规范公文拟稿报送制度

PAGE规范公文拟稿报送制度一、总则（一）目的为了提高公司公文拟稿报送工作的规范化、科学化水平，确保公文质量，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在公文拟稿、审核、签发、报送、存档等环节的管理。（三）基本原则1.准确规范原则：公文拟稿应符合国家法律法规、行业标准以及公司的各项规章制度，语言表达准确、规范、简洁，避免歧义。2.及时高效原则：公文拟稿应注重时效性，确保在规定时间内完成拟稿、审核、签发等环节，及时报送相关部门和人员，提高工作效率。3.安全保密原则：公文拟稿过程中涉及的公司机密信息应严格保密，防止信息泄露。二、公文种类及格式要求（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）格式要求1.页面设置：公文应采用A4纸型，页边距上、下、左、右均为2.5厘米。2.字体字号：标题一般用二号小标宋体字，正文一般用三号仿宋体字，文中如有小标题可用三号黑体字或三号楷体字。3.排版格式：公文应左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。单页码居右空一字，双页码居左空一字。4.公文编号：公文应按照公司规定的编号规则进行编号，编号位于公文首页版心右上角第一行。5.发文机关标志：由公司全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。6.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。7.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。8.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。9.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。10.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。11.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。12.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。13.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。14.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。15.版记：公文的版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文拟稿要求（一）内容要求1.主题明确：公文应围绕公司的中心工作和实际需求，主题明确，重点突出，避免内容空洞、冗长。2.事实准确：公文所涉及的事实、数据、政策等应准确无误，引用法律法规和政策文件应注明出处。3.逻辑严谨：公文的结构应合理，层次分明，逻辑严谨，避免出现前后矛盾、条理不清的情况。4.语言规范：公文应使用规范的汉字和标点符号，语言表达简洁明了，避免使用生僻字、口语化表述和模糊不清的词汇。（二）格式要求1.标题规范：公文标题应准确概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题应简洁明了，避免使用过长、过于复杂的标题。2.正文排版：正文应按照规定的字体、字号、行距进行排版，段落间距适中，避免出现排版混乱的情况。3.附件处理：如有附件，应在正文后注明附件名称，并按照规定的格式进行排版。附件应与正文一起装订，顺序号应与正文一致。（三）拟稿流程1.明确任务：拟稿人应根据公司的工作安排和领导的指示，明确公文的主题、内容、要求和时限。2.收集资料：拟稿人应收集与公文主题相关的法律法规、政策文件、业务资料等，确保公文内容的准确性和可靠性。3.起草初稿：拟稿人应根据收集到的资料，按照公文的格式要求和内容要求，起草初稿。初稿应尽量做到内容完整、逻辑严谨、语言规范。4.审核修改：初稿完成后，拟稿人应进行自我审核，检查内容是否准确、逻辑是否严谨、语言是否规范等。如有问题，应及时进行修改。修改完成后，拟稿人应将初稿提交给部门负责人进行审核。5.部门审核：部门负责人应认真审核初稿，检查内容是否符合公司的工作要求和政策规定，逻辑是否严谨，语言是否规范等。如有问题，应及时与拟稿人沟通，提出修改意见。拟稿人应根据部门负责人的意见进行修改，修改完成后再次提交审核。6.会签会审：对于涉及多个部门的公文，应进行会签会审。拟稿人应将初稿发送给相关部门征求意见，各部门应认真审核，并在规定的时间内反馈意见。拟稿人应根据各部门的意见进行修改，修改完成后提交给综合管理部门进行会审。综合管理部门应组织相关部门对修改后的文稿进行会审，形成一致意见。7.签发定稿：经审核修改后的文稿，应提交给公司领导进行签发。公司领导应认真审核文稿，对文稿的内容、格式等进行最终把关。领导签发后的文稿即为定稿。四、公文审核要求（一）审核原则1.合法性审核：审核公文是否符合国家法律法规、行业标准以及公司的各项规章制度。2.准确性审核：审核公文所涉及的事实、数据、政策等是否准确无误。3.规范性审核：审核公文的格式、语言表达等是否符合规范要求。4.完整性审核：审核公文的内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项。（二）审核内容1.主题内容：审核公文的主题是否明确，内容是否符合公司的工作要求和实际情况，是否具有针对性和可操作性。2.格式规范：审核公文的格式是否符合要求，包括标题、正文、附件、版记等的排版是否规范，字体、字号、行距等是否统一。3.语言表达：审核公文的语言表达是否准确、简洁、明了，是否存在语病、错别字、标点符号使用不当等问题。4.逻辑结构：审核公文的逻辑结构是否严谨，层次是否分明，段落之间的衔接是否自然流畅。5.政策法规：审核公文所引用的政策法规是否准确无误，是否与现行政策法规保持一致。（三）审核流程1.初审：拟稿人完成初稿后，应首先提交给本部门负责人进行初审。部门负责人应按照审核原则和审核内容，对初稿进行认真审核，提出修改意见。2.复审：初审通过后，文稿应提交给综合管理部门进行复审。综合管理部门应组织相关人员对文稿进行复审，重点审核文稿的格式规范、语言表达、逻辑结构等方面的问题，提出复审意见。3.终审：复审通过后，文稿应提交给公司领导进行终审。公司领导应从宏观角度对文稿进行审核，重点审核文稿的主题内容、政策法规等方面的问题，作出终审决定。五、公文签发要求（一）签发原则1.谁主管谁负责原则：公文应由主管领导或负责人签发，确保公文的内容符合其职责范围和工作要求。2.集体决策原则：对于涉及重大事项、重要决策的公文，应经过集体讨论和决策后由主要领导签发。3.严格把关原则：签发人应认真审核公文的内容、格式等，确保公文质量，严格把关，避免出现问题。（二）签发流程1.送签：经审核修改后的文稿，拟稿人应将其提交给公司领导进行签发。送签时，应附上审核意见和修改说明。2.签发：公司领导应认真阅读文稿，对文稿的内容、格式等进行审核。如无问题，应在文稿上签署姓名和日期，完成签发手续。如有问题，应及时与拟稿人或审核人沟通，提出修改意见，待修改完成后再进行签发。六、公文报送要求（一）报送范围公文应按照公司的规定和工作需要，报送相关部门和人员。具体报送范围由公司根据实际情况确定。（二）报送方式1.纸质报送：对于需要纸质存档的公文，应按照规定的格式和份数进行打印，加盖印章后报送相关部门和人员。2.电子报送：对于需要电子存档的公文，应按照规定的格式和要求进行排版，通过电子邮件、办公自动化系统等方式报送相关部门和人员。（三）报送时间公文应在规定的时间内报送，确保工作的时效性。具体报送时间