报销票据黏贴制度规范

PAGE报销票据黏贴制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销票据黏贴行为，确保财务报销工作的准确性、完整性和及时性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在办理各类费用报销时的票据黏贴工作。（三）基本原则1.真实性原则：报销票据必须真实、合法，反映实际发生的经济业务。2.完整性原则：票据内容应完整，包括发票号码、日期、金额、购买方信息、销售方信息、业务内容等，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照本制度规定的黏贴方法和要求进行操作，确保票据整齐、美观、便于审核。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时整理、黏贴报销票据，并按规定提交报销申请，不得拖延。二、报销票据的种类及要求（一）发票1.增值税专用发票发票联和抵扣联应一并黏贴，抵扣联不得污损、折叠，确保二维码清晰可识别。发票上的开票日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等内容应完整、准确，不得涂改。发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。2.增值税普通发票黏贴要求与增值税专用发票相同，但无需黏贴抵扣联。若发票为电子发票，应打印纸质版并黏贴，同时确保电子发票信息与纸质版一致。3.其他普通发票包括通用机打发票、定额发票等，应确保发票内容清晰、完整，印章齐全。定额发票应按面额从小到大顺序黏贴，不得颠倒。（二）收据1.行政事业性收费收据：应加盖财政部门监制章，内容包括收费项目、金额、交款人、收款单位等，黏贴要求与发票相同。2.企业自制收据：仅适用于公司内部往来结算等特定情况，如员工借款还款收据、押金收据等。自制收据应具备收款日期、收款事由、金额、收款人、交款人等信息，并加盖公司财务专用章或相关部门印章。（三）其他票据1.火车票、飞机票、汽车票等交通票据：应黏贴在报销单背面，票据正面朝上，确保日期、起止地点、票价等信息清晰可见。2.住宿发票：应黏贴在报销单正面，发票联应完整、清晰，同时附上酒店提供的住宿清单，清单应加盖酒店印章。3.业务招待费发票：应黏贴在报销单正面，同时附上招待费用明细清单，注明招待时间、地点、人员、事由等信息，并由经办人和证明人签字确认。三、报销票据黏贴的方法和步骤（一）准备工作1.收集整理所有需要报销的票据，确保票据齐全、完整。2.准备好报销单，根据报销内容填写报销单的相关信息，如日期、报销部门、报销人、费用明细、金额等。（二）黏贴顺序1.先将发票、收据等主要票据按类别、金额大小依次排列，正面朝上，从左至右、从上至下整齐黏贴在报销单正面。2.对于较小的票据，如火车票、飞机票等，可以使用胶水或胶棒黏贴在报销单背面，但要注意黏贴牢固，避免脱落。3.黏贴时应尽量避免票据重叠、遮挡，确保每一张票据的内容都能清晰显示。（三）黏贴要求1.胶水或胶棒应涂抹均匀，不得使用过多胶水导致票据污损或粘连在一起。2.票据应与报销单边缘对齐，不得超出报销单范围，也不得留有过大空白。3.对于多张相同类型的票据，可以采用鱼鳞式黏贴方法，即每张票据错开一定距离黏贴，使整体看起来整齐美观。（四）标注说明1.在每张票据的右上角或左上角用铅笔轻轻标注费用明细，如办公用品、差旅费、业务招待费等，以便于审核人员快速识别。2.对于需要特别说明的事项，如发票开具方信息有误、业务内容特殊等，应在票据下方或旁边用文字进行简要说明，并签字确认。四、报销票据的审核与处理（一）初审1.员工所在部门负责人应首先对报销票据的真实性、合理性进行初审，审核报销事项是否符合公司相关规定和业务实际情况，票据内容是否完整、合规。2.初审通过后，部门负责人应在报销单上签字确认，并注明审核意见。（二）财务审核1.财务部门收到报销申请后，应按照本制度规范对报销票据进行详细审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性、规范性，报销金额是否准确，报销手续是否齐全等。2.对于不符合要求的报销票据，财务人员应及时通知报销人补充或更正相关信息，直至票据符合要求为止。3.财务审核通过后，财务人员应在报销单上签字，并注明审核日期。（三）审批1.根据公司财务审批权限规定，报销金额在一定标准以下的，由财务负责人审批；超过一定标准的，需经公司总经理或其他授权领导审批。2.审批人应认真审核报销内容，签署审批意见，对报销事项的真实性、合理性负责。（四）报销支付1.经审核和审批通过的报销申请，财务部门应按照公司财务管理制度及时办理报销支付手续。2.报销款项原则上应通过银行转账方式支付到报销人银行账户，特殊情况需现金支付的，应严格履行相关审批程序。五、违规处理（一）对于违反本制度规范黏贴报销票据的行为，公司将视情节轻重给予相应处理：1.对于初次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其重新按照规定黏贴票据。2.对于多次违规或情节严重的员工，公司将给予书面警告、罚款等处罚，同时该笔报销申请不予受理，直至其改正违规行为。3.对于故意提供虚假报销票据、骗取公司资金的员工，公司将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。（二）部门负责人在报销票据初审过程中，如未认真履行职责，导致违规报销事项通过初审的，公司将视情节轻重给予相应的批评教育、绩效扣分等处理。（三）财务人员在审核报销票据过程中，如未能严格