2026水运工程机电专项合同管理信息和资料管理实施细则

2026水运工程机电专项合同管理信息和资料管理实施细则一、总则（一）目的为加强水运工程机电专项合同管理过程中的信息和资料管理，确保合同执行过程中信息的及时、准确传递以及资料的完整、规范保存，提高合同管理效率和质量，依据国家相关法律法规、行业标准以及本项目的实际情况，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于水运工程机电专项合同从招标、签订、履行到终止的全过程信息和资料管理工作。参与水运工程机电专项合同实施的各方，包括业主、承包商、监理单位等，均应遵守本细则。（三）管理原则1.真实性原则：信息和资料应如实反映合同执行过程中的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖合同管理的各个环节和方面，确保信息和资料的全面性。3.及时性原则：及时收集、整理、传递和保存信息和资料，避免延误。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的资料，应采取严格的保密措施。二、信息管理（一）信息分类1.合同基本信息包括合同名称、合同编号、合同双方当事人信息、合同签订时间、合同金额、合同主要条款等。2.进度信息承包商的施工进度计划、实际进度情况、进度偏差分析及采取的纠偏措施等。3.质量信息原材料检验报告、设备验收记录、分项分部工程质量检验评定资料、质量问题处理记录等。4.安全信息安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理情况等。5.费用信息工程预付款支付情况、进度款支付申请及审核资料、变更费用计算及支付情况、索赔费用处理等。6.变更信息工程变更申请、变更审批文件、变更设计图纸、变更费用计算书等。7.索赔信息索赔意向通知、索赔报告、索赔证据资料、索赔处理结果等。（二）信息收集1.业主方指定专人负责收集与合同相关的政府文件、行业规范、设计变更指令等外部信息，以及监理单位和承包商报送的各类信息。2.承包商安排专人负责收集施工过程中的进度、质量、安全、费用等内部信息，按照合同约定的时间和格式向监理单位和业主方报送。3.监理单位在日常监理工作中收集承包商的施工情况信息，对承包商报送的信息进行审核和补充，及时向业主方反馈。（三）信息传递1.传递方式采用书面文件、电子邮件、传真等方式进行信息传递。重要信息应采用书面文件形式，并由接收方签收确认。2.传递流程承包商向监理单位报送信息，监理单位审核后向业主方报送。业主方的指令和要求通过监理单位传达给承包商。涉及变更、索赔等重大事项的信息传递，应严格按照合同约定的程序进行。3.传递时间要求对于紧急信息，应在事件发生后24小时内传递；对于常规信息，应按照合同约定的时间节点进行传递。（四）信息处理1.业主方对收到的信息进行分类整理，组织相关人员进行分析研究，及时作出决策，并将处理结果反馈给相关方。2.监理单位对承包商报送的信息进行审核，提出处理意见，协助业主方进行决策，并监督承包商执行处理结果。3.承包商根据业主方和监理单位的反馈意见，及时调整施工计划和措施，确保合同顺利执行。（五）信息存储1.建立信息数据库业主方应建立水运工程机电专项合同信息数据库，对各类信息进行电子化存储和管理，方便查询和统计分析。2.存储介质采用光盘、硬盘等存储介质进行信息存储，定期进行数据备份，防止数据丢失。3.存储期限合同信息的存储期限应符合国家相关法律法规和档案管理的要求，一般不少于合同终止后10年。三、资料管理（一）资料分类1.合同文件资料招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议书、专用条款、通用条款、技术规范等。2.施工管理资料施工组织设计、施工方案、施工日志、工程例会纪要、施工图纸会审记录等。3.质量检验资料原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告、试验记录，分项分部工程质量检验评定表等。4.安全管理资料安全施工方案、安全技术交底记录、安全检查记录、安全培训教育记录等。5.进度管理资料施工进度计划、进度报表、进度调整文件等。6.费用管理资料工程预算书、工程款支付证书、变更费用计算书、索赔费用报告等。7.变更与索赔资料变更申请报告、变更审批文件、索赔意向通知、索赔报告及相关证据资料等。8.竣工验收资料工程竣工报告、竣工验收证书、竣工图、工程质量保修书等。（二）资料收集与整理1.承包商负责收集和整理施工过程中产生的各类资料，按照资料分类要求进行整理，确保资料的完整性和规范性。在工程竣工后，及时向监理单位和业主方提交完整的竣工资料。2.监理单位对承包商报送的资料进行审核，督促承包商及时补充和完善资料。同时，收集和整理监理过程中产生的资料，如监理规划、监理细则、监理日志、监理月报等。3.业主方收集和整理与合同签订、执行过程相关的各类文件资料，如合同审批文件、会议纪要、来往函件等。（三）资料归档1.归档要求资料应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，做到整齐、规范。归档的资料应真实、完整、有效，具有可追溯性。2.归档时间承包商应在工程竣工验收后30天内将竣工资料归档完毕。监理单位和业主方应在合同终止后60天内将各自管理的资料归档完毕。3.归档地点业主方应指定专门的档案管理部门或档案管理人员负责资料的归档和保管工作。归档地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保资料的安全。（四）资料借阅与查阅1.借阅与查阅程序内部人员借阅或查阅资料，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅或查阅手续。外部单位或人员查阅资料，应持有单位介绍信，并经业主方相关负责人批准。2.借阅期限资料借阅期限一般不超过15天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.保密要求借阅和查阅资料的人员应遵守保密规定，不得泄露资料中的敏感信息。归还资料时，应确保资料的完整和安全。四、合同执行过程中的特殊情况处理（一）变更管理1.变更提出业主方、监理单位或承包商均可根据工程实际情况提出变更申请。变更申请应说明变更的原因、内容、对工程进度和费用的影响等。2.变更审批变更申请应按照合同约定的程序进行审批。一般情况下，小型变更由监理单位审批，中大型变更由业主方组织相关部门和专家进行审批。3.变更实施与资料管理变更批准后，承包商应按照变更文件的要求组织施工，并及时收集和整理变更过程中的资料，如变更设计图纸、变更施工记录、变更费用计算书等。（二）索赔管理1.索赔提出承包商认为自己的合法权益受到损害时，应在规定的时间内提出索赔意向通知，并在索赔意向通知发出后的28天内提交正式的索赔报告。2.索赔处理监理单位收到索赔报告后，应在规定的时间内进行审核，并提出处理意见。业主方根据监理单位的审核意见和合同约定进行处理。3.索赔资料管理承包商应收集和整理与索赔相关的证据资料，如施工日志、会议纪要、来往函件、照片、录像等。监理单位和业主方应妥善保存索赔处理过程中的各类文件资料。（三）不可抗力事件处理1.事件报告不可抗力事件发生后，承包商应立即向监理单位和业主方报告事件的发生情况，并在48小时内提交书面报告。2.损失评估与资料收集各方应共同对不可抗力事件造成的损失进行评估，承包商应收集和整理与损失相关的资料，如现场照片、损坏设备清单、人员伤亡情况等。3.合同处理根据合同约定和不可抗力事件的影响程度，对合同的履行进行调整或终止。相关的处理文件和资料应及时归档保存。五、监督与考核（一）监督机制1.业主方定期对承包商和监理单位的信息和资料管理工作进行检查，检查内容包括信息收集的及时性、准确性，资料整理的规范性、完整性等。2.监理单位在日常监理工作中，对承包商的信息和资料管理工作进行监督，发现问题及时要求承包商整改。（二）考核办法1.考核指标建立信息和资料管理考核指标体系，包括信