规范日常用卡管理制度

PAGE规范日常用卡管理制度总则制定目的本制度旨在规范公司日常用卡行为，加强对各类卡片的管理，保障公司资金安全，提高资金使用效率，防范潜在风险，确保公司业务的正常开展。适用范围本制度适用于公司全体员工在工作中涉及的各类银行卡、信用卡、会员卡、门禁卡等相关卡片的使用与管理。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保用卡行为合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障卡片信息安全和资金安全，防止信息泄露和资金损失。3.规范性原则：明确各类卡片的申请、使用、保管、注销等流程，做到操作规范、流程清晰。4.责任性原则：明确各部门及人员在用卡管理中的职责，对违规行为追究相应责任。银行卡管理公务卡管理1.公务卡定义：公务卡是公司用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.申请流程员工因工作需要申请公务卡，应填写《公务卡申请表》，注明申请理由及预计使用额度。所在部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对申请信息进行审核，报公司领导审批。审批通过后，由财务部门统一向银行申请办理公务卡。3.使用规范公务卡仅用于公务支出，不得用于个人消费。公务支出发生后，持卡人应及时取得相应发票等报销凭证，并在规定时间内到财务部门办理报销手续。报销金额不得超过公务卡信用额度，如有超出部分，需提前向财务部门申请并经批准。4.还款规定财务部门应在公务卡账单日后及时进行还款操作，确保按时足额还款，避免逾期产生不良信用记录。持卡人应关注公务卡还款情况，如有异常及时与财务部门沟通。5.保管与安全持卡人应妥善保管公务卡密码，不得随意透露给他人。如公务卡遗失或被盗，应立即挂失，并及时通知财务部门。员工工资卡管理1.工资卡设立：公司统一为员工办理工资卡，用于发放工资、奖金等薪酬收入。2.信息管理人力资源部门负责收集员工工资卡相关信息，包括银行卡号、开户行等，并确保信息准确无误。财务部门根据人力资源部门提供的信息，将工资等款项按时足额发放至员工工资卡。3.使用要求员工应妥善保管工资卡，不得出租、出借或转让给他人使用。如因个人原因需要更换工资卡，应及时向人力资源部门和财务部门报备。4.安全保障公司采取必要措施保障工资卡信息安全，防止信息泄露。员工应注意保护工资卡密码等信息安全，避免因密码泄露导致资金损失。信用卡管理信用卡申请1.员工因个人合理需求申请信用卡，需向公司提交《信用卡申请表》，详细说明申请信用卡的用途、还款能力等情况。2.所在部门负责人对申请进行初步审核，评估其合理性及对工作的影响。3.财务部门对申请人的财务状况进行审查，确保其具备按时还款能力。4.经公司领导审批同意后，方可由员工自行向银行申请信用卡。信用卡使用1.员工使用信用卡应严格遵守信用卡领用合约及相关规定，仅用于个人合理消费，不得用于与工作无关的高风险或非法活动。2.信用卡消费应保留相关凭证，以备日后查询及报销（如有需要）。3.员工应按时足额偿还信用卡欠款，避免逾期产生不良信用记录及额外费用。信用卡还款1.员工应自行负责信用卡还款，确保在还款日前足额还款。2.如因特殊原因无法按时还款，应提前向公司说明情况，并采取必要措施避免逾期。3.公司不承担员工信用卡逾期产生的任何费用及责任。信用卡保管与安全1.员工应妥善保管信用卡，避免遗失或被盗。如发生此类情况，应立即挂失并通知银行及公司相关部门。2.不得随意透露信用卡密码、验证码等重要信息，防止信息泄露导致资金损失。会员卡管理会员卡种类及用途1.公司业务相关会员卡：包括与供应商合作的采购卡、与合作伙伴的联名会员卡等，用于享受特定优惠、积分兑换等权益，促进公司业务开展。2.员工福利会员卡：如健身卡、餐饮卡等，作为公司提供给员工的福利，丰富员工生活。会员卡申请与发放1.对于公司业务相关会员卡，由相关业务部门根据工作需要提出申请，填写《会员卡申请表》，注明申请理由、合作单位等信息。2.经部门负责人审核、公司领导审批后，由指定人员统一办理申请及领取手续。3.员工福利会员卡由人力资源部门根据公司福利政策制定发放计划，向符合条件的员工发放。会员卡使用与管理1.员工应按照会员卡规定的使用范围和方式使用，不得转借他人或用于违规行为。2.业务部门应定期对公司业务相关会员卡的使用情况进行统计分析，评估其对公司业务的促进效果。3.人力资源部门应关注员工福利会员卡的使用反馈，及时调整福利政策。会员卡保管与注销1.员工应妥善保管会员卡，如有遗失应及时挂失补办。2.对于因离职、业务调整等原因不再使用的会员卡，应及时办理注销手续。门禁卡管理门禁卡种类及权限设置1.办公区域门禁卡：用于员工进入公司办公区域，根据员工岗位和工作需要设置不同的门禁权限，如楼层、区域等。2.特殊区域门禁卡：如机房、仓库等重要区域的门禁卡，仅限相关人员持有，严格控制访问权限。门禁卡申请与发放1.新员工入职时，由人力资源部门通知行政部门为其办理门禁卡。2.员工填写《门禁卡申请表》，注明所在部门、岗位等信息。3.行政部门根据员工岗位权限设置门禁卡权限，并发放门禁卡。门禁卡使用与管理1.员工应妥善保管门禁卡，不得随意转借他人。2.进入办公区域或特殊区域时，应主动出示门禁卡，配合门禁管理人员检查。3.如门禁卡遗失或损坏，应及时向行政部门挂失补办，并缴纳相应费用。门禁卡注销1.员工离职或岗位调动不再需要门禁卡时，应将门禁卡交回行政部门办理注销手续。2.行政部门对注销的门禁卡进行登记备案。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对各类卡片的使用情况进行审计，检查是否符合本制度规定及相关法律法规要求。2.审计内容包括卡片申请、使用记录、还款情况、费用报销等方面，发现问题及时提出整改意见。财务监督1.财务部门负责对公务卡、工资卡等涉及资金的卡片进行日常监督，确保资金安全和准确使用。2.审核各类费用报销凭证与卡片使用记录的一致性，对不符合规定的报销予以拒绝。部门自查1.各部门负责人应定期对本部门员工的用卡情况进行自查，发现问题及时纠正，并向公司相关部门报告。2.加强对部门内员工的培训和教育，提高员工对用卡管理制度的认识和遵守意识。违规处理违规行为界定1.未按本制度规定申请、使用、保管各类卡片，如擅自转借公务卡、信用卡用于个人非法消费等。2.因个人疏忽导致卡片信息泄露、资金损失等情况。3.违反门禁卡管理规定，擅自为他人开通门禁权限或使用他人门禁卡进入限制区域。处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予相应经济处罚外，视情节轻重给予降职、撤职