规范基层财务审批制度

PAGE规范基层财务审批制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范基层财务审批流程，确保财务支出的合理性、合法性和效益性，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各基层单位及部门的财务审批事项。（三）基本原则1.合法性原则：财务审批必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：审批事项应真实发生，相关凭证资料真实、完整。3.合理性原则：支出应符合公司业务实际需要，具有合理的必要性和经济性。4.审批流程规范原则：严格按照规定的审批环节和权限进行审批，不得越级或简化流程。二、财务审批事项分类及审批流程（一）费用报销审批流程1.报销人填写报销单：详细填写报销事由、金额、所附凭证等信息，并签字确认。2.部门负责人审核：对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认是否与本部门业务相关及费用支出的必要性，签字审批。3.财务部门初审：审核报销单填写是否规范、凭证是否合法合规、金额计算是否准确等，对于不符合要求的报销单予以退回并说明原因。财务初审通过后，在报销单上签字。4.分管领导审批：根据审批权限，由分管领导对报销事项进行审批，签字确认。5.总经理审批（根据金额设定）：对于超过一定金额的报销事项，需报总经理审批。总经理审批通过后，报销单方可进入报销流程。6.财务报销：经各级审批通过后，报销人持报销单到财务部门办理报销手续，财务人员根据审批结果支付款项。（二）采购付款审批流程1.采购申请：使用部门根据业务需要填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人签字后提交采购部门。2.采购部门审核：采购部门对采购申请的必要性、合规性进行审核，确认是否符合公司采购政策和预算安排。审核通过后，采购部门负责人签字。3.供应商选择与合同签订：采购部门按照公司采购流程选择供应商，签订采购合同。合同中应明确采购物品或服务的规格、数量、价格、付款方式、交货时间等条款。4.到货验收：采购物品到货后，由使用部门或专门的验收部门进行验收。验收合格后，验收人员在验收单上签字确认。5.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购申请单、采购合同、验收单等相关凭证，提交财务部门。6.财务部门审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核合同执行情况、发票合规性、付款金额准确性等。审核通过后，财务部门负责人签字。7.分管领导审批：根据审批权限，由分管领导对付款申请进行审批，签字确认。8.总经理审批（根据金额设定）：对于超过一定金额的付款申请，需报总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可安排付款。[此处可根据实际情况增加其他财务审批事项分类及流程，如固定资产购置审批流程、项目经费审批流程等]三、审批权限设定（一）费用报销审批权限1.日常办公费用：单次报销金额[X]元以下的，由部门负责人审批；超过[X]元至[X]元的，由分管领导审批；超过[X]元的，由总经理审批。2.业务招待费：单次报销金额[X]元以下的，由部门负责人审核，分管领导审批；超过[X]元至[X]元的，由分管领导审核，总经理审批；超过[X]元的，报董事长审批（如有董事长设置）。3.差旅费：按照公司差旅费管理办法规定的标准执行，在标准范围内的由部门负责人审批；超出标准部分，由分管领导审核，总经理审批。（二）采购付款审批权限1.采购金额：单次采购金额[X]元以下的，由采购部门负责人审核，分管领导审批；超过[X]元至[X]元的，由分管领导审核，总经理审批；超过[X]元的，报董事长审批（如有董事长设置）。2.特殊采购项目：对于重大采购项目或涉及公司战略发展的采购事项，无论金额大小，均需经过公司高层会议审议通过后，按照相应审批流程进行审批。[根据实际情况明确其他审批事项的权限划分]四、审批责任（一）审批人员责任1.部门负责人：对本部门报销事项或采购申请的真实性、合理性负责。确保费用支出与部门业务相关，符合公司规定和预算安排，审核通过后承担相应的管理责任。2.分管领导：对分管业务范围内的审批事项进行全面审查，对审批结果的准确性、合规性负责。在审批过程中应充分考虑业务实际情况和公司整体利益，如有失误应承担相应的领导责任。3.总经理：对重大财务审批事项进行最终决策，对审批事项的合法性、合理性和效益性负总责。总经理应综合考虑公司战略、财务状况、市场环境等因素，审慎做出审批决定，如因决策失误导致公司损失，应承担主要领导责任。