常管理工作。2.按照规定的分类和标识要求对样品进行存放，确保样品摆放整齐、有序，便于查找和管理。3.定期对样品库存进行盘点，及时更新库存台账，保证账物相符。4.做好样品储存环境的温湿度监测和记录工作，发现问题及时报告并采取措施处理。5.协助其他部门办理样品的流转、销毁等手续。（二）质量部门职责1.制定样品质量验收标准和检验规范，负责入库样品的质量验收工作。2.对样品储存过程中的质量状况进行监督检查，确保样品质量符合要求。3.参与样品销毁的审核工作，监督销毁过程的合规性。（三）申请部门职责1.负责提出样品的入库、出库、流转、销毁等申请，并填写相关申请表。注明样品的详细信息、申请原因、用途等。2.对本部门申请的样品负责，确保样品的使用符合规定要求，并在使用过程中做好记录。（四）其他部门职责1.各部门应配合仓库管理人员和质量部门做好样品