固定资产办公室制度规范

PAGE固定资产办公室制度规范一、总则（一）目的为加强公司固定资产管理，规范固定资产购置、使用、维护、处置等行为，提高固定资产使用效益，保障公司资产安全完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的固定资产管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司固定资产管理工作在公司领导统一领导下，实行分级管理。各部门、分支机构负责本部门固定资产的日常管理工作，并接受公司固定资产管理部门的指导和监督。2.归口管理原则固定资产按照类别实行归口管理，明确各归口管理部门的职责和权限，确保固定资产管理工作的专业化和规范化。3.责任到人原则明确固定资产管理各环节的责任主体，将固定资产管理责任落实到具体部门和个人，做到责任清晰、奖惩分明。二、固定资产管理职责分工（一）固定资产管理部门公司设立固定资产管理部门，负责公司固定资产的统一管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司固定资产管理制度、流程和标准，并组织实施；2.负责固定资产的预算编制、采购审批、验收、入账、登记、清查、盘点等日常管理工作；3.根据公司发展战略和实际需求，提出固定资产购置、更新、处置等建议，报公司领导审批；4.定期对固定资产使用情况进行检查和评估，督促各部门合理使用固定资产，提高资产使用效益；5.负责固定资产信息化管理系统的建设、维护和使用，确保固定资产信息的准确、及时和完整；6.协调处理固定资产管理中的重大问题，对违反固定资产管理制度的行为进行调查和处理。（二）归口管理部门根据固定资产类别，设立以下归口管理部门：1.办公设备归口管理部门：负责办公电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的管理。其职责包括制定办公设备配置标准和使用规范，审核办公设备采购申请，组织办公设备验收、维修、保养和报废处置等工作。2.房屋及建筑物归口管理部门：负责公司办公用房、生产厂房、仓库等房屋及建筑物的管理。其职责包括制定房屋及建筑物管理办法，审核房屋及建筑物新建、改建、扩建项目，组织房屋及建筑物验收、维修、保养和安全检查等工作。3.运输设备归口管理部门：负责公司车辆、叉车等运输设备的管理。其职责包括制定运输设备配置标准和使用规范，审核运输设备采购申请，组织运输设备验收、维修、保养、保险和报废处置等工作。4.电子设备归口管理部门：负责公司服务器、网络设备、监控设备等电子设备的管理。其职责包括制定电子设备配置标准和使用规范，审核电子设备采购申请，组织电子设备验收、维修、保养和报废处置等工作。5.其他固定资产归口管理部门：负责公司除上述类别以外的其他固定资产的管理，如家具、器具、工具等。其职责包括制定其他固定资产配置标准和使用规范，审核其他固定资产采购申请，组织其他固定资产验收、维修、保养和报废处置等工作。（三）使用部门各固定资产使用部门负责本部门固定资产的日常使用和保管工作。其主要职责包括：1.提出本部门固定资产购置、更新、维修等需求，经归口管理部门审核后报固定资产管理部门审批；2.负责本部门固定资产的验收、领用、登记、保管和维护工作，确保固定资产的安全完整和正常使用；3.定期对本部门固定资产进行清查盘点，及时发现和报告固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，并配合固定资产管理部门进行调查和处理；4.按照公司规定办理固定资产内部转移、出租、出借等手续；5.负责本部门固定资产报废申请的提出和相关资料的整理，配合固定资产管理部门做好报废资产的处置工作。（四）财务部门财务部门负责固定资产的财务核算和监督工作。其主要职责包括：1.按照国家会计准则和公司财务制度，对固定资产进行账务处理，准确记录固定资产的增减变动情况；2.定期与固定资产管理部门核对固定资产账目，确保账账相符、账实相符；3.参与固定资产购置、处置等经济活动的审核，监督固定资产管理工作的合规性；4.配合固定资产管理部门做好固定资产清查盘点工作，对清查结果进行财务处理。三、固定资产预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务发展规划和实际需求，结合公司固定资产配置标准，于每年[具体时间]前向归口管理部门提交下一年度固定资产购置、更新、维修等预算申请。2.归口管理部门对各部门提交的预算申请进行审核，结合公司整体发展战略和资金状况，提出本部门归口管理固定资产的年度预算建议，报固定资产管理部门汇总。3.固定资产管理部门对各归口管理部门提交的预算建议进行综合平衡和审核，编制公司年度固定资产预算草案，报公司领导审批。4.