精密仪器管理制度规范

PAGE精密仪器管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司精密仪器的管理，确保精密仪器的正常运行，提高仪器的使用效率，保证检测、实验等工作的准确性和可靠性，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有精密仪器的采购、验收、安装调试、使用、维护、校准、报废等全过程管理。（三）职责分工1.仪器管理部门负责精密仪器管理制度的制定、修订和监督执行；统筹精密仪器的采购计划编制、选型论证等工作；建立精密仪器档案库，对仪器的全生命周期信息进行管理。2.使用部门负责本部门精密仪器的日常使用、维护保养，并做好使用记录；配合仪器管理部门进行仪器的验收、校准、报废等工作；提出仪器的维修、升级等需求。3.财务部门负责精密仪器采购资金的预算安排和费用审核；参与仪器采购合同的审核，确保资金支付的合规性。4.质量部门负责监督精密仪器的使用过程是否符合质量管理体系要求；对仪器出具的数据和报告进行质量审核。二、精密仪器的采购管理（一）需求申请使用部门根据工作需要，提前填写《精密仪器采购申请表》，详细说明仪器的名称、型号规格、技术参数、采购数量、用途、预计使用年限等信息，并经部门负责人审核签字后提交至仪器管理部门。（二）选型论证仪器管理部门收到采购申请后，组织相关技术人员、使用部门代表等对申请的仪器进行选型论证。综合考虑仪器的性能、质量、价格、售后服务等因素，选择性价比高、符合公司实际需求的仪器设备。必要时，可邀请外部专家进行技术咨询。（三）采购流程1.选型论证通过后，仪器管理部门负责编制精密仪器采购计划，明确采购仪器的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并提交至财务部门审核预算。2.财务部门审核通过后，由采购部门按照公司采购管理制度进行招标、询价或直接采购等方式确定供应商，并签订采购合同。采购合同应明确仪器的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.在采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）验收管理1.仪器到货前，仪器管理部门应通知使用部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。2.仪器到货后，由仪器管理部门组织使用部门、质量部门等相关人员按照采购合同和仪器说明书的要求进行验收。验收内容包括仪器的外观、数量、规格型号、技术参数、性能指标、随机附件及资料等。3.验收合格后，验收人员应在《精密仪器验收报告》上签字确认。验收不合格的仪器，应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，按照合同约定进行退换货或索赔处理。三、精密仪器的安装调试与使用管理（一）安装调试1.仪器到货验收合格后，由仪器管理部门组织供应商或专业技术人员进行安装调试。安装调试过程中，使用部门应安排专人配合，确保仪器安装调试工作顺利进行。2.安装调试完成后，仪器管理部门应组织使用部门、质量部门等相关人员对仪器进行试运行，检查仪器的运行状况是否正常，各项性能指标是否符合要求。试运行合格后，仪器方可正式投入使用。（二）使用培训1.仪器正式投入使用前，仪器管理部门应组织供应商或专业技术人员对使用部门的操作人员进行操作培训。培训内容包括仪器的工作原理、操作方法、日常维护保养知识、安全注意事项等。2.操作人员经培训考核合格后，方可独立操作仪器。培训考核情况应记录在《精密仪器操作人员培训记录》中。（三）使用登记1.使用部门应建立《精密仪器使用记录台账》，对每台精密仪器的使用情况进行详细记录。记录内容包括使用日期、使用时间、操作人员、使用目的、仪器运行状况等。2.严禁未经授权人员擅自使用精密仪器。特殊情况需借用仪器时，应经仪器管理部门负责人批准，并办理相关借用手续。借用期间，借用人员应按照操作规程正确使用仪器，并做好使用记录。（四）使用环境要求1.精密仪器应安装在符合其使用要求的环境中，保持环境温度、湿度、洁净度等条件符合仪器说明书的规定。2.使用部门应负责仪器使用环境的日常维护和管理，确保仪器周围环境整洁、通风良好、无腐蚀性气体等。四、精密仪器的维护保养管理（一）日常维护保养1.操作人员在每次使用精密仪器前，应按照操作规程对仪器进行检查和预热，确保仪器正常运行。使用完毕后，应及时清理仪器表面，关闭电源，做好仪器的日常清洁和保养工作。2.使用部门应定期对精密仪器进行维护保养，检查仪器的机械部件、电气系统、光学系统等是否正常，及时更换磨损的零部件，对仪器进行润滑、紧固等保养工作。维护保养情况应记录在《精密仪器维护保养记录》中。（二）定期维护保养1.仪器管理部门应制定精密仪器定期维护保养计划，明确不同类型仪器的定期维护保养周期、内容和责任人。定期维护保养计划应根据仪器的使用频率、性能状况等因素合理制定。2.