水厂公章管理制度规范

PAGE水厂公章管理制度规范一、总则（一）目的为加强水厂公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和规范性，维护水厂的正常运营秩序和合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于水厂各部门及全体员工在涉及水厂业务及对外交往中使用公章的行为。（三）定义本制度所称公章，是指水厂正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于水厂公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准进行。由水厂指定专人负责办理公章刻制事宜，填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、材质、规格、用途等信息，并提交至水厂管理层审批。2.经审批通过后，由专人携带相关证明文件到公安机关指定的合法刻章机构进行刻制。刻章机构必须具备合法资质，所刻制的公章必须符合国家规定的样式和质量标准。3.在公章刻制过程中，要严格监督刻章机构的操作流程，确保公章刻制的准确性和安全性。（二）启用1.公章刻制完成后，由专人负责领取并及时将公章带回水厂。领取时要与刻章机构办理交接手续，填写《公章交接登记表》，详细记录公章的名称、数量、领取时间、领取人等信息。2.公章启用前，要在《公章启用登记表》上详细登记启用日期、启用部门、使用范围、启用原因等信息，并报水厂管理层备案。3.启用后的公章要妥善保管，严禁在未办理正式启用手续的情况下擅自使用。三、公章的保管（一）保管责任1.水厂公章由专人负责保管，保管人必须具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全存放。2.保管人要妥善保管公章，不得随意放置，不得将公章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带公章外出。3.保管人如因工作变动等原因不再负责公章保管工作，要及时办理公章交接手续，确保公章安全交接给新的保管人。（二）保管方式1.公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保公章存放环境安全可靠。2.保险柜或保险箱的钥匙和密码要分别由不同的人员保管，严禁一人同时掌握钥匙和密码。3.公章保管人要定期对保险柜或保险箱进行检查，确保公章存放安全，如有异常情况要及时报告并采取相应措施。四、公章的使用（一）使用原则1.公章的使用必须严格遵循合法、合规、必要、谨慎的原则，确保公章使用行为符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.使用公章前，必须经过严格的审批程序，未经审批不得擅自使用公章。3.公章使用人要对公章使用的真实性、合法性负责，如因公章使用不当导致的一切法律后果，由公章使用人承担相应责任。（二）使用范围1.水厂公章主要用于以下方面：对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的文书；向上级主管部门、政府部门报送的重要文件、报表等；其他需要加盖公章以证明水厂身份或代表水厂行使职权的事项。2.合同专用章仅限于签订经济合同、协议等经济类文书时使用；财务专用章仅限于办理财务收支、结算等财务类业务时使用。其他专用章按照各自的使用范围进行严格管理。（三）审批流程1.公章使用人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章部门、用章时间、用章份数等信息，并签字确认。2.将《公章使用申请表》提交至用章部门负责人进行初审，用章部门负责人要对用章事由的真实性、必要性进行审核，并签署意见。3.初审通过后，将《公章使用申请表》提交至水厂管理层进行审批。管理层要根据用章事项的重要性、性质等因素进行综合评估，做出审批决定。4.经审批同意后，公章保管人按照审批意见在用章文件上加盖公章，并做好用章登记工作，填写《公章使用登记表》，详细记录用章日期、用章文件名称、用章部门、用章人、盖章份数等信息。（四）使用要求1.公章使用人要确保用章文件内容真实、准确、完整，符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.用章文件必须在加盖公章前进行编号、登记，确保文件的规范性和可追溯性。3.公章加盖位置要准确、清晰，不得模糊、重叠或加盖在无关内容上。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖公章，必须经过严格的审批程序，并在加盖公章后注明用途、有效期限等信息。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因水厂改制、合并、分立、撤销等原因，导致公章不再使用时，要及时办理公章停用手续。2.由公章保管人填写《公章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息，并提交至水厂管理层审批。3.经审批通过后，在《公章启用登记表》上注明公章停用日期，并将停用的公章妥善保管。（二）销毁1.对于已停用且不再具有使用价值的公章，要按照国家法律法规及相关行业标准的要求进行销毁。2.由公章保管人填写《公章销毁申请表》，详细注明销毁原因、销毁日期、销毁方式等信息，并提交至水厂管理层审批。3.经审批通过后，由专人负责组织公章销毁工作。销毁过程要进行全程监督，并邀请相关部门或人员参与见证，确保销毁工作的真实性和彻底性。4.销毁完成后，要填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁日期、销毁方式、销毁人等信息，并将《公章销毁申请表》、《公章销毁登记表》等相关资料归档保存。六、监督与检查（一）内部监督1.水厂设立公章管理监督小组，由管理层成员、法务人员、审计人员等组成，负责对公章管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组要定期对公章的保管、使用情况进行检查，查看是否存在违规使用、保管不善等问题。如发现问题要及时责令整改，并对相关责任人进行严肃处理。3.定期对公章使用审批流程进行审查，确保审批程序的严格执行，防止滥用公章的行为发生。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、政府部门、审计机关等外部机构的监督检查，如实提供公章管理相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，要认真研究并及时整改落实，不断完善公章管理制度。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章；2.超越公章使用范围使用公章；3.在空白文件上加盖公章；4.将公章转借他人使用；5.因保管不善导致公章丢失、被盗、损坏；6.其他违反公章管理制度的行为。（二）责任追究措施1.对于违反公章管理制度的行为，要视情节轻重给予相应的责任追究。情节较轻的，给予批评教育、警告等处分；情节较重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；情节严重构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因公章使用不当给水厂造成经济损失或其他不良影响的，要责令相