报销附件规范管理制度

PAGE报销附件规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保报销凭证真实、完整、合规，根据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本报销附件规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销附件必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：报销附件应齐全，能够充分证明报销事项的合理性、合法性，满足财务审核及后续审计等要求。3.合规性原则：报销附件必须符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。二、报销附件的种类及要求（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应填写完整，包括发票抬头（公司全称）、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票字迹应清晰，不得有涂改、刮擦等痕迹。2.特殊情况对于增值税专用发票，除满足上述基本要求外，还应确保发票的抵扣联与发票联内容一致，且发票联和抵扣联应妥善保管，不得折叠、污损。若取得的发票为电子发票，应确保电子发票的真实性和完整性，可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验，并将电子发票打印出来作为报销附件。同时，应在报销系统中上传电子发票的原件，以备后续核查。（二）收据1.行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，适用于公司向行政事业单位缴纳的各类费用，如诉讼费、登记费等。此类收据应加盖收款单位的财务专用章或收费专用章。2.内部收据：公司内部使用的收据，如员工借款收据、押金收据等。内部收据应加盖公司财务专用章，并注明收款事由、收款金额、收款日期、收款人等信息。（三）合同协议1.涉及采购、销售、服务等经济业务的报销，应提供相关的合同协议作为报销附件。合同协议应明确双方的权利义务、交易内容、价格、付款方式、服务期限等条款。2.合同协议应加盖双方单位的公章或合同专用章，并确保合同协议的签订日期在报销事项发生之前。若合同协议有补充条款或变更协议，应一并提供。（四）审批文件1.费用报销需经过相关部门或领导审批的，应提供审批文件作为报销附件。审批文件应包括审批意见、审批日期、审批人签字等信息。2.对于重大项目或特殊事项的费用报销，可能需要多个层级的审批，应确保各级审批文件齐全，并按照审批流程的先后顺序排列。（五）其他证明材料1.差旅费报销：应提供出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等作为报销附件。出差审批单应注明出差人员姓名、出差时间、出差地点、出差事由等信息。2.办公用品采购报销：应提供办公用品清单，清单上应注明办公用品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，并加盖供应商公章或销售章。同时，可附上办公用品采购申请单，以证明采购的必要性。3.业务招待费报销：应提供业务招待费审批单、消费清单（如餐饮发票所附的消费明细、酒店住宿发票所附的消费清单等），消费清单应详细列出招待对象、招待时间、招待地点、招待事由等信息。4.培训费用报销：应提供培训通知、培训发票、培训签到表、培训课程资料等作为报销附件。培训签到表应注明培训人员姓名、部门、培训课程名称、培训时间等信息。三、报销附件的粘贴与整理1.报销附件应使用胶水或胶棒粘贴在报销单背面，不得使用订书针、回形针等固定。粘贴时应确保附件平整、牢固，便于审核和查阅。2.对于纸张较大的附件，如合同协议、发票等，应按照A4纸大小进行折叠，折叠后的附件应与报销单大小一致，且便于翻阅。3.报销附件应按照费用报销的类别和时间顺序进行整理，同类费用的附件应集中粘贴在一起，并在报销单上注明附件张数。对于多张发票或收据，应在每张发票或收据的右上角注明序号。4.若报销附件较多，可先将附件按照类别进行分类，分别粘贴在不同的纸张上，然后再将这些纸张粘贴在报销单背面，并在每张分类纸张上注明附件的类别和张数。四、报销附件的审核1.部门初审报销人所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行初审。审核内容包括报销事项是否符合部门业务需求、费用标准是否超标、附件是否齐全等。部门负责人初审通过后，应在报销单上签字确认，并注明初审意见。2.财务审核财务部门收到报销单后，应按照本制度的要求对报销附件进行详细审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，收据的合规性，合同协议的有效性，审批文件的齐全性等。财务审核人员应仔细核对报销附件的各项信息，如发票抬头与公司名称是否一致、发票金额与报销金额是否相符、合同协议条款是否符合公司利益等。对于不符合要求的报销附件，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正。财务审核通过后，应在报销单上签字确认，并注明审核意见。3.领导审批根据公司财务审批权限规定，报销单经部门初审和财务审核后，需提交给相应级别的领导进行审批。领导应认真审核报销事项的真实性、合理性、必要性以及报销金额的准确性，对报销附件进行全面审查。审批通过后，应在报销单上签字确认。五、报销附件的保存与归档1.保存期限报销附件作为公司财务档案的重要组成部分，应按照国家档案管理规定进行保存。一般情况下，报销附件的保存期限为[X]年，以满足财务审计、税务检查等要求。对于涉及重要经济业务或重大事项的报销附件，保存期限应适当延长，具体期限根据实际情况确定。2.保存方式报销附件应按照年度、月份、报销类别等进行分类整理，采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应存放在专门的档案柜中，确保档案的安全、完整，便于查阅。电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，以防止数据丢失。3.归档流程每月末，财务部门应将当月已完成报销流程的报销附件进行整理归档。整理时，应确保报销附件的顺序与报销单的编号一致，并编制档案目录，注明档案名称、保管期限、存放位置等信息。归档后的报销附件应移交至公司档案管理部门进行统一保管。档案管理部门应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全和保密。六、违规处理1.若发现报销人提供虚假报销附件或故意隐瞒重要信息，骗取公司报销款项的，公司将追回已报销的款项，并按照公司相关规定给予报销人相应的纪律处分。情节严重的，将依法追究其法律责任。2.对于因审核不严导致不符合规定的报销附件通过审核的，审核人员应承担相应的责任。公司将视情节轻重，对审核人员进行批评教育、扣减绩效奖金等处理。3.各部门应加强对员工的培训和教育，提高员