企业员工档案保管协议书

企业员工档案保管协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX有限责任公司（以下简称“甲方”）。

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层。

甲方法定代表人/负责人：张三，性别：男，职务：董事长。

甲方联系方式办公电话）手机）。

甲方系一家依法注册成立并有效存续的有限责任公司，主营业务为XX领域的产品研发、生产与销售。根据国家相关法律法规及行业规范，甲方在日常运营中需建立并完善员工档案管理制度，以保障员工合法权益及企业合规经营。鉴于员工档案涉及个人隐私、劳动关系及企业内部管理等多重要素，甲方为提升档案管理专业性、安全性及规范性，经审慎评估，决定委托具备专业资质的乙方提供员工档案保管服务。

根据《中华人民共和国劳动合同法》《企业档案管理规定》及《人力资源社会保障部关于进一步规范招聘行为维护求职者权益的意见》等相关法律法规，甲乙双方在平等自愿、诚实信用的基础上，经友好协商，就甲方委托乙方保管员工档案事宜达成一致，特订立本协议。

乙方在档案保管过程中需严格遵守国家法律法规及行业保密要求，确保档案完整性、安全性及可追溯性，同时配合甲方完成相关合规审查及劳动人事管理工作的需求。双方合作背景基于甲方对档案管理专业性的实际需求及乙方在档案保管领域的专业能力与良好信誉，双方均确认本协议的签订符合各自经营及管理目标。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX人力资源档案管理服务中心（以下简称“乙方”）。

乙方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX写字楼XX层。

乙方法定代表人/负责人：李四，性别：女，职务：总经理。

乙方联系方式办公电话）手机）。

乙方系一家经XX省档案行政管理部门备案、XX市人力资源和社会保障局核准许可的专业人力资源服务机构，专注于为企事业单位提供员工档案的收集、整理、保管、借阅及数字化管理等服务。乙方可提供符合国家《企业档案管理工作规范》（GB/T28478-2012）及《人力资源档案管理办法》要求的标准化、信息化档案保管方案，并配备专业的档案管理团队及安全存储设施。

甲方选择乙方作为档案保管服务提供商，主要基于以下考量：乙方具备独立的档案保管资质，拥有符合国家标准的恒温恒湿档案库房、电子监控系统及多重防火防盗措施；乙方档案管理系统支持电子化查询与权限管理，可满足甲方对档案实时调阅、异地备份及合规审计的需求；乙方服务团队具备丰富的档案管理经验，能够协助甲方处理劳动争议、社保缴纳、职称评审等涉及档案使用的合规事务。

双方确认，本协议的签订系甲方优化人力资源管理体系、降低档案管理风险、提升合规水平的必要举措，乙方亦将通过专业服务助力甲方实现人力资源管理数字化转型。合作前提为双方均认可本协议约定的权利义务边界及风险分配机制，乙方承诺在协议期限内持续提供符合行业标准的服务，甲方则按约定履行付费义务并配合乙方完成档案交接及日常管理协作。双方均确认对本协议项下的合作内容及法律后果具有充分认知，并自愿受其约束。

第一条协议目的与范围

本协议目的在于明确甲乙双方在员工档案保管服务中的权利与义务，确保甲方员工档案得到专业化、规范化、安全化的保管，并满足国家法律法规及甲方在日常人力资源管理中的使用需求。协议范围包括但不限于：甲方委托乙方保管的全部员工档案的接收、整理、分类、立卷、归档、保管、安全防护、借阅、数字化扫描及提供相关合规支持服务。具体内容涵盖员工入职登记表、劳动合同、身份证明、学历证明、职称证明、培训记录、考核记录、奖惩记录、离职证明等依法应当归档的劳动人事相关文件材料。双方同意，乙方提供的档案保管服务应严格遵循《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及《人力资源社会保障部关于规范人力资源服务机构档案管理工作的意见》，确保档案实体及信息安全，并配合甲方完成档案在劳动仲裁、诉讼、社保稽核等场景下的调取与证明工作。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：（一）员工档案：指甲方员工自入职起至离职（或协议终止）期间形成的，与劳动关系相关的，依法应当由用人单位收集、整理、归档保存的各类文件材料的总称，包括但不限于身份信息、合同文本、培训记录、绩效评估、奖惩记录、社保公积金缴纳证明、离职证明等。（二）档案保管：指乙方依据本协议约定，对甲方移交的员工档案进行接收、分类、立卷、入库、数字化扫描、安全存储、借阅登记、到期处理等全流程管理服务。（三）档案数字化：指将纸质档案通过扫描、像处理等技术手段转化为电子数据，并纳入电子档案管理系统存储、管理的过程。（四）保密义务：指双方对于在合作过程中知悉的对方商业秘密、员工个人信息及档案内容等均负有不得泄露或不当使用的义务。（五）合规支持：指乙方根据甲方需求及法律法规要求，提供档案管理相关的政策咨询、风险提示及劳动人事合规审查辅助服务。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定及国家档案管理规范，提供专业、安全的档案保管服务，并有权对乙方的服务过程及结果进行监督和检查。