公司年度固定资产预算经公司领导审批通过后，下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照公司下达的固定资产预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照公司预算调整程序办理。2.固定资产管理部门负责对固定资产预算执行情况进行跟踪和监控，定期向公司领导汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门负责对固定资产预算执行情况进行财务监督，确保预算资金的合理使用和安全。（三）预算调整1.固定资产预算在执行过程中，如遇国家政策调整、市场环境变化、公司业务发展战略调整等原因，确需调整预算的，由固定资产使用部门提出预算调整申请，经归口管理部门审核后报固定资产管理部门。2.固定资产管理部门对预算调整申请进行审核，提出预算调整建议，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，固定资产管理部门下达预算调整通知，各部门按照调整后的预算执行。四、固定资产购置管理（一）购置申请1.各部门根据本部门业务发展需要和固定资产配置标准，填写固定资产购置申请表，详细说明购置固定资产的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人签字后报归口管理部门。2.归口管理部门对购置申请表进行审核，重点审核购置必要性、配置标准合规性、预算合理性等内容。审核通过后，报固定资产管理部门审批。（二）购置审批1.固定资产管理部门对归口管理部门提交的购置申请表进行审批，根据公司固定资产预算和实际情况，决定是否批准购置申请。2.对于预算内的固定资产购置申请，固定资产管理部门应在[规定时间]内完成审批；对于预算外的固定资产购置申请，固定资产管理部门应报公司领导审批，公司领导应在[规定时间]内完成审批。3.经审批同意购置的固定资产，由固定资产管理部门下达购置通知，明确购置方式、采购渠道、采购时间等要求。（三）购置方式1.固定资产购置方式主要包括自行采购、集中采购和招标采购等。2.自行采购适用于购置金额较小、市场供应较为分散、技术规格较为简单的固定资产。由固定资产使用部门按照公司采购管理规定自行组织采购。3.集中采购适用于购置金额较大、市场供应相对集中、技术规格较为统一的固定资产。由固定资产管理部门会同财务部门等相关部门，按照公司集中采购管理办法组织实施。4.招标采购适用于购置金额较大、技术复杂、竞争激烈的固定资产。由固定资产管理部门按照公司招标采购管理规定组织招标采购活动。（四）采购验收1.固定资产采购完成后，采购部门应及时通知固定资产使用部门、归口管理部门和固定资产管理部门进行验收。2.验收人员应按照合同约定和相关标准，对固定资产的数量、规格型号、质量、技术性能等进行全面验收。验收合格后，填写固定资产验收单，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的固定资产，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期更换或退款等。如因供应商原因给公司造成损失的，公司有权依法追究供应商的责任。（五）入账登记1.固定资产验收合格后，固定资产管理部门应及时办理固定资产入账登记手续，按照固定资产类别、名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额等信息，在固定资产管理系统中录入固定资产卡片，并建立固定资产台账。2.财务部门根据固定资产验收单和固定资产管理部门提供的入账信息，按照国家会计准则和公司财务制度进行账务处理，将固定资产入账价值计入相关资产科目。五、固定资产使用管理（一）领用发放1.固定资产验收合格后，固定资产管理部门应根据固定资产使用部门的申请，办理固定资产领用发放手续。领用人员应在固定资产领用登记表上签字确认。2.固定资产使用部门应指定专人负责本部门固定资产的保管和使用，确保固定资产的安全完整和正常使用。（二）使用维护1.固定资产使用部门应按照固定资产使用说明书和操作规程，正确使用固定资产，定期对固定资产进行维护保养，确保固定资产的性能和精度。2.固定资产使用部门应建立固定资产维护保养记录，详细记录固定资产维护保养的时间、内容、维修情况等信息。3.对于固定资产出现的故障或损坏，固定资产使用部门应及时通知归口管理部门安排维修。维修人员应按照维修操作规程进行维修，并填写固定资产维修记录。4.固定资产使用部门应定期对本部门固定资产进行检查，发现问题及时处理。对于因使用不当或保管不善造成固定资产损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。（三）内部转移1.因工作需要，固定资产在公司内部各部门之间转移的，由固定资产使用部门填写固定资产内部转移申请表，经转出部门和转入部门负责人签字后，报归口管理部门审批。