堤防所档案收集制度规范

PAGE堤防所档案收集制度规范一、总则（一）目的为加强堤防所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在堤防建设、管理、维护及相关工作中的作用，特制定本档案收集制度规范。（二）适用范围本制度适用于堤防所各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各类档案的收集管理。（三）基本原则1.集中统一原则堤防所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门和工作人员应及时、全面、准确地收集工作中形成的各类文件材料，保证档案内容的完整性和真实性，如实反映堤防所各项工作的历史全貌。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案收集范围（一）工程建设档案1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等文件材料。2.设计文件初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件及审批资料。3.工程招投标文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。4.施工合同文件工程承包合同、监理合同、材料设备采购合同等。5.工程施工文件施工组织设计、施工日志、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、工程进度报表等。6.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量鉴定书、竣工图等。（二）运行管理档案1.日常巡查记录堤防巡查日志、水情观测记录、险情报告及处理情况等。2.维修养护记录维修养护计划、维修养护合同、维修养护工作记录、材料设备采购及使用记录等。3.安全管理档案安全生产制度、安全检查记录、安全事故报告及处理情况、应急预案及演练记录等。4.水质监测档案水质监测报告、监测数据记录、相关分析资料等。（三）行政管理档案1.机构设置与人员编制文件单位设立、变更、撤销文件，人员编制方案、岗位设置文件等。2.人事档案干部职工的履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录、任免文件等。3.会议文件各类会议通知、会议纪要、决议、工作报告等。4.公文处理档案收文登记、发文底稿、文件传阅记录、公文归档清单等。5.财务档案财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告等。6.物资设备档案物资设备采购计划、采购合同、验收报告、使用说明书、维修保养记录、报废处置文件等。（四）其他档案1.科研项目档案科研项目立项文件、研究报告、成果鉴定文件、获奖证书等。2.对外交流与合作档案合作协议、交流活动记录、往来信函等。3.声像档案堤防工程建设、运行管理过程中的照片、录像、录音等资料。4.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。三、档案收集要求（一）及时性各部门和工作人员应在文件材料形成后及时收集整理，确保档案的时效性。一般应在工作结束后的[X]个工作日内将相关文件材料移交档案管理部门。（二）完整性收集的档案应齐全完整，包括文件材料的正件、附件、底稿、定稿等，确保能够全面反映工作活动的全过程。（三）准确性档案内容应真实准确，数据可靠，签字盖章手续完备，语言表述清晰规范，避免出现模糊不清、歧义或错误的信息。（四）规范性文件材料应符合国家和行业相关标准及堤防所的文件格式要求，使用统一的纸张、字体、字号、排版等，确保档案的规范性和一致性。四、档案收集程序（一）部门收集1.各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案收集范围，定期对本部门工作中形成的文件材料进行清理、分类、整理。2.收集人员应认真核对文件材料的完整性和准确性，对不符合要求的文件及时与相关人员沟通补充或修正。3.将整理好的档案材料按照一定顺序排列，并填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、日期等详细信息。（二）档案管理部门接收1.档案管理部门设立专门的接收岗位，负责接收各部门移交的档案。2.接收人员对移交的档案进行认真核对，检查档案清单与实物是否一致，档案的完整性、准确性、规范性是否符合要求。3.如发现问题，及时与移交部门沟通协商解决，确保档案顺利接收。4.接收完成后，在档案移交清单上签字确认，并将档案移交清单存档一份，同时将档案存入专门的档案库房或电子存储设备中妥善保管。五、档案整理与分类（一）整理原则遵循档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程建设档案按照项目前期、设计、招投标、施工、竣工验收等阶段进行分类。2.运行管理档案按照日常巡查、维修养护、安全管理、水质监测等类别进行分类。3.行政管理档案按照机构设置、人事、会议、公文处理、财务、物资设备等方面进行分类。4.其他档案按照科研项目、对外交流合作、声像、电子等类别进行分类。（三）编号与编目1.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。六、档案保管期限（一）永久保管1.堤防所重大决策、重要会议文件、重要人事任免、机构演变等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.工程建设项目的永久性基础资料，如竣工图、工程决算等。3.涉及堤防安全、公共利益等重要事项的档案，以及具有法律凭证作用的档案。（二）定期保管1.[X]年保管期限工程建设项目中一般性的施工文件、运行管理中的日常巡查记录等在一定时期内具有查考利用价值，但不需要永久保存的档案。2.[X]年保管期限行政管理中的一般性公文、物资设备采购合同等在较短时间内有参考价值的档案。（三）保管期限的确定与调整1.档案管理部门根据档案的内容和性质，按照国家和行业相关规定及堤防所实际情况，确定档案的保管期限。2.随着时间的推移和工作的发展，对已确定保管期限档案的保管价值进行重新评估，如需调整保管期限，应按照规定程序办理审批手续。七、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用和安全。（二）利用方式1.查阅本单位工作人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.借阅外单位因特殊情况需要借阅堤防所档案的，须经堤防所分管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可为有关单位或个人出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理部门印章。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复制档案。2.外单位借阅的档案，严禁转借他人，如需摘录或复制档案内容，须经档案管理部门同意，并注明出处。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，及时与查阅人员核实处理。八、档案安全与保密（一）安全防护1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.电子档案存储设备应采取备份、加密等安全措施，防止数据丢失、损坏或被非法获取。（二）保密措施1.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，确定密级，采取相应的保密措施。2.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。3.档案查阅和借阅过程中，涉及保密内容的档案应在符合保密要求的场所查阅和使用，严禁将保密档案带出规定场所。（三）安全检查与隐患处理1.定期对档案安全情况进行检查，包括库房设施设备、档案实体、电子档案等方面，及时发现并排除安全隐患。2.对检查中发现的问题，应立即采取措施进行整改，重大安全隐患应及时报告堤防所领导，并制定相应的应急预案。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及专业技术人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有查考利用价值。2.档案的保管期限是否符合规定。3.档案的完整性和准确性是否良好。（四）销毁程序1.鉴定小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清单，清单应包括档案编号