（2）甲方有权根据自身管理需求，在符合法律法规及本协议约定的前提下，向乙方申请档案借阅、复印或数字化输出，并要求乙方提供必要的配合。

（3）甲方有权要求乙方定期（如每年一次）提供档案保管情况的报告，包括档案数量、保管环境、安全措施及借阅记录等，以核实服务是否达标。

（4）甲方有权根据实际需求，与乙方协商调整档案保管方案，包括服务范围、保管期限、数字化程度等，但需提前三十日书面通知乙方。

（5）甲方应确保移交乙方的员工档案真实、完整、合法，并对其档案内容的真实性、准确性承担法律责任。如因甲方提供虚假或缺失档案导致乙方承担额外责任或损失，甲方应承担相应赔偿责任。

（6）甲方应指定专人负责与乙方的档案交接及日常联络事务，确保档案移交、借阅等操作符合本协议约定及档案管理规范。

（7）甲方应按照本协议第五条约定，按时足额向乙方支付档案保管服务费用，逾期支付应按日向乙方支付未付金额千分之五的违约金。

（8）甲方在员工离职或档案保管服务终止时，应提前书面通知乙方，并配合完成档案的清点、交接及数字化资料的备份工作。

2.乙方的权力与义务：

（1）乙方有权按照本协议约定及国家档案管理规范，提供专业、安全的档案保管服务，并有权要求甲方提供必要的配合与协助以保障服务顺利开展。

（2）乙方有权要求甲方按照约定提供完整、准确的员工档案材料，并对甲方提供的档案内容真实性承担最终审核责任。如发现档案存在虚假或缺失，乙方有权要求甲方补充或更正，并有权暂停相关服务直至问题解决。

（3）乙方有权对甲方提出的档案借阅、复印、数字化等需求进行审核，并根据本协议约定及档案管理规定决定是否提供服务及具体操作方式。对不符合规定或可能危及档案安全的请求，乙方有权拒绝。

（4）乙方应建立完善的档案管理制度，配备专业的管理人员及符合国家标准的档案库房，采取恒温恒湿、防火防潮、防盗防虫鼠、视频监控等多重安全措施确保档案实体安全。如因乙方保管疏失导致档案损毁、丢失或泄露，乙方应承担全部赔偿责任，但不可抗力导致的除外。

（5）乙方应建立电子档案管理系统，确保档案数字化扫描的清晰度、完整性及索引的准确性，并设置多重权限控制，确保员工个人信息及档案内容不被未授权人员访问。乙方应配合甲方完成档案在合规审查、劳动仲裁等场景下的调取工作，并确保提供的服务符合相关法律法规要求。

（6）乙方应建立严格的档案借阅登记制度，对档案的借阅、归还进行全程记录，并确保借阅档案在规定时间内完好归还。对归还的档案，乙方应立即检查并确认完整性，如有损毁或缺失应立即通知甲方处理。

（7）乙方应按照本协议约定，定期向甲方提供档案保管情况报告，并配合甲方完成档案管理的合规审计及第三方检查。如甲方要求，乙方应提供档案管理相关的专业咨询及培训服务。

（8）乙方在档案保管服务终止时，应向甲方移交完整的纸质档案及数字化备份资料，并协助甲方完成档案的后续处理工作，包括但不限于档案销毁、归档或移交劳动保障部门。乙方对已归档档案的保管责任，根据国家及地方档案管理规定执行，但本协议另有约定的除外。

