文书档案副本制度规范

PAGE文书档案副本制度规范一、总则（一）目的为了加强公司文书档案管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，规范文书档案副本的制作、使用、保管等工作，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在日常工作中形成的各类文书档案副本的管理。（三）基本原则1.合法性原则：文书档案副本的管理必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求。2.真实性原则：副本内容应与正本保持一致，如实反映文件的原始信息。3.完整性原则：确保文书档案副本涵盖公司各类重要文件，不得遗漏关键信息。4.保密性原则：严格控制文书档案副本的知悉范围，防止敏感信息泄露。二、文书档案副本的制作（一）制作主体文书档案副本由公司档案管理部门负责统一制作。档案管理部门应指定专人负责副本制作工作，确保制作过程的规范与准确。（二）制作依据1.正本文件：以公司正式发布的各类文书档案正本为蓝本进行副本制作。2.制作要求：副本应清晰、完整地反映正本的内容，包括文件的文字、图表、印章等信息。（三）制作流程1.申请：各部门如需使用文书档案副本，应提前向档案管理部门提交《文书档案副本制作申请表》，注明所需副本的文件名称、文号、制作用途等信息。2.审核：档案管理部门收到申请后，对申请内容进行审核。审核重点包括申请用途的合理性、文件的保密性要求等。如申请不符合规定，应及时通知申请部门并说明原因。3.制作：经审核通过后，档案管理部门安排专人按照规定的格式和要求进行副本制作。制作过程中应严格核对正本信息，确保副本内容准确无误。4.校对：副本制作完成后，由专人进行校对。校对人员应仔细核对副本与正本的一致性，包括文字表述、格式排版、印章加盖等方面。如发现问题，应及时返回制作人员进行修改。5.编号与登记：校对无误的文书档案副本应进行编号，并在《文书档案副本登记簿》上进行详细登记。登记内容包括副本编号、文件名称、文号、制作日期、申请部门、使用用途等信息。三、文书档案副本的使用（一）使用范围1.公司内部工作需要：各部门在开展日常业务工作、进行项目研究、制定决策等过程中，可根据实际需要使用文书档案副本。2.特定外部需求：在与合作伙伴进行业务洽谈、提供资料证明等情况下，经公司相关领导批准，可向外部单位提供文书档案副本。（二）使用申请1.内部使用：公司各部门内部使用文书档案副本，由部门负责人填写《文书档案副本使用申请表》，注明使用目的、使用期限等信息，提交档案管理部门审批。2.外部提供：如需向外部单位提供文书档案副本，申请部门应填写《文书档案副本外部提供申请表》，详细说明提供对象、提供内容、提供用途、保密要求等信息，并附上外部单位的相关需求说明。申请表经部门负责人签字后，报公司分管领导审批。（三）审批流程1.内部使用审批：档案管理部门收到内部使用申请后，应在[X]个工作日内完成审批。如申请用途合理，予以批准；如存在疑问或不符合规定，应与申请部门沟通核实，必要时可提请公司相关领导进行协调。2.外部提供审批：对于外部提供申请，档案管理部门应在[X]个工作日内进行初审，重点审查提供内容的保密性风险、外部单位的资质与信誉等。初审通过后，报公司分管领导审批。分管领导应在[X]个工作日内做出审批决定。如涉及重要文件或敏感信息的外部提供申请，应提交公司总经理办公会审议。（四）使用要求1.借阅与归还：经批准使用文书档案副本的部门或个人，应到档案管理部门办理借阅手续。借阅时应登记借阅日期、借阅人姓名、副本编号、文件名称等信息。使用完毕后，应按时归还档案管理部门，并办理归还手续。如遇特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门申请并说明原因。2.使用限制：文书档案副本仅供申请用途使用，不得擅自转借、复印、传播给无关人员。严禁利用副本进行任何违法违规活动。3.保密措施：使用人员在使用文书档案副本过程中，应严格遵守公司保密制度，妥善保管副本，防止信息泄露。如发现副本丢失或损坏，应立即向档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。四、文书档案副本的保管（一）保管责任文书档案副本的保管工作由公司档案管理部门负责。档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，确保副本的安全存放。（二）保管环境1.库房条件：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.防火防盗：库房内应配备防火、防盗、防虫、防潮、防霉等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机等。定期对库房设施设备进行检查维护，确保其正常运行。3.存储方式：文书档案副本应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。副本应采用纸质或电子介质存储，对于重要的电子副本，应进行备份存储，并定期进行数据维护。（三）保管期限文书档案副本的保管期限应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定。一般情况下，重要文件的副本保管期限为[X]年，一般性文件的副本保管期限为[X]年。保管期限届满后，经档案管理部门鉴定，确无保存价值的副本，可按照规定程序进行销毁。（四）定期检查档案管理部门应定期对文书档案副本进行检查，检查内容包括副本的完整性、准确性、存储环境等方面。如发现问题，应及时采取措施进行处理。每年应对文书档案副本进行一次全面清查，确保账物相符。五、文书档案副本的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：符合保管期限规定且经鉴定确无保存价值的文书档案副本，可进行销毁。2.其他特殊情况：因公司机构调整、业务变更等原因，导致某些文书档案副本不再具有使用价值，经相关部门批准后，可进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定：档案管理部门定期对保管期限届满的文书档案副本进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同参与。鉴定人员应根据文件的重要性、历史价值、现实用途等因素，对副本是否需要销毁进行评估，并形成鉴定意见。2.审批：经鉴定需要销毁的文书档案副本，应填写《文书档案副本销毁申请表》，附上鉴定意见，报公司分管领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的副本销毁申请，应提交公司总经理办公会审议。3.销毁实施：审批通过后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保副本信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁文件名称、文号、数量、销毁方式等信息。4.监销：销毁工作应在档案管理部门人员和公司纪检监察部门人员的共同监督下进行，确保销毁工作的合规性和彻底性。监销人员应在销毁记录上签字确认。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司档案管理部门负责对文书档案副本制度的执行情况进行日常监督检查。定期对各部门文书档案副本的制作、使用、保管等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真落实整改，并及时反馈整改情况。（二）考核办法1.将文书档案副本管理工作纳入公司各部门绩效考核体系。考核内容包括制度执行情况、档案管理质量、工作效率等方面。2.