人大档案室制度规范标准

PAGE人大档案室制度规范标准一、总则（一）目的为加强人大档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于人大机关各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：人大档案室对机关各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、科学化。2.真实性原则：档案应如实反映机关各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为机关工作和社会利用提供便利。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善人大档案室的各项管理制度。2.负责机关各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导机关各部门及所属单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与机关重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整归档。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进工作方法和提高管理质量。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.接受档案室的业务指导和监督检查，不断提高本部门的档案管理水平。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与人大工作相关的文件、指示、通知等。2.人大机关形成的各类文件、会议记录（纪要）、决议、决定、报告、简报、议案、建议、批评和意见等。3.人大机关各部门在履行职责过程中形成的工作计划、总结、统计报表、业务文件、调研材料、合同协议、人事档案等。4.人大机关组织的各类会议、活动、调研、视察等形成的文件资料、照片、音像等。5.人大机关工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书、培训记录等。6.其他与人大工作相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整、存储安全。4.收集的档案应进行初步分类和编号，便于后续的整理和移交。（三）收集时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成收集整理并移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集整理并移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立档案目录和索引。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和索引。4.会计档案：按照会计档案管理办法进行整理，建立档案目录和索引。5.电子档案：按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案目录和索引。（三）整理要求1.整理后的档案应符合国家和行业标准，案卷质量达到规范化要求。2.编制的档案目录应准确、清晰，便于查找和利用。3.档案整理过程中应做好记录，确保整理工作的可追溯性。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件。2.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案装具应符合国家和行业标准，具有足够的强度和稳定性。2.档案装具应根据档案的类别、规格和数量进行合理配置，便于档案的存放和管理。3.档案装具应定期进行检查和维护，确保其完好无损。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，并建立档案存放索引。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，便于管理和保护。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映机关一般工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。保管期限为5年以下。（五）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，提出鉴定意见。4.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经机关领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全和彻底。（六）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策和评估的重要依据。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则：档案利用应围绕人大工作大局，为机关工作决策、社会利用和历史研究提供支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。4.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案信息的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.机关内部人员查阅利用档案，应根据工作需要，履行相应审批手续。2.外单位查阅利用档案，应持有单位介绍信，经机关领导批准后，方可查阅利用。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：对于确需借出档案室的档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失或擅自销毁档案。3.复制：利用者可根据需要，在档案室工作人员的监督下，对档案进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，注明复制日期和用途。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅档案名称和数量、借阅档案归还时间等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理效率和服务水平，为机关工作和社会利用提供更加便捷的档案信息服务。3.确保档案信息的安全保密，防止档案信息在传输和存储过程中被泄露、篡改或丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合人大档案室管理的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输。同时，根据需要，建立与外部网络的安全连接，为社会利用提供档案信息服务。4.安全保密体系建设：建立档案信息化安全保密制度，采取防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等安全措施，确保档案信息的安全保密。（三）电子档案管理1.电子档案的收集、整理、存储应符合国家和行业标准，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应进行分类、编号、著录等管理，建立电子档案目录和索引，便于查找和利用。3.电子档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性和完整性。4.电子档案的利用应遵循本制度的规定，利用者应通过档案管理系统进行查阅、借阅或复制等操作，确保电子档案的安全使用。八、档案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全档案安全保密制度，明确档案管理各环节的安全保密责任。2.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高安全保密意识和防范能力。3.严格执行档案查阅、借阅、复制等审批手续，确保档案信息不泄露。（二）安全保密措施1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应严格遵守操作规程，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保管。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取加密存储、专人管理等措施，严格限制利用范围。4.在档案信息化管理过程中，应加强网络安全防护，防止黑客攻击、病毒感