政府采购代理机构内部监督管理制度

政府采购代理机构内部监督管理制度本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购代理机构管理暂行办法》等相关法律法规及规范性文件制定。目的在于规范政府采购代理机构（以下简称“机构”）内部管理，强化对政府采购代理全流程的监督制约，防范执业风险，保障采购活动合法、公正、透明、高效，维护国家利益、社会公共利益和采购当事人的合法权益。本制度适用于机构承接的各类政府采购代理项目全流程管理及所有从业人员执业行为的监督管控。第一部分总则一、核心监督目标确保机构所有政府采购代理活动严格遵循相关法律法规、规章及规范性文件要求，杜绝违法违规操作。规范执业流程，保障采购项目从委托受理、文件编制、信息公告、评审组织、结果公示到合同备案、档案管理等各环节工作质量。强化廉政风险防控，防范从业人员与采购当事人之间的利益输送，维护采购活动的公正性和严肃性。及时发现并纠正代理过程中存在的问题，持续提升机构执业水平和服务质量，增强采购当事人满意度。二、监督基本原则合法合规原则：监督工作严格依据法律法规开展，监督程序、监督方式及处理结果符合法定要求。全程覆盖原则：监督范围贯穿政府采购代理项目全流程，涵盖委托受理、文件编制、评审组织、询问质疑处理等所有关键环节，同时兼顾从业人员执业行为和内部管理制度执行情况。独立公正原则：监督部门及监督人员独立开展监督工作，不受其他业务部门及个人干预，客观公正地反映问题、作出评价。权责统一原则：明确各部门、各岗位的监督责任，将监督结果与岗位考核、绩效评价挂钩，确保监督工作落到实处。预防与纠错并重原则：既要加强事前预防和事中控制，提前规避潜在风险，也要重视事后整改，对发现的问题及时督促纠正，建立长效改进机制。三、适用范围本制度适用于机构内部所有参与政府采购代理业务的部门及从业人员，包括业务部门、技术支持部门、档案管理部门、财务部门等。本制度覆盖机构承接的各类政府采购代理项目，包括货物类、服务类、工程类政府采购项目的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等多种采购方式。第二部分监督管理组织架构与职责一、监督管理领导小组机构设立政府采购代理业务监督管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为内部监督管理的决策机构。领导小组由机构主要负责人任组长，分管业务负责人、分管风控负责人任副组长，各部门负责人为成员。领导小组主要职责：

审定内部监督管理制度及相关实施细则，确保制度的科学性、合规性和可操作性。统筹协调内部监督管理工作，研究解决监督过程中遇到的重大问题。听取监督部门的工作汇报，审议监督检查报告，对发现的重大违法违规问题作出处理决定。督促相关部门落实监督整改要求，跟踪整改成效。二、监督部门职责机构设立独立的监督部门（如风控监督部），作为内部监督管理的执行机构，直接对领导小组负责。监督部门配备专职监督人员，监督人员需具备扎实的政府采购法律法规知识和丰富的代理业务经验，且不得兼任业务岗位工作。监督部门主要职责：