第四条价格与支付条件

1.甲方应向乙方支付档案保管服务费，费率标准依据甲方委托保管档案的数量（以员工人数计）及服务等级确定。具体费率详见本协议附件一《服务报价表》，该附件为本协议不可分割的一部分。服务费包含档案入库整理、专业存储、安全保障、日常维护、数字化扫描（首次）、系统使用及乙方提供的基础合规支持服务。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式将服务费支付至乙方指定账户。乙方应在收到款项后向甲方开具等额合规发票。指定账户信息如下：开户名称：XX人力资源档案管理服务中心；开户银行：XX银行XX支行；账号：XXXXXXXXXXXXXXXX。

3.支付时间：首期服务费于本协议生效之日三十日内支付；后续服务费按照服务周期（如按年度或半年度）提前十五日支付。甲方逾期支付任何一期服务费，每逾期一日，应按当期应付未付金额的千分之五向乙方支付违约金，直至付清为止。逾期超过三十日，乙方有权暂停提供服务，直至甲方付清款项及违约金，且甲方逾期付款记录将影响双方后续合作。

4.甲方支付的费用仅限于本协议约定的档案保管服务范围，不包含因甲方特殊需求产生的额外费用，如超常规的数字化加工、异地快速调阅、大量复印打印或需要乙方提供超出标准的合规咨询等，此类费用需经甲乙双方书面确认后另行协商。

第五条履行期限

1.本协议有效期为自双方签字盖章之日起三年，自______年______月______日起至______年______月______日止。协议期满前三个月，如双方均有意继续合作，应另行签订书面协议或书面确认续约意向。

2.协议有效期内，乙方应持续履行本协议约定的档案保管义务，确保档案安全完整。甲方应在此期间内按时支付服务费，并配合乙方的日常管理要求。

3.协议终止或提前解除时，乙方应在收到甲方终止通知后三十日内完成档案清点、数字化资料备份，并按约定将纸质档案及电子数据安全移交给甲方或甲方指定的合法接收单位。如甲方要求乙方代为保管已移交档案的数字化副本或纸质档案，双方应另行协商并签订补充协议，明确新的服务范围、期限及费用。

4.协议终止后，乙方对已归档档案的保管责任根据《中华人民共和国档案法》及相关地方性法规执行。如涉及法律诉讼或行政稽核需要查阅原档，乙方仍应依据甲方合法请求提供必要协助，具体方式和费用由双方协商确定。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时足额支付服务费的，除按第四条约定支付违约金外，乙方有权暂停提供档案保管及借阅服务，直至甲方付清全部款项及违约金。逾期超过六十日，乙方有权单方面解除本协议，并要求甲方赔偿因此给乙方造成的损失，包括但不限于档案管理成本、空置期损失及寻找替代服务提供商的费用。

（2）甲方提供虚假、不完整或非法的档案材料，导致乙方承担行政处罚、法律责任或给乙方造成名誉损害的，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于罚款、赔偿金、律师费、诉讼费及公开道歉等。乙方有权立即解除协议，并要求甲方支付相当于半年服务费的两倍作为违约金。

（3）甲方单方面无故提前解除协议的，应向乙方支付相当于剩余协议期数（或剩余服务周期）服务费总额的百分之三十作为违约金。若乙方已为甲方投入了不可收回的初始成本（如特定配置的数字化设备折旧、专用存储空间占用等），甲方应额外赔偿乙方该部分实际损失。

（4）甲方未按约定配合乙方完成档案交接、清点或提供必要信息支持，导致乙方无法按时履行义务或产生额外工作量的，甲方应承担由此产生的直接费用，并按日支付乙方相当于当期服务费千分之五的延误违约金。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未能按本协议约定提供专业、安全的档案保管服务，如因保管不善导致档案发生丢失、损毁、被盗或非因甲方原因造成信息泄露的，乙方应承担全部赔偿责任。赔偿金额应不低于该员工档案所记载信息的经济价值，且甲方有权要求乙方支付相当于协议总金额的百分之五十至百分之一百的违约金。对于因泄露个人信息给员工造成的损害，乙方还应承担相应的法律责任。

（2）乙方未经甲方书面授权或超出约定范围，擅自提供、复印、泄露或使用甲方员工档案信息，构成严重违约。乙方应立即停止违约行为，赔偿甲方全部损失（包括直接经济损失、员工索赔费用、行政处罚费用及商誉损失），并支付相当于协议总金额的百分之五十的违约金。甲方有权立即解除协议，并保留向乙方追究法律责任的权利。

