工程询价文件答疑制度规范

PAGE工程询价文件答疑制度规范一、总则（一）目的为规范工程询价文件答疑工作，确保询价活动的公平、公正、公开，提高询价效率，保证工程质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及工程询价文件的项目，包括但不限于建筑工程、市政工程、安装工程等各类工程项目的询价活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准规范，确保答疑工作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的答疑机会，保证答疑过程和结果的公正性。3.及时准确原则：在规定时间内准确回复供应商的疑问，确保供应商能够及时获取清晰明确的信息。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、询价文件答疑的组织与职责（一）询价小组1.询价小组由公司/组织内相关专业人员组成，负责对询价文件进行审核、答疑等工作。2.职责包括：对询价文件的完整性、准确性、合理性进行审查。收集、整理供应商提出的疑问，并进行分析研究。组织召开答疑会议，对供应商的疑问进行统一解答。根据答疑情况，对询价文件进行必要的修改和补充。（二）采购部门1.采购部门负责询价活动的组织协调工作，包括发布询价文件、接收供应商的疑问等。2.职责包括：按照规定的程序和时间要求，及时发布询价文件。对供应商提交的疑问进行初步筛选和整理，并及时提交给询价小组。协助询价小组组织答疑会议，负责会议的通知、记录等工作。跟踪询价文件答疑后的执行情况，确保采购活动顺利进行。（三）技术部门1.技术部门为询价文件答疑提供技术支持，协助解决与技术相关的疑问。2.职责包括：对询价文件中涉及的技术要求、技术标准等进行解释和说明。针对供应商提出的技术疑问，提供专业的技术解答和建议。参与答疑会议，从技术角度对供应商的疑问进行分析和判断。（四）法务部门1.法务部门负责对询价文件答疑过程中的法律问题进行审查和指导。2.职责包括：审核询价文件答疑的内容是否符合法律法规的要求。对答疑过程中涉及的合同条款、法律责任等问题提供法律意见。协助处理可能出现的法律纠纷，确保询价活动合法合规。三、询价文件答疑的流程（一）疑问提交1.供应商应在规定的时间内，以书面形式（加盖公章）向采购部门提交对询价文件的疑问。疑问应明确指出问题所在，并提供相关的依据和说明。2.采购部门在收到供应商的疑问后，应进行详细记录，并对疑问进行初步审核。对于符合要求的疑问，应及时整理并提交给询价小组。（二）疑问受理1.询价小组在收到采购部门提交的疑问后，应及时进行受理。对疑问进行分类整理，确定疑问的性质和涉及的专业领域。2.对于一般性疑问，询价小组可直接进行解答；对于较为复杂或涉及多个专业领域的疑问，询价小组应组织相关人员进行讨论研究。（三）答疑准备1.询价小组根据疑问的情况，制定答疑方案。明确答疑的方式（如书面答复、召开答疑会议等）、时间安排、参与人员等。2.对于需要召开答疑会议的，询价小组应提前准备好会议资料，包括疑问汇总表、相关文件资料等。同时，确定会议的议程和主持人。（四）答疑实施1.书面答复：对于一般性疑问，询价小组应在规定的时间内以书面形式回复供应商。书面答复应明确、具体，具有针对性，能够有效解决供应商的疑问。2.答疑会议：对于较为复杂或涉及多个供应商的疑问，询价小组应组织召开答疑会议。会议应提前通知所有参与询价的供应商，明确会议的时间、地点、议程等。会议由主持人主持，首先由询价小组对疑问进行统一解答。解答过程中，应确保语言清晰、准确，避免产生歧义。供应商在会议中有疑问或不同意见的，可以当场提出，询价小组应进行耐心解答和沟通。会议应做好记录，记录内容包括会议时间、地点、参与人员、疑问解答情况等。（五）答疑文件的发布1.询价小组对供应商的疑问进行解答后，应形成答疑文件。答疑文件应包括疑问汇总、解答内容等。2.答疑文件应在规定的时间内发布给所有参与询价的供应商。发布方式可以是在公司/组织内部网站公布、以书面形式发放等。（六）询价文件的修改与补充1.根据答疑情况，如需要对询价文件进行修改和补充的，询价小组应及时提出修改意见。修改意见应明确修改的内容、原因以及对询价文件其他条款的影响。2.采购部门负责对询价文件进行修改和补充，并按照规定的程序重新发布修改后的询价文件。同时，应通知所有参与询价的供应商，确保供应商能够及时获取最新的询价文件。四、询价文件答疑的时间要求（一）疑问提交时间供应商应在询价文件规定的疑问提交截止时间前提交疑问。疑问提交截止时间应在询价文件中明确规定，一般不少于[X]个工作日。（二）疑问受理时间询价小组应在收到采购部门提交的疑问后[X]个工作日内进行受理，并确定答疑方式和时间安排。（三）答疑时间1.书面答复时间：对于一般性疑问，询价小组应在[X]个工作日内以书面形式回复供应商。2.答疑会议时间：对于需要召开答疑会议的，询价小组应在确定答疑会议时间后，提前[X]个工作日通知供应商。答疑会议应在通知发出后的[X]个工作日内召开。（四）答疑文件发布时间询价小组应在答疑会议结束后[X]个工作日内发布答疑文件。（五）询价文件修改与补充时间询价小组提出的询价文件修改意见，采购部门应在[X]个工作日内完成修改和补充，并重新发布询价文件。五、询价文件答疑的记录与存档（一）记录要求1.采购部门应做好供应商疑问提交的记录，记录内容包括疑问提交时间、供应商名称、疑问内容等。2.询价小组在答疑过程中应做好记录，记录内容包括疑问受理情况、答疑方式、答疑会议记录（包括会议时间、地点、参与人员、疑问解答情况等）、答疑文件等。记录应真实、准确、完整，能够反映询价文件答疑的全过程。（二）存档要求1.询价文件答疑的相关记录和文件应进行分类整理，建立专门的档案进行存档。档案应包括纸质档案和电子档案，确保档案的安全性和完整性。2.档案保存期限应按照公司/组织的相关规定执行，一般不少于[X]年。在保存期限内，档案应妥善保管，便于查阅和追溯。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全询价文件答疑工作的监督机制，定期对询价文件答疑工作进行检查。检查内容包括答疑程序是否合规、答疑时间是否符合要求、答疑记录是否完整等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。确保询价文件答疑工作规范、有序进行。（二）供应商监督1.供应商有权对询价文件答疑过程进行监督。如发现答疑过程存在不公平、不公正等问题，供应商可以向公司/组织提出投诉。2.公司/组织应认真对待供应商的投诉，及时进行调查处理。对于投诉属实的，应依法依规进行整改，并将处理结果反馈给供应商。七、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在询价文件答疑过程中如有违反法律法规、行业标准或本制度规范的行为，如恶意提出疑问、干扰答疑工作正常进行等，公司/组织有权取消其参与询价的资格，并依法追究其法律责任。2.对于因供应商违规行为给公司/组织造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。（二）对公司/组织内部人员的违规处理1.公司/组织内部人员在询价文件答疑过程中如有违反法律法规、行业标准或本制度规范的行为，如泄露商业秘密、与供应商串通谋取私利等，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告