按照定期维护保养计划，仪器管理部门组织专业技术人员或邀请供应商对精密仪器进行全面的维护保养。维护保养工作完成后，应出具《精密仪器定期维护保养报告》，记录维护保养的内容、结果等信息。（三）故障维修1.当精密仪器出现故障时，操作人员应及时停止使用仪器，并向使用部门负责人报告。使用部门负责人应组织相关人员对故障进行初步检查和判断，分析故障原因。2.对于一般性故障，使用部门技术人员可在仪器管理部门的指导下进行维修。对于复杂故障或无法自行维修的故障，使用部门应及时填写《精密仪器维修申请表》，提交至仪器管理部门。仪器管理部门组织专业技术人员或联系供应商进行维修。3.在仪器维修过程中，应做好维修记录，包括故障现象、维修过程、更换的零部件等信息。维修完成后，应对维修后的仪器进行调试和检验，确保仪器恢复正常运行。维修记录应整理归档，作为仪器维护档案的一部分。五、精密仪器的校准管理（一）校准计划1.仪器管理部门应根据精密仪器的使用频率、性能稳定性、法律法规要求等因素，制定校准计划。校准计划应明确校准周期、校准项目、校准方法、校准机构等内容。2.校准周期应根据仪器的特性和使用情况合理确定，一般不超过国家规定的最长校准周期。对于使用频繁、对检测结果准确性影响较大的仪器，校准周期应适当缩短。（二）校准实施1.按照校准计划，仪器管理部门负责联系具有资质的校准机构对精密仪器进行校准。校准机构应具备相应的计量认证资质，校准方法和标准应符合国家相关规定。2.在送校前，仪器管理部门应组织对仪器进行清理、检查和调试，确保仪器处于正常状态。送校时，应向校准机构提供仪器的详细信息，包括型号规格、编号、使用记录等。3.校准机构完成校准工作后，应出具校准证书。校准证书应包含仪器的校准结果、校准依据、校准日期、有效期等信息。仪器管理部门收到校准证书后，应对校准结果进行审核，确认校准合格后方可将仪器投入使用。（三）校准标识管理1.对于校准合格的精密仪器，仪器管理部门应在校准证书规定的有效期内，在仪器显著位置粘贴校准标识，并注明校准日期和有效期。2.校准标识应清晰、牢固，易于识别。当校准标识损坏或遗失时，仪器管理部门应及时重新粘贴校准标识。3.对于校准不合格的仪器，应停止使用，并按照相关规定进行维修、降级使用或报废处理。六、精密仪器的档案管理（一）档案内容精密仪器档案应包括以下内容：1.仪器采购申请、选型论证报告、采购合同等采购相关文件。2.仪器验收报告。3.仪器安装调试记录及设备说明书。4.仪器操作人员培训记录。5.仪器使用记录台账。6.仪器维护保养记录（包括日常维护保养记录、定期维护保养报告等）。7.仪器维修记录（包括维修申请表、维修过程记录、维修后调试检验记录等）。8.仪器校准计划、校准证书及校准标识粘贴记录。9.仪器的历次故障记录及处理情况。10.仪器的报废申请、审批文件及报废处理记录等。（二）档案建立与保管1.仪器管理部门负责建立精密仪器档案，并指定专人负责档案的收集、整理、归档和保管工作。档案应按照仪器的类别和编号进行分类存放，便于查阅和管理。2.精密仪器档案应妥善保管，保存期限应符合国家相关规定和公司档案管理制度要求。一般情况下，仪器的档案应保存至仪器报废后一定期限。3.档案管理人员应定期对精密仪器档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案内容缺失或损坏，应及时进行补充和修复。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅精密仪器档案时，应填写《精密仪器档案查阅申请表》，经仪器管理部门负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.因特殊原因需要借阅精密仪器档案时，借阅人员应填写《精密仪器档案借阅申请表》，注明借阅期限和借阅用途，经仪器管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。档案管理人员应对借阅情况进行登记和跟踪，确保档案按时归还。七、精密仪器的报废管理（一）报废条件符合下列条件之一的精密仪器，可申请报废：1.已超过规定使用年限，且主要性能指标严重下降，无法满足工作需要的。2.因技术进步或其他原因，已被淘汰且无使用价值的。3.因意外事故或自然灾害等原因，造成仪器严重损坏，无法修复的。4.维修成本过高，超过仪器重置价值的。（二）报废申请使用部门发现精密仪器符合报废条件时，应填写《精密仪器报废申请表》，详细说明仪器的名称、型号规格、购置日期、报废原因等信息，并附上仪器的现状说明和相关证明材料，经部门负责人审核签字后提交至仪器管理部门。（三）报废鉴定仪器管理部门收到报废申请后，组织相关技术人员、财务人员等对申请报废的仪器进行鉴定。鉴定人员应根据仪器的实际情况，对仪器的报废原因、剩余价值等进行评估，并出具鉴定意见。（四）报废审批经鉴定同意报废的精密仪器申请，由仪器管理部门提交至公司主管领导审批。主管领导审批通过后，仪器管理部门负责办理仪器的报废手续。（五）报废处理1.对于批准报废的精密仪器，