（3）乙方未能按时提供甲方所需的档案借阅、复印或数字化输出服务，且无正当理由（如不可抗力）的，每逾期一日，乙方应按甲方当期应付款项的千分之五向甲方支付违约金。逾期超过三十日，甲方有权暂停支付当期及后续服务费，并要求乙方承担相应责任。

（4）乙方在协议有效期内擅自暂停或终止服务，给甲方造成经营或管理不便的，应赔偿甲方因此遭受的直接损失，并支付相当于协议总金额的百分之三十的违约金。甲方有权单方面解除协议，并要求乙方退还已支付但未提供服务的相应费用。

3.不可抗力导致的违约：任何一方因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）无法履行协议义务时，应在不可抗力发生后七个工作日内书面通知对方，并提供相关证明。双方应根据不可抗力影响程度，协商决定是否延迟履行、部分履行或解除协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应及时采取措施减少损失。

4.争议解决：如因违约发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权按照本协议第十三条约定向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）；战争、军事冲突、恐怖袭击、暴乱、政变、罢工等社会事件；政府行为（如法律、法规的变更、行政命令、禁运等）；流行病疫情；以及其他类似无法预见、无法避免并不能克服的意外事件。

2.通知义务：任何一方因不可抗力导致无法履行或部分无法履行本协议义务时，应在不可抗力事件发生后七个工作日内，书面通知对方，详细说明不可抗力事件的情况、影响以及预计持续的时间。通知应包含不可抗力事件的证明材料（如政府公告、新闻报道、保险理赔通知等）。

3.责任免除：因不可抗力导致的一方或双方无法履行本协议中约定的义务（包括但不限于支付服务费、提供档案、保管档案安全等），该方不承担违约责任。受影响方应采取合理措施尽量减少不可抗力造成的损失。

4.协议变更或解除：如果不可抗力事件持续超过三十日，双方应协商决定是否变更协议条款或解除本协议。若双方无法就变更或解除达成一致，受影响方有权根据不可抗力对协议履行的影响程度，单方面决定解除协议，但应及时通知对方，并退还已收取但未提供相应服务的费用。

5.不可抗力消除：不可抗力事件消除后，受影响方应立即恢复履行本协议的义务。若因不可抗力导致协议部分条款无法履行，双方应协商修改相关条款。

6.不可归责性：本协议的不可抗力条款旨在免除不可预见、不可避免、不可克服的客观情况下的违约责任，任何一方不得利用此条款故意阻碍协议履行或规避因自身原因导致的违约。

第八条争议解决

1.协商与调解：凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商不成，可共同寻求第三方调解，以达成和解协议。

2.诉讼选择：若协商或调解无法解决争议，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼过程中，除争议事项外，双方应继续履行本协议中未受争议影响的条款。

3.仲裁选择（可选条款，如需仲裁，则替代诉讼条款）：凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商不成，应提交至XX仲裁委员会（需明确具体委员会名称），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点为甲方所在地。仲裁语言为中文。仲裁费用由败诉方承担，除非双方另有约定。

4.证据与法律适用：双方在争议解决过程中提交的所有证据材料应真实、完整。本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为本协议之目的，不包括香港、澳门特别行政区及台湾地区的法律）。

5.争议的独立性：本协议任何一条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。若争议涉及本协议部分条款的无效，不影响其他条款根据本协议继续履行。双方同意，就本协议项下的任何争议，应仅通过本协议约定的争议解决方式处理，任何一方不得就同一事项向不同法院或仲裁机构提起诉讼或申请仲裁。

第九条其他条款

1.通知：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件或本协议首页载明的其他联系方式发送。通知在以下时间视为送达：（1）专人递送，在送达时；（2）挂号信，在寄出后第五日；（3）传真或电子邮件，在成功发送时。以电子邮件方式发送的，发送成功后应立即进行确认。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方授权代表书面签署补充协议方可生效。补充协议与本协议具有同等法律效力，是本协议不可分割的一部分。

3.保密义务：除本协议另有约定或法律规定外，双方应对从对方获取的任何商业秘密、技术信息以及涉及员工个人隐私