职称档案保管制度规范

PAGE职称档案保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司职称档案的管理，确保职称档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职称评定、晋升、考核等相关档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司职称档案由专门的档案管理部门集中保管，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映员工职称相关的实际情况，严禁虚假信息。3.保密性原则：严格保护员工职称档案信息的安全，防止信息泄露。4.完整性原则：全面收集、整理与职称相关的各类资料，保证档案的完整性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善职称档案管理制度，并组织实施。2.集中保管公司员工的职称档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。3.对档案进行分类、整理、装订、编号等日常管理工作，确保档案的整齐、有序。4.负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案的安全。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。6.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。7.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）档案形成部门职责1.负责本部门员工职称相关资料的收集、整理和归档工作，并及时移交档案管理部门。2.确保提供的档案资料真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.在档案形成过程中，严格按照相关规定和流程进行操作，保证档案的规范性。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）员工个人职责1.员工应积极配合所在部门和档案管理部门做好职称档案的管理工作，如实提供个人相关信息和资料。2.不得擅自涂改、伪造、销毁个人职称档案资料。3.如需查阅或借阅本人档案，应按照规定的程序办理手续。三、档案内容与分类（一）档案内容职称档案主要包括以下内容：1.职称申报材料：包括职称申报表、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、任职资格证书、业绩成果证明材料、论文发表情况等。2.职称评审材料：评审委员会的评审意见、评审结果通知等。3.职称晋升材料：晋升申请报告、晋升考核材料、继续教育证明等。4.职称考核材料：年度考核表、任期考核表等。5.其他相关材料：如荣誉证书、奖励文件、培训记录等与职称相关的各类资料。（二）档案分类根据档案内容的性质和特点，职称档案分为以下几类：1.申报类档案：按照不同职称系列和级别，将每次申报职称的相关材料单独归档。2.评审类档案：记录职称评审过程和结果的档案。3.晋升类档案：与职称晋升相关的各类材料档案。4.考核类档案：集中存放职称考核相关资料的档案。5.其他类档案：包含上述未涵盖的其他与职称有关的资料档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.档案形成部门应在规定的时间内，将员工职称相关资料收集齐全，并进行初步整理。2.资料收集范围应涵盖上述档案内容所涉及的各项材料，确保无遗漏。3.对于重要的原始资料，如证书原件等，应进行复印，并在复印件上注明“与原件核对无误”字样，由档案形成部门负责人签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案形成部门移交的资料后，按照档案分类标准进行详细分类。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张进行平整处理。4.按照档案内容的逻辑顺序，对材料进行排列和装订，确保档案的整齐和牢固。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、页数等详细信息，便于快速查找档案内容。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房内配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照类别和编号顺序存放于档案柜中，便于查找和取用。2.建立电子档案数据库，将纸质档案内容进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化管理。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。3.对档案进行分类存放，不同类别的档案之间应设置明显的标识，便于区分和管理。4.定期对档案进行盘点，检查档案的数量、完整性和存放情况，发现问题及时处理。（三）保管期限1.职称档案的保管期限根据不同类型和性质确定。一般情况下，申报类档案、评审类档案、晋升类档案应长期保管；考核类档案保管期限为[X]年；其他类档案根据实际情况确定保管期限。2.保管期限届满后，按照档案销毁程序进行鉴定和销毁。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅职称档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责查阅。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得涂改、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅职称档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或批注。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时处理。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格限制档案的查阅和借阅范围，未经批准，任何人不得擅自查阅或借阅档案。3.在档案管理过程中，对涉及员工个人隐私和敏感信息的内容，应严格保密，不得泄露给无关人员。4.档案管理人员应加强自身的保密意识，妥善保管档案管理工作中使用的各类钥匙、密码等，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装必要的监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。如发生火灾、水灾、盗窃等事故，应及时采取措施，保护档案安全，并向上级主管部门报告。3.对档案管理设备和设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。如发现设备故障或设施损坏，应及时维修或更换，防止因设备问题影响档案的安全保管。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应详细登记档案的名称、编号、日期、数量等信息，形成《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行