档案管理借用制度规范

PAGE档案管理借用制度规范一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因工作需要借用公司档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全与保密，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案的需求。二、档案借用申请与审批（一）申请流程1.内部借用公司内部各部门因工作需要借用档案时，应由借用部门填写《档案借用申请表》，详细注明借用档案的名称、数量、用途、借用时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.外部借用外部单位或个人因工作需要借用公司档案时，需提前向公司提交书面申请，说明借用档案的目的、范围、使用期限等内容，并加盖单位公章。申请通过公司相关部门审核同意后，方可办理借用手续。（二）审批权限1.借用档案数量在[X]卷（册）以内的，由档案管理部门负责人审批。2.借用档案数量超过[X]卷（册）的，需经公司分管领导审批。3.涉及公司重要机密档案的借用，无论数量多少，均需经公司总经理审批。（三）审批时间档案管理部门应在收到借用申请后的[X]个工作日内完成审批工作。对于紧急借用的情况，应在[X]小时内给予答复。三、档案借用登记与交接（一）登记手续1.经审批同意借用档案后，档案管理部门应建立《档案借用登记簿》，对借用档案的相关信息进行详细登记，包括借用单位（个人）名称、借用日期、归还日期、档案名称及数量、审批人等内容。2.对于外部借用的档案，还需登记借用单位联系人及联系方式。（二）交接方式1.内部借用档案管理部门应按照《档案借用申请表》的要求，将借用档案整理齐全后，与借用部门指定的档案接收人进行当面交接。交接双方应在《档案交接清单》上签字确认，注明交接日期、档案名称及数量等信息。2.外部借用档案管理部门应安排专人与外部借用单位或个人进行档案交接。交接时，双方应认真核对档案的名称、数量、完整性等信息，并在《档案交接清单》上签字盖章。同时，应要求外部借用单位或个人出具档案接收证明，注明接收档案的名称、数量、接收日期等内容。四、档案借用期限与归还（一）借用期限1.一般档案的借用期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借用期限时，借用部门或个人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.重要档案的借用期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）归还要求1.借用期限届满，借用部门或个人应按时归还所借档案。归还时，应确保档案的完整性和整洁性，不得对档案进行涂改、损坏、抽取等操作。2.档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，如发现档案有丢失、损坏、涂改等情况，应及时查明原因，并追究借用部门或个人的责任。五、档案借用期间的保管与使用（一）保管责任1.借用部门或个人在借用档案期间，应妥善保管所借档案，确保档案的安全。不得将档案转借他人，不得在非规定场所存放档案。2.如因保管不善导致档案丢失、损坏等情况发生，借用部门或个人应承担相应的赔偿责任。（二）使用规范1.借用部门或个人应严格按照档案的使用范围和用途使用所借档案，不得擅自扩大使用范围或改变档案用途。2.如需对借用档案进行复印、摘录等操作，应事先征得档案管理部门的同意，并按照规定的程序进行办理。复印件和摘录件应注明出处，并与原件核对无误后妥善保管。3.借用档案涉及公司机密信息的，借用部门或个人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。六、档案借用的监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门应定期对档案借用情况进行检查，确保借用档案按时归还，使用规范。2.公司内部审计部门应不定期对档案借用制度的执行情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本制度规定借用档案的部门或个人，档案管理部门应及时发出书面通知，责令其限期改正。2.如因违规借用档案给公司造成损失的，公司将依法追究借用部门或个人的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。情节严重的，将给予纪律处分，直至解除劳动合同。七、附则（一）解释权本