行政值班工作规范制度

PAGE行政值班工作规范制度一、总则（一）目的为加强公司行政值班管理，确保公司行政工作的正常运转，及时处理各类突发事件和紧急情况，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体行政值班人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和行业标准，确保值班工作合法合规。2.坚守岗位，认真履行职责，及时、准确地处理各类事务。3.保持通讯畅通，确保信息传递及时、有效。4.注重协作配合，与各部门密切沟通，共同做好公司整体运营保障工作。二、值班安排（一）值班人员构成行政值班人员由公司各部门轮流选派，包括但不限于行政部、财务部、人力资源部、业务部门等相关人员。（二）值班周期实行[具体周期，如每周一轮值]的值班制度，确保公司每天都有行政值班人员在岗。（三）值班时间值班时间为[具体时间段，如工作日的8:0017:00]，如有特殊情况需调整值班时间，应提前通知相关部门和人员。（四）值班人员职责1.负责接听公司电话，接待来访人员，做好记录并及时传达相关信息。2.对公司办公区域进行巡查，检查门窗、水电、消防等设施设备是否正常，发现问题及时报告并协助处理。3.处理一般性行政事务，如文件收发、盖章登记等，紧急事务及时向相关领导汇报。4.协助处理突发事件和紧急情况，按照应急预案采取相应措施，并及时通知相关部门和人员。5.填写值班记录，详细记录值班期间的工作情况、突发事件处理过程等，值班结束后将值班记录交至行政部存档。三、值班流程（一）值班前准备1.提前了解当天公司的重要工作安排和可能出现的情况，熟悉应急预案。2.检查值班所需的办公用品，如电话、电脑、文件资料等是否齐全、正常。3.准时到达值班岗位，做好值班准备工作。（二）值班期间工作1.接听电话礼貌接听，使用规范用语，如“您好，[公司名称]行政值班”。认真记录来电内容，包括来电时间、来电人姓名、单位、联系电话、事项等。对于一般性问题，能当场解答的及时给予答复；不能当场解答的，告知对方会及时转达相关部门或人员，并在规定时间内回复。2.接待来访热情接待来访人员，询问来访事由。引导来访人员到相应的接待区域，为其提供必要的服务，如茶水等。详细记录来访人员的信息和来访事项，及时通知相关部门或人员，并协助安排会见。3.巡查工作按照规定的巡查路线和时间间隔，对公司办公区域进行巡查。重点检查门窗是否关闭、水电设施是否正常、消防器材是否完好、有无安全隐患等。发现问题及时拍照记录，并填写巡查记录表。对于一般性问题，能自行处理的立即处理；对于重大问题或难以处理的问题，及时报告公司领导和相关部门，并采取临时防范措施。4.行政事务处理及时处理各类文件收发，按照文件类别进行登记、编号、传阅、归档等操作。对于需要盖章的文件，严格按照公司印章管理制度进行审核和盖章登记，确保手续齐全、规范。处理其他一般性行政事务，如办公用品领用登记、会议室预约等，确保工作有序进行。5.突发事件处理接到突发事件报告后，立即启动应急预案。按照预案要求，迅速采取相应措施，如组织人员疏散、保护现场、通知相关部门和人员等。及时向公司领导汇报事件进展情况，根据领导指示协调各方力量进行处理。事件处理完毕后，详细记录事件发生的时间、地点、经过、处理结果等信息，并形成书面报告交至行政部存档。（三）值班交接1.值班结束前，整理好当天的文件资料，将未处理完的事项详细记录在值班交接本上，并向接班人员交接清楚。2.与接班人员共同巡查办公区域，确认各项设施设备正常，无异常情况后进行签字交接。3.将值班记录、巡查记录表等相关资料交至行政部存档。四、信息传递与沟通（一）内部沟通1.值班人员在处理事务过程中，如遇涉及多个部门的问题，应及时与相关部门沟通协调，确保信息共享，共同解决问题。2.对于突发事件和紧急情况，要按照应急预案规定的流程及时通知相关部门和人员，如公司领导、安全管理部门、技术支持部门等，并保持密切沟通，随时汇报事件进展情况。3.定期召开行政值班工作交流会，分享值班经验和遇到的问题，加强值班人员之间的沟通与协作。（二）外部沟通1.值班人员在接待来访人员和接听电话过程中，要保持礼貌、专业的态度，准确传达公司信息，维护公司良好形象。2.对于外部单位的来电、来函等，要及时登记并按照规定流程进行处理，需要回复的要在规定时间内给予准确、恰当的回复。3.涉及公司重要业务或敏感信息的沟通，要严格遵守公司保密制度，确保信息安全。五、应急处理（一）应急预案制定公司应制定完善的行政值班应急预案，明确各类突发事件和紧急情况的应急处理流程、责任分工、资源调配等内容。应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处理流程1.突发事件发生后，值班人员应立即启动应急预案，并按照预案规定的流程进行处理。2.首先要确保人员安全，及时组织疏散、救援等工作；同时保护好现场，以便后续进行调查和处理。3.迅速通知相关部门和人员，如公司领导、安全管理部门、技术支持部门、消防部门、公安部门等，并及时汇报事件进展情况。4.根据事件性质和严重程度，采取相应的应急措施，如抢险救灾、设备抢修、信息发布等，尽量减少损失和影响。5.在应急处理过程中，要做好记录工作，包括事件发生的时间、地点、经过、处理措施、人员伤亡情况等，为后续的总结分析和改进工作提供依据。（三）后续跟进1.事件处理完毕后，值班人员要及时对事件进行总结分析，评估应急处理措施的有效性，提出改进建议。2.协助相关部门做好事故调查、原因分析等工作，配合公司进行责任认定和处理。3.对应急预案进行修订和完善，针对事件处理过程中发现的问题，及时调整应急预案的相关内容，提高应急预案的科学性和实用性。六、值班纪律与考核（一）值班纪律1.值班人员必须严格遵守值班时间，不得迟到、早退、旷工，如有特殊情况需要请假，应提前向行政部申请并安排好替班人员。2.坚守岗位，不得擅自离岗、脱岗，严禁在值班期间从事与值班工作无关的事情，如玩游戏、看电视、睡觉等。3.严格遵守保密制度，不得泄露公司机密信息和敏感数据。4.认真履行职责，对值班期间发生的各类事务要及时、准确地处理，不得推诿、拖延。5.保持通讯畅通，确保能够及时接收和传达信息。值班人员应将手机调至正常状态，不得关机或设置静音，如有特殊情况需要调整通讯方式，应提前向行政部报告。（二）考核办法1.行政部负责对值班人员的工作情况进行考核，考核内容包括值班纪律执行情况、职责履行情况、突发事件处理能力等。2.考核方式采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，定期检查每周进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。3.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核优秀的值班人员，给予适当的奖励，如表彰、奖金等；对于考核不合格的值班人员，进行批评教育，并根据情节轻重