规范日常用品管理制度

PAGE规范日常用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司日常用品管理，规范日常用品的采购、使用、保管等行为，确保日常用品的合理配置与有效利用，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司范围内涉及日常用品使用的相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保日常用品管理活动合法合规。2.合理性原则：根据公司实际需求，合理配置日常用品，避免浪费与过度配置。3.节约性原则：倡导节约使用日常用品，降低公司运营成本。4.责任明确原则：明确各部门及人员在日常用品管理中的职责，确保管理工作有序开展。二、日常用品分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：包括各类笔（如中性笔、圆珠笔、钢笔等）、铅笔、记号笔等。标准：根据工作实际需求，每人每月配备适量书写工具，以满足日常文件书写、记录等工作要求。2.纸张类：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。标准：根据部门业务量及工作性质，合理核定各部门每月纸张类用品的用量。例如，行政部门每月打印纸用量根据文件收发及办公需求进行预估，业务部门根据项目文档打印需求进行配置。3.文件夹、档案袋类：用于文件整理与存放。标准：按照文件类别及数量，合理配备文件夹、档案袋。如财务部门根据每月财务资料数量，配备相应规格的文件夹用于分类存放凭证、报表等文件。（二）办公设备类1.电脑及周边设备：包括台式电脑、笔记本电脑、显示器、键盘、鼠标、打印机、复印机、扫描仪等。标准：根据岗位工作需求配置电脑设备。例如，设计岗位配备高性能电脑以满足图形处理需求；普通办公岗位配备满足日常办公软件运行的电脑。打印机、复印机等设备根据部门业务量及打印、复印需求进行配置，如行政部门因文件收发频繁，可配备一台多功能一体机满足打印、复印、扫描需求。2.办公桌椅：根据员工岗位性质及办公空间合理配置。标准：办公椅应符合人体工程学设计，保证员工舒适办公；办公桌根据办公空间及工作需求选择合适尺寸及款式。例如，开放式办公区域可配备简约的组合办公桌，独立办公室可根据领导级别及办公需求配备相应规格的办公桌椅。（三）清洁用品类1.地面清洁用品：如拖把、扫帚、吸尘器、清洁剂等。标准：根据办公区域面积及清洁频率，合理配备清洁用品。例如，大面积办公区域配备大功率吸尘器，小面积办公区域可配备小型拖把、扫帚等。清洁剂根据清洁需求选择合适类型及用量。2.桌面清洁用品：如抹布、桌面清洁剂等。标准：每个办公桌面配备适量抹布，定期进行清洁。桌面清洁剂根据污渍情况合理使用，确保桌面整洁。（四）耗材类1.打印机墨盒、硒鼓：根据打印机使用频率及打印量合理配备。标准：统计各打印机每月平均打印量，结合墨盒、硒鼓的使用寿命，提前预估用量并进行采购。例如，每月打印量较大的打印机，应适当增加墨盒、硒鼓的储备量。2.复印机碳粉：依据复印机使用情况进行配置。标准：根据复印机每月复印页数及碳粉容量，确定碳粉的采购数量。如每月复印量稳定的复印机，可定期采购适量碳粉以保证正常使用。三、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门日常用品的使用情况及需求预测，每月[具体日期]前填写《日常用品采购申请表》，详细列出所需日常用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门负责汇总各部门的采购申请，结合库存情况进行审核与分析，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。（二）采购流程1.供应商选择行政部门根据采购物品的性质及需求，通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息。对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择至少[X]家合格供应商建立供应商名录。2.采购实施根据月度采购计划，行政部门向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等条款。供应商应按照采购订单要求及时组织生产与发货，并在规定时间内将货物送达公司指定地点。3.验收采购物品到货后，行政部门组织相关人员（如使用部门代表、质量检验人员等）进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等方面。验收合格的物品办理入库手续，验收不合格的物品及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货等。（三）采购预算控制1.公司设立日常用品采购预算，采购预算应根据公司年度经营计划及实际需求进行编制。2.行政部门在采购过程中应严格控制采购预算，确保采购费用不超出预算范围。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。四、使用管理（一）领用制度1.员工因工作需要领用日常用品时，应填写《日常用品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量及领用原因。2.部门负责人对员工的领用申请进行审核，审核通过后签字批准。3.员工凭批准后的《日常用品领用申请表》到行政部门仓库领取所需物品。行政部门仓库管理人员应根据申请表发放物品，并做好发放记录。（二）使用规范1.员工应按照日常用品的使用说明正确使用，不得随意损坏或丢弃。2.办公设备类物品应定期进行维护与保养，确保正常运行。例如，电脑应定期杀毒、清理系统垃圾；打印机、复印机应定期更换墨盒、硒鼓，进行卡纸等故障排查与清理。3.清洁用品应按照规定的使用方法与用量使用，避免浪费与环境污染。（三）节约使用1.倡导员工节约使用日常用品，如双面打印、复印纸张，减少一次性用品的使用等。2.各部门应定期对本部门日常用品的使用情况进行检查与统计，发现浪费现象及时进行纠正与教育。五、保管管理（一）仓库管理1.行政部门设立日常用品仓库，负责日常用品的存储与保管。2.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保物品存放安全。3.仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立详细的库存台账。库存台账应记录物品的出入库时间、数量、规格、存放位置等信息。（二）库存盘点1.定期盘点：行政部门应每月对日常用品仓库进行一次盘点，确保账实相符。盘点工作由仓库管理人员及财务人员共同参与。2.不定期抽查：公司财务部门或审计部门可根据工作需要对日常用品库存进行不定期抽查，检查库存管理情况。3.盘点结束后，应编制《库存盘点报告》，对盘点结果进行分析总结。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。（三）库存安全1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保库存物品安全。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁无关人员进入仓库。3.对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应按照相关法律法规及行业标准进行单独存放与管理，确保安全。六、废旧物品处理（一）废旧物品界定1.日常用品在使用过程中因损坏、报废等原因无法继续使用的，即为废旧物品。2.废旧物品包括办公文具类、办公设备类、清洁用品类、耗材类等各类物品。（二）处理流程1.各部门发现废旧物品后，应及时填写《废旧物品处理申请表》，注明废旧物品的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.行政部门对各部门提交的废旧物品处理申请进行审核，审核通过后组织相关人员对废旧物品进行清理与分类。3.对于可回收利用的废旧物品，行政部门联系专业回收公司进行回收处理，并做好回收记录。回收记录应包括回收公司名称、回收物品名称、数量、回收价格等信息。4.对于不可回收利用的废旧物品，行政部门按照环保要求进行妥善处理，如交由有资质的垃圾处理公司进行处理等。七、监督与检查（一）监督部门公司设立日常用品管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人及员工代表组成。监督小组负责对日常用品管理工作进行全面监督与检查。（二）检查内容1.采购管理：检查采购计划的制定与执行情况、供应商选择与管理情况、采购预算控制情况等。2.使用管理：检查员工领用制度的执行情况、日常用品的使用规范与节约使用情况等。3.保管管理：检查仓库管理情况、库存盘点情况、库存安全情况等。4.废旧物品处理：检查废旧物品处理流程执行情况、回收记录及处理结果等。（三）检查频率监督小组定期对日常用品管理工作进行检查，每月至少进行一次全面检查，并根据工作需要进行不定期抽查。（四）问题处理1.监督小组在检查过程中发现问题后，应及时向责任部门或人员发出整改通知，要求其限期整改。2.责任部门或人员应按照整改通知要求制定整改措施，并认真组织实施。整