材料下单制度管理规范

PAGE材料下单制度管理规范一、总则（一）目的为了加强公司材料下单管理，规范下单流程，确保材料及时、准确、合理供应，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及材料采购下单的所有部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：下单信息必须准确无误，包括材料规格、型号、数量、交货时间等，避免因信息错误导致采购失误和生产延误。2.及时性原则：根据生产计划和库存情况，及时下达采购订单，确保材料按时供应，不影响生产进度。3.合理性原则：综合考虑成本、质量、供应商信誉等因素，合理选择供应商，确保采购的材料性价比最优。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保下单过程合法合规。二、职责分工（一）需求部门1.根据生产计划、项目进度等，准确提出材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。2.对需求计划的准确性和及时性负责，及时跟踪需求变化，并通知采购部门进行相应调整。3.参与供应商的评估和选择，提供技术支持和质量反馈。（二）采购部门1.根据需求部门提交的材料需求计划，负责寻找、筛选、评估供应商，选择合适的供应商并签订采购合同。2.根据采购合同，及时下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保材料按时、按质、按量供应。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的各种问题，如交货延迟、质量问题等。4.定期对采购成本进行分析和控制，寻求降低采购成本的机会。（三）仓库管理部门1.负责材料的验收、入库、存储和发放管理，确保材料的数量准确、质量合格、存储安全。2.及时更新库存信息，为需求部门和采购部门提供库存数据支持，协助做好材料的库存控制。3.对库存材料进行定期盘点，确保账实相符。（四）质量管理部门1.参与材料采购标准的制定，对采购材料的质量进行检验和监督，确保采购的材料符合质量要求。2.对不合格材料提出处理意见，协助采购部门与供应商协商解决质量问题。（五）财务部门1.负责审核采购订单的金额，确保采购费用的合理性和合规性。2.按照公司财务制度，及时办理采购付款手续，做好采购成本的核算和分析。三、材料需求计划管理（一）需求计划的提出1.需求部门应根据生产计划、项目进度、设备维护等实际需求，提前制定材料需求计划。需求计划应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等详细信息。2.对于常规生产所需的材料，需求部门应按照一定的周期（如月度、季度）定期提交需求计划；对于临时性或紧急性的材料需求，应及时填写特殊需求申请表，并说明需求原因和预计交货时间。（二）需求计划的审核1.采购部门收到需求部门提交的材料需求计划后，应进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、与库存的匹配性等。2.对于审核中发现的问题，采购部门应及时与需求部门沟通核实，要求需求部门进行修正或补充说明。3.审核通过的材料需求计划，由采购部门负责人签字确认后，作为下达采购订单的依据。（三）需求计划的变更1.在材料需求计划执行过程中，如因生产计划调整、设计变更、技术改进等原因导致需求发生变化，需求部门应及时填写需求计划变更申请表，说明变更的原因、内容和影响。2.需求计划变更申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。采购部门根据变更情况，评估对采购订单、供应商及交货时间的影响，并及时与供应商协商调整。3.对于重大需求计划变更，采购部门应组织相关部门进行评审，确保变更后的需求计划合理可行，并符合公司整体利益。四、采购订单管理（一）供应商选择与评估1.采购部门应建立供应商信息库，收录供应商的基本情况、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据材料需求计划和供应商信息库，采购部门通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商。对于重要材料或金额较大的采购项目，应采用招标方式确定供应商。3.采购部门应对新选择的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、人员配备、设备状况等。只有评估合格的供应商才能纳入公司合格供应商名录。4.定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等。对于绩效不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通改进，如连续多次评估不合格，应取消其合格供应商资格。（二）采购订单下达1.采购部门根据审核通过的材料需求计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式等条款。2.采购订单下达前，采购人员应与供应商再次确认订单内容，确保双方对订单条款理解一致。订单下达后，采购部门应及时将订单副本发送给需求部门、仓库管理部门和财务部门。3.对于紧急采购订单，采购部门应在订单下达后及时跟踪订单执行情况，确保供应商优先安排生产和发货。（三）采购订单跟踪与变更1.采购部门应建立采购订单跟踪台账，实时跟踪订单的执行进度，包括供应商的生产进度、发货情况、运输状态等。2.如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题等异常情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并将情况反馈给需求部门。3.在采购订单执行过程中，如因特殊原因需要变更订单条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订订单变更协议。订单变更协议应明确变更的内容、双方的责任和义务等。同时，采购部门应及时将订单变更情况通知需求部门、仓库管理部门和财务部门。五、材料验收与入库管理（一）验收准备1.仓库管理部门在收到采购部门下达的采购订单后，应根据订单要求做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收人员应熟悉材料的验收标准和方法，掌握相关的质量知识和技能。（二）验收流程1.材料到货后，供应商应提前通知采购部门和仓库管理部门。仓库管理部门应组织验收人员按照验收标准对材料进行验收。2.验收内容包括材料的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等。验收人员应认真核对材料的各项信息，确保与采购订单一致。3.对于需要进行质量检验的材料，质量管理部门应按照规定的检验方法和标准进行检验。检验合格的材料出具检验报告，检验不合格的材料应及时通知采购部门和供应商。（三）入库管理1.验收合格的材料，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应注明材料的名称、规格、型号、数量、供应商、入库时间等信息。2.入库单经仓库管理人员、验收人员签字确认后，一联留存仓库作为库存管理依据，一联交采购部门作为付款结算依据，一联交财务部门作为记账凭证。3.对于验收不合格的材料，仓库管理部门应拒绝入库，并及时通知采购部门与供应商协商处理。如供应商同意换货、补货或退货，应按照相应的流程办理。六、付款管理（一）付款申请1.采购部门应在收到供应商提供发票及相关结算资料后，按照采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单。付款申请单应注明采购订单号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请单后，应按照公司财务制度和采购合同条款进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、与采购订单的一致性，付款金额的准确性，付款方式和时间是否符合合同约定等。2.对于审核中发现的问题，财务部门应及时与采购部门沟通核实，要求采购部门进行修正或补充说明。审核通过的付款申请单，由财务部门负责人签字确认。（三）付款执行1.财务部门根据审核通过的付款申请单，按照公司资金安排和付款流程办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。2.付款完成后，财务部门应及时登记付款台账，更新应付账款余额，并将付款凭证交采购部门存档。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对材料下单制度的执行情况进行审计检查，重点检查需求计划的准确性、采购订单的下达与执行、验收与入库管理、付款管理等环节。2.审计检查过程中，审计人员应查阅相关文件、记录，与相关人员进行访谈，核实业务操作的合规性和准确性。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督1.各部门应加强对本部门材料下单相关工作的日常监督，确保各项工作按照制度要求执行。2.采购部门应定期对供应商的表现进行评估和反馈，