叉车采购制度及流程规范

PAGE叉车采购制度及流程规范一、总则1.目的为规范公司叉车采购行为，确保所采购叉车符合公司生产运营需求，保障叉车使用安全、高效，特制定本制度及流程规范。2.适用范围本制度适用于公司内部叉车采购活动，包括但不限于各类电动叉车、内燃叉车等的采购。3.基本原则合规性原则：采购活动必须符合国家相关法律法规以及行业标准要求。适用性原则：根据公司实际生产作业需求，选择合适型号、规格、性能的叉车。性价比原则：在满足使用要求的前提下，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，确保采购成本合理。责任明确原则：明确采购过程中各环节的责任主体，确保采购活动有序进行。二、采购需求分析与规划1.需求调研由生产部门牵头，联合仓储、物流等相关部门，对公司叉车使用现状进行全面调研。内容包括现有叉车的数量、型号、使用年限、工作负荷、故障情况等。收集各部门对叉车性能、功能、作业效率等方面的改进需求和新增作业场景下的叉车需求。2.需求评估与规划根据调研结果，由生产部门组织相关部门进行需求评估。综合考虑公司未来业务发展规划、生产规模变化等因素，确定叉车的采购数量、型号规格等具体需求。制定叉车采购规划，明确采购时间节点，确保采购活动与公司生产运营计划相匹配。三、供应商选择与管理1.供应商筛选标准具有合法有效的营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。具备良好的生产能力和质量控制体系，产品符合国家相关标准和行业规范。具有良好的信誉和售后服务能力，过往业绩良好，无重大质量纠纷和不良记录。提供的产品价格合理，具有市场竞争力。2.供应商开发与引入通过多种渠道收集叉车供应商信息，如行业展会、网络平台、同行推荐等。对潜在供应商进行初步考察，了解其基本情况、生产能力、产品质量等。邀请符合条件的供应商参与公司叉车采购项目的投标或报价，进行综合评估后确定入围供应商名单。3.供应商管理与入围供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品质量、交货期、售后服务等方面的要求。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货及时性、售后服务响应速度等。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等，为后续采购决策提供参考。四、采购流程1.采购申请各部门根据叉车采购需求分析与规划结果，填写叉车采购申请表。申请表应详细注明采购叉车的型号、规格、数量、采购原因、预计使用时间等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，并提交至公司采购审批小组。采购审批小组由公司领导、财务部门、采购部门等相关人员组成。采购审批小组对采购申请进行全面评估，审核内容包括采购必要性、预算合理性、供应商选择等。根据评估结果进行审批，审批通过后下达采购任务。3.采购执行采购部门根据审批通过的采购申请，向入围供应商发送采购订单。采购订单应明确采购叉车的型号、规格、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。采购部门与供应商保持密切沟通，跟踪采购订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购订单内容，采购部门应及时与供应商协商，并报采购审批小组批准。4.到货验收叉车到货前，采购部门通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求对叉车进行质量检验。检验内容包括外观、性能、安全装置等方面。使用部门对叉车进行试用，检查其是否满足实际作业需求。验收合格后，由验收人员填写验收报告，验收报告应包括叉车型号、规格、数量、验收情况等信息。验收报告经相关人员签字确认后存档。5.付款结算采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款结算手续。付款结算应严格按照公司财务制度执行，确保资金支付安全、合规。对于验收不合格的叉车，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并根据协商结果调整付款结算方式。五、合同管理1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订正式的采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同经公司法律顾问审核后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章生效。2.合同执行与监督采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。如供应商出现违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。定期对采购合同执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。3.合同变更与终止在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等。如采购合同因不可抗力或其他原因需要终止，采购部门应及时通知供应商，并按照合同约定办理终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。六、质量控制与售后服务1.质量控制采购部门应要求供应商提供叉车产品的质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量标准和验收方法。质量检验部门在到货验收时，应严格按照相关标准和合同要求对叉车进行质量检验，确保所采购叉车质量符合要求。如发现叉车质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取换货、退货、补货等措施，确保公司生产运营不受影响。2.售后服务采购部门应在采购合同中明确供应商的售后服务条款，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。供应商应建立完善的售后服务体系，及时响应公司的售后服务需求。在叉车出现故障时，应在规定的时间内到达现场进行维修。公司应建立售后服务档案记录叉车的维修情况、故障原因等信息，为后续的维护保养和采购决策提供参考。七、档案管理1.采购档案内容采购档案应包括叉车采购申请表、采购审批文件、采购订单、采购合同、验收报告、质量合格证明文件、售后服务记录等相关资料。采购档案应按照时间顺序和类别进行整理归档，确保档案资料完整、准确、清晰。2.档案保管与查阅采购档案由采购部门指定专人负责保管，保管期限按照公司档案管理制度执行。