规范公司公章管理制度

PAGE规范公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，维护公司合法权益，规范公司公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。公司所有部门及员工在涉及使用公司公章时，均应遵守本制度。（三）定义1.公司公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章保管人：指负责保管公司公章的具体人员。3.用印申请人：指因工作需要申请使用公司公章的公司内部员工或部门。二、公章的种类及用途（一）公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署，代表公司的正式意思表示。（二）合同专用章专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力，保障公司在合同履行过程中的合法权益。（三）财务专用章用于公司财务相关文件、票据、报表等的签章，是公司财务管理的重要标识。（四）法定代表人章用于特定的法定代表人授权事项，如办理银行开户、签署某些重要文件等，代表法定代表人的个人意志。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关规定进行。由公司行政管理部门统一负责办理公章刻制手续，填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、数量等信息，并提交公司法定代表人签字批准。2.选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。在刻制过程中，应要求制作单位严格按照设计要求制作，不得擅自更改印章内容和样式。3.刻制完成后，制作单位应提供印章印模，并在印模上加盖制作单位公章，作为印章备案的重要依据。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政管理部门应填写《公章启用申请表》，详细说明公章名称、启用日期、使用范围等信息，并提交公司法定代表人签字批准。2.行政管理部门应将《公章启用申请表》及印章印模复印件存档备案，同时通知公司各部门及相关人员新公章的启用信息。3.新公章启用后，原相关印章同时废止。行政管理部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管和处理，防止废止印章被不当使用。四、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保公章保管责任明确。公司公章应指定专人负责保管，印章保管人必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度。2.印章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。3.印章保管人不得将公章转借他人使用，不得擅自委托他人代管公章。如因特殊情况需要委托他人代管的，必须经过公司法定代表人书面批准，并办理相关交接手续。（二）保管职责1.印章保管人应负责检查公章的使用情况，确保公章使用符合本制度规定。对每次公章使用进行详细登记，记录用印日期、用印事项、用印申请人、批准人等信息，并妥善保管用印文件和相关凭证。2.定期对公章进行检查和维护，如发现公章有损坏、变形等情况，应及时报告行政管理部门，并按照规定申请更换新章。3.如公章遗失或被盗，印章保管人应立即报告行政管理部门，并采取有效措施防止公章被非法使用。同时，配合行政管理部门向公安机关报案，并按照相关规定办理挂失和补办手续。（三）保管地点变更1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要变更保管地点的，应提前向行政管理部门提交书面申请，详细说明变更原因和新的保管地点。2.行政管理部门应在收到申请后进行审核，并报公司法定代表人批准。批准后，印章保管人应与接管人办理公章交接手续，填写《公章交接清单》，明确交接双方的责任和义务。3.交接完成后，《公章交接清单》应由交接双方签字确认，并报行政管理部门备案。五、公章的使用（一）使用流程1.用印申请用印申请人应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并签字确认。用印申请应根据用印事项的性质和审批权限，报相关领导或部门批准。审批人应认真审核用印申请内容，确保用印事项合法合规，并在《用印申请表》上签署审批意见。2.用印审核印章保管人在收到用印申请后，应对用印申请进行审核。审核内容包括用印申请是否经过批准、用印文件内容是否符合法律法规和公司规定、用印文件格式是否规范等。如审核通过，印章保管人应在《用印申请表》上注明审核意见，并准备好用印所需的文件和材料。3.用印操作印章保管人在用印时，应严格按照用印审批意见和用印文件内容进行操作。用印应清晰、端正、完整，确保印章与文件内容相符。用印完成后，印章保管人应在《用印申请表》上记录用印情况，包括用印日期、用印文件名称、份数、用印位置等，并加盖印章保管人印章。同时，在每份用印文件上加盖公司公章或相关专用章，并注明用印日期。4.用印登记印章保管人应建立《公章使用登记簿》，对每次公章使用情况进行详细登记。登记内容应包括用印日期、用印事项、用印申请人、批准人、用印文件名称、份数、用印位置等信息。《公章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅和审计。