公司打印纸使用制度规范

PAGE公司打印纸使用制度规范一、总则1.目的为了规范公司打印纸的使用，提高纸张利用率，降低办公成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则节约原则：倡导员工节约使用打印纸，减少浪费。按需使用原则：根据工作实际需要，合理使用打印纸，避免过度打印。环保原则：鼓励采用电子文档等方式进行工作交流，减少纸张消耗，保护环境。二、打印纸的采购与库存管理1.采购公司行政部门负责打印纸的统一采购工作。采购前应进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的打印纸供应商。采购的打印纸应符合国家相关质量标准，确保打印效果清晰、耐用。根据公司的实际使用情况，合理确定打印纸的采购数量和周期，避免积压或缺货。2.库存管理设立专门的打印纸存放仓库，由行政部门指定专人负责管理。打印纸应分类存放，按照规格、型号等进行标识，便于查找和发放。建立打印纸库存台账，详细记录打印纸的出入库情况，包括日期、数量、领用部门等信息。定期对打印纸库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或其他异常情况，应及时查明原因并进行处理。三、打印纸的使用规定1.打印申请员工因工作需要打印文件、资料等，应填写打印申请表，注明打印内容、份数、用途等信息。打印申请表应经部门负责人审核签字后，方可提交给行政部门进行打印。对于紧急文件或资料，可先电话通知行政部门进行打印，但事后应及时补办打印申请手续。2.打印内容审核行政部门在接到打印申请后，应对打印内容进行审核。如发现打印内容存在不必要的重复、冗长或其他问题，应及时与申请部门沟通，提出修改建议。对于涉及公司机密或重要信息的打印文件，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。3.打印方式选择优先采用双面打印方式，以减少纸张消耗。在打印申请表中应注明是否双面打印。对于一些临时性的文件或资料，如草稿、校对稿等，可根据实际情况选择单面打印。鼓励员工在条件允许的情况下，使用电子文档进行文件的传阅、审批等工作，减少纸质文件的打印。4.打印份数控制员工应根据工作实际需要，合理确定打印份数。避免因打印份数过多造成浪费。对于一些需要广泛分发的文件或资料，可采用复印、扫描等方式进行备份，减少打印份数。行政部门在进行批量打印时，应根据打印申请的数量进行合理排版，尽量提高纸张利用率。5.废弃打印纸处理对于废弃的打印纸，员工应将其分类整理后，放置在指定的回收箱内。行政部门应定期对回收箱内的废弃打印纸进行清理，统一交由专业的回收机构进行处理。严禁将废弃打印纸随意丢弃或作为其他用途使用。四、打印设备管理1.设备配备根据公司的业务需求，合理配备打印设备，包括打印机、复印机、传真机等。打印设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行，打印质量良好。2.设备使用培训行政部门负责组织员工进行打印设备的使用培训，使员工熟悉设备的操作方法和注意事项。对于新入职员工或不熟悉打印设备操作的员工，应及时进行培训，确保其能够正确使用设备。3.设备故障报修员工在使用打印设备过程中如发现设备故障，应及时向行政部门报修。行政部门接到报修通知后，应及时安排维修人员进行维修，并记录设备故障情况和维修时间。对于因设备故障导致的打印延误或其他问题，行政部门应及时协调解决，确保工作不受影响。五、监督与考核1.监督检查行政部门负责对公司打印纸的使用情况进行定期监督检查，包括打印申请、打印内容审核、打印方式选择、打印份数控制等方面。监督检查可采用现场检查、查阅打印申请表和库存台账等方式进行。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核机制建立打印纸使用考核机制，将打印纸使用情况纳入员工绩效考核体系。考核指标包括打印纸节约率、打印申请规范率、设备使用合规率等。根据考核结果，对表现优秀的员工给