档案室使用规范制度范本

PAGE档案室使用规范制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本使用规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工在档案室的档案查阅、借阅、归还等使用活动。（三）档案室职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化、科学化。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理水平。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.本公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等。5.本公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果等。6.本公司/组织的大事记、荣誉证书、照片等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、销毁。3.对重要档案应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.编制档案目录，建立档案索引，便于查找和利用。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的质量。三、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案室进行清洁和消毒，保持档案室的整洁卫生。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织有重大历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保存期限在16年至50年的档案；短期保管的档案是指保存期限在15年以下的档案。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行存放，做到排列有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，如光盘、硬盘等。3.建立档案存放位置索引，注明档案的存放地点、架号、柜号等信息。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对清查中发现的问题及时进行处理，如档案丢失、损坏等。3.编制档案清查报告，向上级领导汇报清查情况。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度，对档案进行鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和科学性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。3.填写档案鉴定表，注明档案的名称、年度、保管期限、鉴定意见等信息。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报公司/组织领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁后，在档案销毁清册上签字盖章，并将销毁情况报上级领导备案。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、年度、保管期限等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。3.在档案室查阅档案时，应遵守档案室的规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.本公司/组织内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、年度、保管期限、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，应向档案室出具借条，注明档案名称、数量、借阅期限等信息。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、拍照档案内容。借阅人员应按时归还档案，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。（三）特殊情况处理1.因工作需要，需查阅或借阅机密档案的，应经公司/组织主管领导批准，并严格遵守保密规定。2.外单位人员查阅或借阅本公司/组织档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅的档案内容应严格保密，不得泄露给无关人员。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，及时上报上级领导和有关部门。3.对档案统计数据进行分析和研究，为档案管理工作提供决策依据。（二）利用工作1.积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供服务。2.编制档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查阅和利用3.定期举办档案展览、讲座等活动，提高员工对档案工作的认识和利用档案的能力。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的有关法律法规和规章制度。2.档案管理人员应具有较强的责任心和敬业精神，认真履行档案管理职责。3.档案管理人员应保守档案机密，不得泄露档案内容。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和标准。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理水平。4.负责档案库房的管理，确保档案的安全和完整。5.协助有关部门和人员查阅、借阅档案，提供档案利用服务。6.对档