登记记录应真实、准确、完整，不得擅自涂改或销毁。（二）使用范围1.公司公章的使用范围应严格按照本制度规定执行，仅限于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署。未经公司法定代表人书面批准，不得擅自扩大公章使用范围。2.合同专用章仅用于签订各类合同，不得用于其他非合同类文件的签署。财务专用章仅用于公司财务相关文件、票据、报表等的签章，不得挪作他用。法定代表人章仅用于特定的法定代表人授权事项，不得随意使用。（三）特殊情况用印1.因紧急情况需要使用公章，但无法按照正常流程进行审批的，用印申请人应电话向公司法定代表人或授权审批人说明情况，并获得口头批准。同时，应在事后及时补办书面审批手续，并在《用印申请表》上注明紧急情况的原因和批准方式。2.对于涉及公司重大利益、重要合同或法律纠纷等事项的用印，公司法定代表人或授权审批人应进行严格审查，并根据实际情况决定是否用印。在这种情况下，用印申请人应提供详细的用印文件和相关背景资料，以便审批人做出准确判断。六、公章使用的审批权限（一）一般事项用印1.对于一般性文件、信函、报表等的用印，由部门负责人审批。部门负责人应认真审核用印文件内容，确保用印事项符合部门工作需要和公司规定。2.审批通过后，用印申请人将《用印申请表》提交给印章保管人，印章保管人按照本制度规定进行用印操作和登记。（二）重要事项用印1.涉及公司重大决策、重要合同、协议、对外投资、融资等重要事项的用印由公司法定代表人审批。公司法定代表人应全面审查用印事项的合法性、合规性和风险性，确保公司利益不受损害。2.在提交用印申请时，用印申请人应提供详细的用印文件和相关背景资料，包括项目可行性报告、合同草案、法律意见书等。公司法定代表人在审批过程中如有疑问，可要求相关部门或人员进行进一步解释和说明。（三）特殊事项用印1.对于涉及公司机密、商业秘密、敏感信息等特殊事项的用印，除公司法定代表人审批外，还应经过公司保密管理部门的审核。保密管理部门应审查用印事项是否符合公司保密规定，是否会对公司保密信息造成泄露风险。2.审核通过后，用印申请方可提交给公司法定代表人进行最终审批。在这种情况下，用印申请人应严格按照公司保密制度的要求，对用印文件进行妥善保管和传递，并确保用印过程中的信息安全。七、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，需要停用部分或全部公章的，由行政管理部门填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用公章名称、停用日期等信息，并提交公司法定代表人签字批准。2.行政管理部门应在收到批准后的[X]个工作日内，通知公司各部门及相关人员公章停用信息，并收回停用公章。3.停用的公章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。在停用期间，如有需要查询或使用停用公章的相关文件，应按照公司档案管理规定办理查阅手续。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，行政管理部门应定期进行清理和销毁。销毁前，行政管理部门应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁公章名称、数量等信息，并提交公司法定代表人签字批准。2.销毁公章应选择安全可靠的方式进行，一般采用粉碎、熔化等物理方法，确保公章无法恢复使用。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。3.销毁完成后，应填写《公章销毁记录》，详细记录销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。《公章销毁记录》应存档备案，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责对公章管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括公章保管情况、使用流程执行情况、审批权限落实情况、用印登记记录等。2.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反公章管理制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）审计监督1.公司审计部门负责对公章使用情况进行审计监督。审计部门应定期对公司公章使用情况进行审计，审查用印文件的合法性、合规性和真实性，检查用印审批流程是否规范，用印登记记录是否完整准确等。2.审计部门在审计过程中如发现问题，应及时向公司管理层报告，并提出改进建议。对涉及违规违纪行为的，应按照公司审计制度和相关法律法规的规定进行处理。九、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、撤职等，情节严重的将依法追究法律责任。2.如因用印申请人提供虚假信息、隐瞒重要事实等原因导致公司遭受损失的，用印申请人应承担相应的赔偿责任。同时，公司将根据内部规定对其进行严肃处理。（二）保管责任1.印章保管人如因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏的，应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据公章的重要性和造成的损失程度确定。2.如因印章保管人违