（二）财务部门责任1.初审责任：财务部门对报销单和付款申请进行初审，应严格按照财务制度和相关法律法规审核凭证的真实性、合法性、完整性以及金额计算的准确性。如因初审不严导致不符合规定的报销或付款得以通过，财务部门相关人员应承担相应的审核责任。2.监督责任：财务部门应监督财务审批制度的执行情况，对审批流程的合规性进行检查。发现违规审批行为应及时制止并向上级报告，如因监督不力导致违规行为未能及时纠正，财务部门负责人应承担相应的管理责任。五、财务审批相关凭证管理（一）凭证种类1.发票：是财务报销和付款的主要凭证，必须为税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，加盖发票专用章。2.收据：在特定情况下可作为报销凭证，但仅限于财政部门监制的行政事业性收费收据或税务部门监制的收款收据等合规收据。3.其他凭证：如合同、协议、验收报告、出差审批单、采购申请单等，应作为财务审批的辅助凭证，与发票等主要凭证一同作为财务核算和审批的依据。（二）凭证要求1.真实性：凭证所反映的经济业务必须真实发生，不得伪造、变造。2.完整性：凭证应具备必要的要素，如发票的开票日期、购买方信息、销售方信息（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等；其他凭证应包含业务相关的关键信息，如合同的双方当事人、标的、价款、履行期限等。3.合法性：凭证必须符合国家法律法规及公司财务制度规定。例如，发票应在规定的使用范围内开具，不得使用过期、作废发票；收据应按规定用途使用，不得超范围开具。（三）凭证审核要点1.发票审核：检查发票的真伪，可通过税务机关官方网站或其他查询渠道进行验证；核对发票内容与实际业务是否相符，如发票上的货物名称、数量是否与采购合同一致；检查发票的开具日期是否在规定的报销期限内；查看发票的盖章是否清晰、合规，发票专用章的名称应与销售方名称一致。2.收据审核：确认收据是否为财政或税务部门监制的合规收据；审核收据的开具内容是否符合规定用途，如行政事业性收费收据应注明收费项目、标准等；检查收据的填写是否完整、准确，收款单位盖章是否有效。3.其他凭证审核：审核合同、协议等是否与业务事项相关，条款是否明确、合理；验收报告应详细记录验收情况，验收人员签字是否齐全；出差审批单应包含出差人员信息、出差事由、时间、地点等内容，审批流程是否完整。（四）凭证归档与保管1.归档要求：财务人员应将审核通过的财务审批相关凭证按照类别、时间顺序进行整理归档。对于同一项业务的凭证应集中存放，便于查阅和核对。2.保管期限：按照国家档案管理规定，财务凭证的保管期限为[X]年。在保管期限内，应确保凭证的安全、完整，防止丢失、损坏或篡改。3.查阅与调阅：内部人员因工作需要查阅财务凭证时，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后方可查阅。查阅过程中应注意保护凭证的完整性，不得擅自抽取、涂改或复制凭证。外部单位因审计、税务检查等原因需要调阅财务凭证时，必须持有相关单位出具的正式调阅函，并经公司财务负责人及总经理批准。调阅期间，外部人员应在公司财务人员的监督下进行查阅，不得将凭证带离公司。六、财务审批监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：公司内部审计部门应定期对基层单位的财务审批情况进行审计检查，审查财务审批流程是否合规、审批权限是否正确行使、凭证管理是否规范等。审计周期为每年[X]次，审计结束后应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.专项审计：针对重大财务事项或存在疑问的财务审批情况，内部审计部门可开展专项审计。专项审计应深入调查相关事项的真实性、合法性和效益性，及时发现和纠正潜在的财务风险和违规行为。（二）财务部门日常监督1.流程监控：财务部门在日常工作中应密切关注财务审批流程的执行情况。通过财务系统实时监控报销和付款申请的提交、审核进度，及时发现异常情况并进行核实。2.凭证抽查：定期对已完成审批的财务凭证进行抽查，检查凭证的合规性和完整性。如发现凭证存在问题，应及时追溯相关审批环节，查明原因并采取相应措施进行整改。（三）违规处理1.对于违反财务审批制度的行为：如未经授权审批、越权审批、虚假报销等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于直接责任人，可给予警告、罚款、降职、辞退等处理；对于相关部门负责人，如因管理不善导致违规行为发生，将追究其管理责任，给予批评教育、扣减绩效奖金等处罚；对于涉及金额较大、造成公司重大损失的违规行为，将依法追究相关人员的法律责任。2.整改要求：对于审计检查或日常监督中发现的问题，责任部门