组织实施内部监督管理制度，制定年度监督工作计划及专项监督检查方案。对政府采购代理项目全流程开展常态化监督检查，包括事前审核、事中巡查、事后复盘。对从业人员执业行为进行监督，核查是否严格遵守执业规范、廉洁自律要求及保密规定。受理内部员工及采购当事人对代理业务违规行为的举报投诉，及时开展调查核实。撰写监督检查报告，梳理存在的问题，提出整改建议及处理意见，报领导小组审议。跟踪监督整改落实情况，对整改不到位的部门及个人进行督促问责。收集整理监督工作资料，建立监督档案，定期对监督情况进行总结分析，为机构优化管理、提升服务质量提供依据。三、业务部门及从业人员职责各业务部门负责人是本部门代理业务监督管理的第一责任人，需督促本部门从业人员严格遵守法律法规及机构内部管理制度，配合监督部门开展监督检查工作。从业人员需自觉接受监督部门的监督管理，严格按照执业规范开展代理工作，如实提供相关业务资料，对监督过程中发现的问题及时整改。第三部分监督内容与监督方式一、全流程业务监督内容（一）委托受理环节监督核查委托代理协议签订的规范性：是否明确委托范围、权限、期限、双方权利义务、采购文件编制责任、询问质疑答复责任等核心内容；协议签订程序是否合规，是否经部门负责人及法务审核。核查项目受理的合规性：是否存在无采购预算、无采购计划、无合法采购需求或规避政府采购等违法违规项目的受理行为；对不符合受理条件的项目，是否按规定予以拒绝。（二）采购文件编制环节监督核查采购文件的合法性：是否符合政府采购法律法规及相关政策要求；是否存在设置不合理条件排斥、限制潜在供应商的情形（如违规设置注册资本门槛、业绩门槛、特定品牌要求等）。核查采购文件的完整性：是否完整反映采购需求，包括项目技术参数、商务要求、评审标准、合同主要条款、投标（响应）要求等；评审标准是否科学合理、明确具体，是否与采购需求相匹配。核查采购文件的审核流程：是否执行编制与审核分离制度；编制完成后是否经业务部门负责人、技术负责人、监督部门审核把关，审核意见是否落实到位。（三）信息公告环节监督核查公告发布的规范性：采购公告、资格预审公告、中标（成交）结果公告等信息是否在法定媒体发布；公告内容是否完整、准确，是否包含采购项目基本信息、采购需求、评审标准、获取采购文件的方式及期限、投标（响应）截止时间等法定要素。核查公告发布的时效性：是否在法定时限内发布相关信息，无延迟发布或遗漏发布情形。（四）评审组织环节监督核查评审专家抽取的合规性：是否从政府采购评审专家库中随机抽取；抽取过程是否符合保密要求；专家组成是否合法合理，专业配置是否与采购项目相匹配；是否存在违规指定或变相指定评审专家的情形。核查评审现场管理的规范性：评审现场是否按规定设置警戒区域，无关人员是否进入评审现场；评审专家身份是否现场核实，评审纪律是否明确告知；评审过程是否全程录音录像，录音录像资料是否完整、清晰并按规定留存。核查评审过程的公正性：从业人员是否存在干预评审专家独立评审的行为；是否及时制止评审专家的违规评审行为；评审结果是否经全体评审专家签字确认，对评审专家的不同意见是否如实记录。（五）询问质疑处理环节监督核查处理程序的合规性：是否建立询问质疑答复专岗专人处理制度；对供应商的询问质疑是否在法定时限内予以答复；答复流程是否规范，是否经过审核把关。核查答复内容的合法性：答复意见是否针对询问质疑的核心问题，依据是否充分、准确；是否存在推诿、敷衍或违规答复的情形。（六）合同备案及履约验收环节监督核查合同备案的规范性：中标（成交）合同签订后，是否在法定时限内报财政部门备案；合同内容是否与中标（成交）结果一致，是否存在擅自变更采购标的、规格型号、采购金额等实质性内容的情形。核查履约验收的协助监督职责：是否提示采购人依法组织履约验收；受采购人委托组织验收的，验收程序是否合规，验收结果是否客观公正，验收资料是否完整。（七）采购档案管理环节监督核查档案资料的完整性：采购档案是否包含采购项目全过程资料，如委托代理协议、采购文件、公告资料、投标（响应）文件、评审报告、中标（成交）通知书、合同、验收报告、询问质疑答复资料、录音录像资料等。核查档案管理的规范性：档案资料是否按规定分类整理、装订归档；档案保管是否符合安全、保密要求，是否建立借阅、销毁登记制度；电子档案是否备份留存，存储介质是否安全可靠。（八）代理服务费收取环节监督核查收费的合规性：是否建立规范的代理服务费收费制度；收费标准是否合理，是否在采购文件中明示收费方式及标准；是否随中标（成交）结果一并公开本项目收费情况（包括具体收费标准及金额）；是否存在向中标（成交）供应商收取代理服务费之外的其他费用的情形。二、从业人员执业行为监督内容是否严格遵守政府采购法律法规及机构内部管理制度，依法开展代理业务。是否遵守廉洁自律要求，存在与采购人、供应商、评审专家私下接触、利益输送或接受不正当利益的情形。是否遵守保密规定，泄露采购项目核心信息、评审过程信息或供应商商业秘密。是否具备相应的执业能力，是否参加定期的政策业务培训，及时更新知识储备。是否存在推诿、敷衍采购当事人合理诉求的行为。三、监督方式（一）事前监督对采购文件、委托代理协议等核心资料进行前置审核，重点审核合法性、完整性和规范性，审核通过后方可进入下一环节。对评审专家抽取方案、评审现场组织方案等进行审核，确保评审组织工作合规有序。对从业人员进行岗前培训及常态化政策培训，强化合规意识和风险防控意识。（二）事中监督对评审现场进行随机巡查或全程旁站监督，核查评审现场管理是否规范、评审过程是否公正，及时纠正现场违规行为。对采购公告发布、投标（响应）文件接收、开标等关键环节进行现场监督，确保程序合规。对询问质疑处理过程进行跟踪监督，核查处理程序及答复意见的合法性。（三）事后监督对已完成的采购项目进行随机抽查或专项复盘，全面核查项目全流程资料，评估代理工作质量，梳理存在的问题。对采购档案管理情况进行定期检查，核查档案资料的完整性、规范性及保管情况。对代理服务费收取情况进行核查，确保收费合规透明。通过问卷调查、电话回访等方式，收集采购当事人对代理服务的评价意见，及时发现服务过程中存在的问题。（四）专项监督针对重大民生项目、社会影响较大的项目、投诉举报较多的项目或特定采购方式（如单一来源采购）开展专项监督检查，重点防控风险。结合财政部门监督检查重点及行业监管要求，开展针对性的专项监督工作。第四部分问题处理与整改机制一、问题发现与登记监督部门在监督检查过程中发现问题，需及时做好记录，明确问题类型、涉及项目、责任部门及责任人、问题描述等关键信息，建立问题台账，实行销号管理。对受理的举报投诉，经调查核实后，属于违规问题的，纳入问题台账管理；不属于违规问题的，向举报人作出说明。二、问题分类与处理根据问题性质及严重程度，将违规问题分为一般问题、较严重问题和重大问题：

