规范供货渠道管理制度

PAGE规范供货渠道管理制度一、总则1.目的本制度旨在建立健全公司供货渠道管理体系，确保所采购的物资、服务等符合公司需求，保障公司运营的稳定性和合规性，提高公司经济效益，维护公司良好形象。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及物资采购、服务外包等供货渠道的管理活动，包括但不限于原材料供应商、零部件供应商、服务提供商等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保供货渠道管理活动合法合规。质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，以满足公司生产、运营及客户需求。公平公正原则：在供应商选择、采购交易等环节，秉持公平公正的态度，确保所有供应商享有平等机会。风险可控原则：对供货渠道进行全面风险评估，采取有效措施降低风险，保障公司利益。二、供货渠道选择与评估1.供应商信息收集多种渠道收集：通过网络搜索、行业展会、同行推荐、供应商主动申请等多种途径，广泛收集潜在供应商信息。信息内容要求：收集的信息应包括供应商基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、质量控制体系、价格水平、售后服务等方面。2.供应商初步筛选资质审核：对收集到的供应商信息进行审核，确保其具备合法经营资质，如营业执照、生产许可证、行业认证等。基本条件评估：根据公司采购需求，评估供应商的生产能力、技术水平、设备状况等基本条件是否满足要求。3.供应商实地考察考察计划制定：对于初步筛选合格的供应商，制定实地考察计划，明确考察内容、人员安排、时间安排等。考察内容：包括生产现场管理、质量控制流程、原材料采购渠道、人员素质等方面，全面了解供应商实际情况。考察报告撰写：考察结束后，撰写考察报告，记录考察情况，对供应商进行综合评价，提出是否适合成为公司供应商的建议。4.供应商评估指标体系质量指标：如产品合格率、质量稳定性、质量认证情况等。价格指标：包括报价合理性、价格调整机制等。交货期指标：准时交货率、交货周期等。服务指标：售后服务响应速度、解决问题能力等。信誉指标：商业信誉、合同履行情况等。5.供应商综合评估权重设定：根据公司采购需求特点，为各项评估指标设定合理权重。评分计算：按照设定的指标体系和权重，对供应商进行评分。等级划分：根据评分结果，将供应商划分为不同等级，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。三、供应商选择与准入1.选择决策综合评审：采购部门会同相关部门（如质量部门、技术部门等）对供应商评估结果进行综合评审，确定最终入选的供应商名单。审批流程：入选供应商名单需报公司管理层审批，确保选择过程公正、透明、符合公司利益。2.供应商准入手续办理合同签订：与准入供应商签订详细的采购合同，明确双方权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。资料备案：要求供应商提交相关资料备案，如营业执照副本、税务登记证、产品质量检测报告、生产工艺流程图等。建立供应商档案：为每个准入供应商建立独立档案，记录其基本信息、评估情况、合同执行情况等，以便跟踪管理。四、采购合同管理1.合同起草与审核合同起草：采购部门负责根据采购需求和与供应商沟通情况起草采购合同。审核流程：合同初稿完成后，提交公司法务部门、财务部门等相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性以及对公司利益的保障程度。修改完善：根据审核意见，对合同进行修改完善，确保合同质量。2.合同签订与执行签订授权：合同经审核通过后，按照公司授权制度，由授权代表与供应商签订合同。合同执行跟踪：采购部门负责跟踪合同执行情况，及时掌握供应商交货进度、产品质量等信息，确保合同顺利履行。变更管理：如合同执行过程中需要变更合同条款，应按照规定程序进行审批，并与供应商协商一致后签订补充协议。3.合同结算与付款结算依据：采购部门根据合同约定和供应商交货验收情况，及时办理结算手续。付款审批：财务部门按照公司财务制度对付款申请进行审核，报公司管理层审批后付款。付款记录：建立付款记录档案，详细记录每笔付款的时间金额、付款方式等信息。五、供货渠道日常管理1.沟通协调机制定期沟通会议：采购部门定期组织与供应商的沟通会议，及时解决合作过程中出现的问题，加强双方信息交流。日常联络：建立采购人员与供应商联系人的日常联络机制，确保信息传递及时、准确。2.质量监督与管理检验标准制定：质量部门会同采购部门根据公司需求和行业标准，制定明确的物资检验标准。检验流程执行：按照检验标准对采购物资进行检验，包括到货检验、抽检、定期检验等，确保产品质量符合要求。不合格处理：对于检验不合格的物资，及时通知供应商进行处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。3.交货期管理交货计划制定：采购部门与供应商共同制定交货计划，明确各批次物资的交货时间、数量等。跟踪与催货：采购人员定期跟踪供应商交货进度，对于可能影响交货期的问题及时与供应商沟通协调，必要时进行催货。4.价格管理价格动态监控：采购部门定期收集市场价格信息，对供应商价格进行动态监控，评估价格合理性。价格调整协商：如市场价格发生较大变化或供应商提出价格调整申请，采购部门应与供应商进行协商，根据实际情况确定价格调整方案。六、供应商绩效评估与激励1.绩效评估指标与方法评估指标：延续供应商评估指标体系中的各项指标，定期对供应商绩效进行评估。评估方法：采用定量与定性相结合的方法，如根据交货期、质量合格率、售后服务响应时间等数据进行定量分析，结合采购人员及使用部门的反馈进行定性评价。2.绩效评估周期定期评估：原则上每季度对供应商进行一次全面绩效评估，特殊情况可根据实际需要增加评估频次。3.评估结果反馈与沟通结果反馈：采购部门及时将绩效评估结果反馈给供应商，明确指出其在合作过程中的优点与不足。沟通改进：与供应商就评估结果进行沟通，共同探讨改进措施，帮助供应商提升绩效。4.激励措施优秀供应商奖励：对于绩效评估结果优秀的供应商，给予表彰、奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、提供优先付款等。不合格供应商处理：对于绩效评估结果不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至终止合作等措施，督促其改进。七、风险防控与应急管理1.风险识别与评估风险识别：对供货渠道可能存在的风险进行全面识别，包括市场风险（如原材料价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不合格导致的损失）、供应商违约风险（如交货延迟、不履行合同等）、法律风险（如合同纠纷、知识产权纠纷等）等。风险评估：采用科学方法对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对：通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式应对原材料价格波动风险；建立物资储备制度、拓展供应渠道等应对供应短缺风险。质量风险应对：加强质量检验检测、要求供应商提供质量担保、建立质量追溯体系等措施防控质量风险。供应商违约风险应对：在合同中明确违约责任条款、增加担保条款、加强合同执行监督等，降低供应商违约风险。法律风险应对：加强合同审核管理、咨询专业法律意见、建立法律纠纷处理机制等，防范法律风险。3.应急管理预案预案制定：针对可能出现的重大供货渠道风险事件，制定应急管理预案，明确应急处置流程、责任分工、资源调配等内容。演练与修订：定期对应急预案进行演练，检验其可行性和有效性，并根据实际情况及时修订完善。八、信息管理与保密1.供应商信息管理信息收集与整理：采购部门负责收集、整理供应商信息，确保信息准确、完整。信息存储与维护：建立供应商信息数据库，对供应商信息进行安全存储，并定期进行维护更新。信息查询与使用权限：明确不同人员对供应商信息的查询与使用权限，防止信息泄露。2.采购合同信息管理合同文档管理：对采购合同进行分类归档，妥善保管合同原件及相关附件。合同信息检索与统计：建立合同信息检索系统，方便查询合同执行情况等信息，并定期进行合同执行情况统计分析。3.保密规定保密责任：公司所有涉及供货渠道管理的人员