国企采购询价制度规范要求

PAGE国企采购询价制度规范要求一、总则（一）目的为规范国有企业采购询价行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业的各类物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正的市场竞争原则，对待所有参与询价的供应商，不偏袒、不歧视，保证采购过程的透明度和公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确、完整地公开，确保供应商能够充分了解采购需求和询价规则，参与公平竞争。4.诚实信用原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息，不得损害对方合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和采购效益，实现采购资源的优化配置。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.使用部门根据实际工作需要，填写采购需求申请表详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、交货时间、交货地点等内容，并对采购需求的必要性和合理性进行说明。2.采购需求申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门部门负责人应对采购需求进行审核，确保需求真实、合理，符合本部门工作实际需要，并对采购预算进行初步审核。（二）采购部门审核1.采购部门收到采购需求申请表后，对需求进行进一步审核审核内容包括采购需求的合规性、完整性、准确性，以及与企业现有库存的匹配情况等。2.对于不符合要求的采购需求，采购部门应及时与使用部门沟通，提出修改意见如采购需求超出企业预算范围、技术要求不合理、交货时间过紧等情况，采购部门应与使用部门协商调整，确保采购需求合理可行。3.采购需求审核通过后，采购部门制定采购询价计划明确询价的物资或服务范围、询价方式、询价时间安排、参与询价的供应商范围等内容，并将采购询价计划报分管领导审批。（三）询价准备1.采购部门根据采购询价计划，收集相关采购信息包括市场价格信息、供应商信息、行业动态等，为询价工作提供参考依据。2.编制询价文件询价文件应包括采购需求说明、询价报价表、技术规格要求、商务条款、售后服务要求等内容，确保供应商能够清楚了解采购需求和询价规则。3.确定参与询价的供应商名单采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商数据库，并根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与询价。4.向参与询价的供应商发送询价文件明确告知供应商询价的截止时间、报价要求、交货时间、交货地点等重要信息，确保供应商能够按时、准确地提交报价文件。（四）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求编制报价文件报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺、企业资质证明等内容，并在规定的截止时间前将报价文件密封提交给采购部门。2.采购部门对供应商提交的报价文件进行签收和登记记录报价文件的接收时间、供应商名称、报价金额等信息，确保报价文件的完整性和保密性。（五）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组询价评审小组由采购部门、使用部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和工作经验，熟悉采购业务流程。2.询价评审小组对供应商的报价文件进行评审评审内容包括报价的合理性、技术方案的可行性、售后服务的可靠性、企业资质和信誉等方面。评审小组应按照公平、公正、科学的原则，对各供应商的报价文件进行综合评价，确定中标候选人。3.询价评审小组根据评审结果编写询价评审报告报告应包括询价项目概况、评审过程、评审结果、推荐中标候选人名单等内容，并由评审小组全体成员签字确认。（六）确定中标供应商1.采购部门根据询价评审报告，将中标候选人名单报企业领导审批企业领导根据评审结果和企业实际情况，确定最终的中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书中标通知书应明确采购项目的名称、中标金额、交货时间、交货地点等内容，并要求中标供应商在规定的时间内与采购方签订采购合同。（七）签订采购合同1.采购方与中标供应商按照中标通知书的要求，签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容合法、合规、完整、明确。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门备案如使用部门、财务部门等，以便各部门按照合同要求履行各自的职责，共同做好采购项目的实施和管理工作。三、询价文件编制要求（一）采购需求说明1.详细描述采购物资或服务名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准等内容应使用准确、规范的语言，避免模糊不清或歧义性表述，确保供应商能够清楚了解采购需求。2.对于有特殊要求的采购项目，应提供详细的技术方案或图纸如涉及定制化产品或复杂技术服务，应提供足够的技术资料，以便供应商能够准确评估自身的技术能力和报价。（二）询价报价表1.询价报价表应包含采购物资或服务的明细、单价、总价等内容要求供应商按照询价报价表的格式填写报价，确保报价的准确性和可比性。2.明确报价的有效期一般情况下，报价有效期应不少于询价文件规定的截止日期后的一定期限，如30天或60天，以保证采购方在有效期内能够与供应商签订合同。（三）技术规格要求1.列出采购物资或服务的技术规格、性能指标等要求应符合国家相关标准和行业规范，确保采购产品或服务的质量和性能。2.对于技术规格要求较高的采购项目，可提供技术参数的上下限范围以便供应商能够根据自身实际情况进行报价，同时也为采购方在评审过程中提供一定的灵活性。（四）商务条款1.包括交货时间、交货地点、付款方式、包装要求、运输方式等内容商务条款应明确、合理，符合市场惯例和企业实际情况，确保双方在商务方面的权利和义务得到明确界定。2.对于付款方式，应明确付款比例、付款时间节点等如预付款比例、验收款比例、质保金比例等，以及每次付款的具体条件和时间要求，避免因付款问题产生纠纷。（五）售后服务要求1.明确供应商应提供的售后服务内容，如维修、保养、培训等应根据采购物资或服务的特点和使用要求，合理确定售后服务要求，确保采购产品或服务在使用过程中能够得到及时、有效的支持。2.规定售后服务的响应时间、解决问题的期限等如接到维修通知后应在多长时间内到达现场，维修问题应在多长时间内解决等，以保障采购方的正常使用权益。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准包括企业资质、生产能力、技术水平、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求，确保准入供应商具备良好的经营状况和供应能力。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料、信誉证明材料等，采购部门对申请材料进行审核。3.采购部门对符合准入标准的供应商进行实地考察实地考察内容包括企业生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况，确保供应商的实际情况与申请材料一致。4.经审核和实地考察合格的供应商，纳入企业供应商数据库并定期对供应商数据库进行更新和维护，确保信息的准确性和有效性。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价指标体系包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面的指标，定期对供应商进行评价。2.采购部门根据供应商的供货情况和合作表现，收集相关评价信息如采购验收记录、质量检验报告、交货延迟情况、售后服务反馈等，对供应商进行综合评价。3.每年定期对供应商进行考核根据评价结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。4.对于考核结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施如暂停合作、要求整改、取消准入资格等，确保供应商能够不断改进自身供应能力和服务水平。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供合作优惠政策等，激励供应商不断提高供应质量和服务水平。2.对于连续考核不合格或出现严重违规行为的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商数据库并停止与其合作，以维护企业采购秩序和利益。五、询价过程监督与管理（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购询价活动进行审计监督检查采购询价流程是否合规、采购文件是否规范、评审过程是否公正、合同签订是否符合要求等，发现问题及时提出整改意见。2.企业纪检监察部门应对采购询价活动中的违规违纪行为进行监督检查严肃查处采购过程中的腐败行为和不正当竞争行为，维护企业采购活动的正常秩序。（二）信息公开1.采购部门应及时将采购询价信息在企业内部网站或其他指定平台上公开包括采购需求、询价文件、供应商名单、报价情况、评审结果等内容，确保企业员工能够了解采购活动的进展情况，接受员工监督。2.对于涉及企业重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，应按照相关规定进行信息公开如在政府指定网站或媒体上发布采购公告、中标结果等信息，提高采购活动的透明度。