一般问题：未严格执行内部管理制度，但未违反法律法规，未对采购结果产生影响的问题。较严重问题：违反政府采购相关规定，可能影响采购结果公正性，但未造成重大损失的问题。重大问题：严重违反政府采购法律法规，存在串通投标、规避采购、泄露保密信息、利益输送等行为，对采购结果产生实质性影响或造成重大损失的问题。针对不同类型的问题，采取相应的处理措施：

对一般问题：由监督部门向责任部门下发《整改通知书》，明确整改要求及期限，责任部门需在规定期限内完成整改并提交整改报告，监督部门对整改结果进行核查确认。对较严重问题：除要求限期整改外，由领导小组对责任部门负责人及相关责任人进行约谈警示，并扣减相应绩效分值；整改不到位的，加重处理。对重大问题：由领导小组研究作出处理决定，对责任部门负责人及相关责任人予以通报批评、降职、解聘等处分；涉及违法违规的，依法依规追究法律责任；同时，及时向财政部门报告相关情况，配合财政部门开展调查处理。三、整改跟踪与复核监督部门需全程跟踪整改落实情况，对责任部门的整改工作进行指导，督促其按时完成整改。责任部门完成整改后，需向监督部门提交整改报告，说明整改措施、整改成效及长效改进机制。监督部门对整改报告及相关佐证资料进行复核，经复核确认整改到位的，在问题台账中销号；对整改不到位、敷衍整改的，责令重新整改，并对责任部门及责任人加重问责。四、案例复盘与警示教育监督部门定期对典型违规问题案例进行整理分析，组织全体从业人员开展警示教育，深刻剖析问题产生的原因，吸取教训，强化合规意识。针对监督过程中发现的共性问题，督促相关部门优化内部管理制度及业务流程，从源头上防范同类问题再次发生。第五部分保障措施一、制度保障机构定期对本制度进行评估，根据政府采购法律法规更新、行业监管要求变化及机构业务发展需要，及时修订完善本制度及相关实施细则，确保制度的时效性和适用性。建立健全岗位责任制度、不相容岗位分离制度、定期轮岗制度、保密制度等配套管理制度，形成完整的内部管理体系。二、人员保障配备足够数量的专职监督人员，保障监督工作正常开展；定期对监督人员进行业务培训，提升其监督能力和专业水平。建立从业人员定期培训制度，加强对政府采购法律法规、业务知识及廉洁自律要求的培训，确保从业人员具备相应的执业能力和合规意识。三、技术保障依托政府采购电子化平台，实现采购项目全流程电子化管理，提升监督工作的信息化水平；利用平台数据统计分析功能，及时发现异常交易或违规操作线索。建立完善的电子档案管理系统，确保采购档案资料