规范公安档案管理制度

PAGE规范公安档案管理制度一、总则（一）目的公安档案是公安机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是公安机关工作的重要组成部分。规范公安档案管理制度，旨在加强公安档案的科学管理，确保档案的完整与安全，有效发挥档案在公安工作中的作用，为维护国家安全、社会稳定和服务人民群众提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属单位在各项工作中形成的各类档案的管理。包括但不限于文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公安机关的工作实际，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公安工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、警务工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案管理工作的标准化、规范化。5.便利性原则：档案管理应便于查询、调阅和使用，提高工作效率，满足公安工作的实际需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级公安机关应设立专门的档案管理部门，负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责收集、整理本单位在各项工作中形成的各类档案，按照档案管理的标准和规范进行分类、编号、编目等工作，确保档案的有序存放。2.档案保管与维护：妥善保管档案，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失和霉变。3.档案利用服务：为公安机关内部各部门和其他有权限的单位及个人提供档案查询、调阅等服务，按照规定办理档案借阅手续，做好登记和跟踪管理工作。4.档案信息化建设：参与本单位档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、存储、备份和维护，推动档案管理工作的信息化、数字化进程。5.档案统计与分析：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好相关记录。（三）各部门职责1.形成部门：负责本部门在工作中产生档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全完整，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交档案。2.使用部门：在使用档案过程中，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、转借、损毁档案。使用完毕后，应及时归还档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、简报、信函等。2.业务档案：涵盖各类公安业务工作中形成的档案，如刑事侦查档案、治安管理档案、交通管理档案、出入境管理档案、消防管理档案等。3.声像档案：通过照片、录音、录像等形式记录公安工作活动的档案，如重大案件现场照片、公安工作纪录片、领导视察工作影像等。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类公安档案，包括办公自动化系统产生的电子文件、业务系统生成的数据文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对重要的、具有保存价值的文件和资料，应及时收集并向档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、裁剪或损毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，对收集的档案进行分类。文书档案可分为党群工作、行政管理、业务工作等类别；业务档案应根据具体业务类型进行细分。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于档案的标识和查询。编号应遵循一定的规则，确保系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应根据具体业务工作的特点和要求，在规定的时间内完成归档。例如，刑事侦查档案应在案件办结后一个月内归档；治安管理处罚档案应在处罚决定执行完毕后半个月内归档。（二）归档要求1.归档的档案应整理规范、齐全完整，符合档案管理的标准和要求。2.档案应按照分类方案进行排列，依次编号，并装入档案盒或档案袋，在盒（袋）上注明档案编号、题名、日期等信息。3.归档的电子档案应确保数据的真实性、完整性和可读性，与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和存储位置进行保存。（三）移交程序1.各部门在完成档案整理和归档后，应填写档案移交清单，将档案及清单一并移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，检查档案的数量、质量和完整性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.经核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案的移交手续。五、档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度调节设备等。定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存储方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和调阅。2.声像档案应根据载体类型分别存放，并做好标识和保护措施。3.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，建立电子档案存储目录，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公安机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡在相当长时期内公安机关工作需要查考的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡在较短时期内公安机关工作需要查考的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（五）档案清查与盘点定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。如发现档案丢失、损坏或霉变等情况，应查明原因，追究相关人员责任，并采取补救措施。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和公安档案管理制度的规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案信息的安全，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。3.服务公安工作原则：档案利用工作应紧密围绕公安工作实际需求，为公安机关的决策、办案、管理等工作提供有力支持。（二）利用范围1.公安机关内部各部门因工作需要查阅、调阅本单位档案。2.上级公安机关及其他有权限的单位因工作需要查阅相关档案。3.司法机关、有关部门及社会组织因办理案件、开展工作等需要，按照规定程序查阅公安档案。（三）利用手续1.公安机关内部各部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.上级公安机关及其他有权限的单位查阅档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人审核批准后办理查阅手续。3.司法机关、有关部门及社会组织查阅公安档案，应按照相关法律法规和规定程序，提交查阅申请及相关证明材料，经公安机关档案管理部门审核同意，并报经公安机关负责人批准后办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应按照查阅申请，提供相应的档案供利用者查阅。查阅过程中，利用者应在档案查阅登记薄上进行登记，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。到期应及时归还档案管理部门。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及国家秘密、警务工作秘密和个人隐私等。3.考虑档案的完整性和真实性，对残缺不全、内容失真的档案进行甄别。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将档案清单提交鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。档案销毁清册应经鉴定小组全体成员签字确认。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作中的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公安档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化检索和智能化利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.按照档案管理的标准和规范，将纸质档案和电子档案中的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或不再具有保存价值的档案数据。（三）系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.建立严格的用户权限管理制度，对系统操作人员进行权限分配，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的档案信息。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（四）信息资源共享利用档案信息化管理系统，实现公安档案信息资源的共享。在确保安全保密的前提下，为公安机关内部各部门及其他有权限的单位提供档案信息查询、共享服务，促进公安工作的协同开展。九、监督与检查（一）监督机制建立健全公安档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督和检查。档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等环节的工作是否符合规定。2.档案管理设施设备的配备和使用情况，是否满足档案安全保管的要求。3.档案信息化建设情况