人力资源员工离职流程指引

人力资源员工离职流程指引在企业人力资源管理体系中，员工离职流程的规范执行不仅关乎离职员工的权益保障，更对企业运营连续性、团队稳定性及雇主品牌建设具有重要意义。本指引从离职发起、内部沟通、手续办理到后续管理，系统梳理全流程要点，助力企业高效、合规完成员工离职管理工作。一、离职申请发起（一）申请主体与形式员工因个人发展、职业规划调整或其他合理原因提出离职时，需以书面形式提交离职申请（试用期员工建议提前3日，正式员工需提前30日，特殊岗位或涉密人员按劳动合同约定执行）。申请需明确离职日期、简要离职原因（如职业发展、家庭因素等），并由本人签字确认后提交至直属上级。（二）特殊情况处理若员工因突发疾病、家庭重大变故等不可抗力需紧急离职，可与直属领导及HR部门协商，提供相关证明材料后，经审批可适当缩短离职预告期，但需确保工作交接基本完成。二、内部沟通与审批（一）直属领导面谈直属领导收到离职申请后，应在1个工作日内与员工开展离职面谈。面谈需围绕离职真实原因（如职业发展诉求、团队氛围、薪酬福利等）展开，尝试通过岗位调整、职业规划辅导等方式挽留核心人才；若挽留无效，需记录面谈内容（含员工诉求、公司回应等），并同步至HR部门。（二）层级审批流程1.部门内部审批：直属领导签署意见后，离职申请需经部门负责人审批（若涉及跨部门协作岗位，需同步抄送相关协作部门确认）。2.HR与公司审批：部门审批通过后，申请提交至人力资源部审核（核查劳动合同期限、竞业协议履行情况等），最终由公司授权负责人（如总经理、分管副总）审批。三、工作交接管理（一）交接清单制定HR部门需向离职员工提供《工作交接清单》模板，清单应涵盖以下内容：业务资料：客户档案、项目文档、未完成工作进度表、业务台账等；资产与权限：办公设备（电脑、打印机等）、门禁卡、系统账号密码（需完成密码重置或权限注销）；内部事务：待办事项交接、团队协作事项说明、客户/供应商对接人信息。（二）交接执行与监督1.离职员工需在离职预告期内完成工作交接，交接过程需由直属领导或指定接手人全程参与，确保工作内容无遗漏、无差错；2.若涉及客户、项目等重要资源交接，建议安排离职员工与接手人共同开展至少1次客户拜访或项目沟通，确保业务平稳过渡；3.交接完成后，接手人、直属领导需在《工作交接清单》签字确认，HR部门留存备案。四、离职手续办理（一）人力资源部手续1.离职证明开具：HR需在员工离职当日或次日开具《离职证明》，明确劳动合同解除日期、在职岗位，必要时可简要说明工作表现（需与员工协商一致），并加盖公章；2.社保与公积金处理：HR需在当地社保、公积金系统中办理停缴手续（停缴时间以离职日期为准），并协助员工办理社保转移、公积金提取/转移的相关指引；3.薪酬结算：根据劳动合同约定，在离职当月或次月发薪日结算员工工资（含未发工资、加班工资、未休年假补偿等），若涉及竞业限制补偿，需按协议约定按时发放。（二）行政与财务手续1.行政交接：离职员工需向行政部门归还办公用品（如工牌、笔记本、办公家具等），办理门禁、考勤系统的权限注销；2.财务清算：若员工存在借款、备用金或未报销费用，需与财务部门完成清算（借款需偿还，未报销费用按公司流程报销）。五、离职面谈与反馈（一）HR面谈实施HR需在员工离职前或离职当日进行离职面谈，面谈内容应聚焦于公司管理优化建议（如企业文化、绩效考核、培训体系等）、员工离职后的职业规划，同时提醒员工履行竞业限制、保密协议等义务。（二）数据沉淀与应用HR需将离职面谈内容整理成《离职分析报告》，按季度统计离职原因（如薪酬、职业发展、管理因素等），为公司组织优化、人才保留策略提供数据支持。六、离职后管理与支持（一）离职证明补开若员工因入职新公司等原因需补开离职证明，HR部门应在核实身份后（如提供身份证复印件、新公司介绍信），3个工作日内完成补开。（二）竞业协议与保密提醒对于签署《竞业限制协议》的员工，HR需在离职时再次提醒竞业限制期限、禁止从业范围及补偿金发放方式，避免法律纠纷。（三）离职员工关系维护企业可通过定期发送行业资讯、邀请参加校友活动等方式，维护与离职员工的良性关系，为未来人才回流、业务合作保留可能性。注意事项1.法律合规性：离职流程需严格遵循《劳动合同法》等法律法规，确保解除劳动合同的合法性（如无过失性辞退需提前通知或支付代通知金）；2.沟通人性化：面谈过程需保持尊重与同理心，避免激化矛盾，尤其对核心人才的离职，需体现企业的包容态度；3.资料完整性：所有离职相关文件（申请、交接清单、离职证明等）需妥善存档，保存期限不低于2年，以备劳动仲裁或审计查验。附：常用模板与工具《员工离职申请表》（含离职原因、离职日期、本人签字等要素）；《工作交接清单》（分业务、资产、权限三类，支持电子化填写与签字）；《离