2.归口管理部门对固定资产内部转移申请表进行审核，审核通过后，通知固定资产管理部门办理固定资产内部转移手续。3.固定资产管理部门应在固定资产管理系统中调整固定资产的使用部门信息，并更新固定资产台账。（四）出租出借1.公司固定资产原则上不得出租出借。如因特殊原因确需出租出借的，由固定资产使用部门填写固定资产出租出借申请表，经归口管理部门审核后报固定资产管理部门审批。2.固定资产管理部门对固定资产出租出借申请表进行审批，重点审核出租出借的必要性、合法性、安全性等内容。审批通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，固定资产管理部门与承租方或借方签订出租出借合同，并办理相关手续。3.固定资产出租出借收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算和管理。六、固定资产清查盘点管理（一）清查盘点计划1.固定资产管理部门应每年制定固定资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法、人员等要求。2.清查盘点计划应报公司领导审批后组织实施。（二）清查盘点实施1.固定资产清查盘点工作由固定资产管理部门牵头，会同财务部门、归口管理部门和使用部门共同进行。2.清查盘点人员应按照清查盘点计划，对固定资产进行逐一清查盘点，核对固定资产的数量、规格型号、使用状况、存放地点等信息，并与固定资产管理系统和台账进行核对。3.在清查盘点过程中，发现固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况的，清查盘点人员应及时填写固定资产清查盘点表，并详细说明原因。（三）清查盘点结果处理1.固定资产清查盘点工作结束后，固定资产管理部门应根据清查盘点结果，编制固定资产清查盘点报告，报公司领导审批。2.对于固定资产盘盈的，应按照规定进行账务处理，增加固定资产账面价值；对于固定资产盘亏、毁损的，应查明原因，分清责任，按照规定进行账务处理，减少固定资产账面价值。3.对于因管理不善等原因造成固定资产盘亏、毁损的，应追究相关人员的责任；对于因自然灾害等不可抗力原因造成固定资产损失的，应按照国家有关规定进行处理。七、固定资产处置管理（一）处置申请1.固定资产使用部门或归口管理部门根据固定资产的使用状况、技术性能等情况，认为需要处置固定资产的，应填写固定资产处置申请表，详细说明处置固定资产的名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额、处置原因、处置方式等信息，并经部门负责人签字后报固定资产管理部门。2.固定资产管理部门对处置申请表进行审核，重点审核处置必要性、处置方式合理性、处置价格公正性等内容。审核通过后，报公司领导审批。（二）处置审批1.公司领导对固定资产处置申请表进行审批，根据公司实际情况和相关规定，决定是否批准处置申请。2.对于金额较小的固定资产处置申请，公司领导应在[规定时间]内完成审批；对于金额较大的固定资产处置申请，公司领导应组织相关部门进行论证后再行审批。（三）处置方式1.固定资产处置方式主要包括报废、出售、捐赠、转让等。2.报废是指对已达到规定使用年限、技术性能落后、损坏无法修复等原因不再使用的固定资产进行报废处理。报废固定资产应按照公司规定进行鉴定和审批，并按照国家有关规定进行处置。3.出售是指将公司闲置或多余的固定资产出售给其他单位或个人。出售固定资产应按照公司规定进行评估和定价，并通过公开拍卖、招标等方式进行交易。4.捐赠是指将公司不再使用或闲置的固定资产捐赠给社会公益事业或其他单位。捐赠固定资产应按照公司规定进行审批，并办理相关手续。5.转让是指将公司固定资产的所有权或使用权转让给其他单位或个人。转让固定资产应按照公司规定进行评估和定价，并签订转让合同。（四）处置实施1.经审批同意处置的固定资产，由固定资产管理部门按照审批意见组织实施处置工作。2.对于报废固定资产，固定资产管理部门应组织相关人员进行鉴定和清理，确保报废资产的安全和环保。报废资产处置收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算和管理。3.对于出售、捐赠、转让等固定资产处置方式，固定资产管理部门应按照相关规定办理手续，确保处置过程的合法合规。处置收入应按照公司规定进行核算和管理。八、固定资产信息化管理（一）信息化系统建设1.固定资产管理部门应建立健全固定资产信息化管理系统，实现固定资产从购置、使用、维护、清查盘点到处置等全过程的信息化管理。2.固定资产信息化管理系统应具备资产登记、资产查询、资产统计、资产报表生成、资产预警等功能，为固定资产管理提供准确、及时、全面的信息支持。（二）信息录入与维护1.