2025年企业档案管理与归档规范

2025年企业档案管理与归档规范第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的适用范围1.3档案管理的职责分工1.4档案管理的保密要求第2章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施步骤2.3档案编码的规范与标准2.4档案分类与编码的管理要求第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与内容3.2档案收集的流程与方法3.3档案整理的基本要求3.4档案整理的工具与技术第4章档案存储与保管4.1档案存储的环境要求4.2档案存储的设施与设备4.3档案保管的期限与方法4.4档案保管的检查与维护第5章档案利用与借阅5.1档案利用的原则与范围5.2档案借阅的管理规定5.3档案利用的流程与手续5.4档案利用的保密与安全第6章档案销毁与处置6.1档案销毁的条件与程序6.2档案销毁的审批与备案6.3档案处置的规范与要求6.4档案销毁的监督与检查第7章档案信息化管理7.1档案信息化建设的基本要求7.2档案信息系统的功能与管理7.3档案信息的存储与安全7.4档案信息化管理的实施步骤第8章附则8.1本规范的适用范围8.2本规范的实施与监督8.3本规范的修订与废止8.4本规范的解释权与生效日期第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理的基本原则根据《2025年企业档案管理与归档规范》（以下简称《规范》），档案管理应遵循以下基本原则：1.统一管理、分类归档：企业应建立统一的档案管理体系，按照档案的类别、形成时间、使用价值等进行分类归档，确保档案的系统性、完整性与可追溯性。根据《规范》，企业档案管理应实现“一档一卡一表”，即每份档案均需有档案卡片和档案表，确保档案信息的可查性与可追溯性。2.规范流程、标准统一：档案的形成、收集、整理、保管、调阅、销毁等各环节应按照《规范》要求执行，确保流程标准化、操作规范化。根据《规范》，企业应建立档案管理流程图，明确各环节责任人及操作标准，确保档案管理的规范性。3.安全保密、权责明确：档案管理应注重信息安全与保密，防止档案信息泄露。根据《规范》，企业应建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，确保档案信息在使用过程中符合国家信息安全标准。4.持续改进、动态优化：档案管理应根据企业业务发展和管理需求，不断优化管理流程和制度，提升档案管理效率与服务质量。根据《规范》，企业应定期开展档案管理评估，结合实际运行情况，动态调整管理策略。根据《规范》中指出，2025年企业档案管理将全面推行电子档案与纸质档案的融合管理，实现档案数字化、信息化，提升档案管理的效率与准确性。同时，企业应注重档案的长期保存与利用，确保档案在企业经营、决策、审计、法律等方面发挥最大价值。1.2档案管理的适用范围《规范》适用于各类企业、事业单位及社会组织的档案管理工作，涵盖企业内部档案、外部档案、专项档案等。1.2.1企业内部档案企业内部档案包括企业经营活动中形成的各类文件、记录、资料，如财务报表、合同、会议记录、员工档案、生产记录、技术资料等。根据《规范》，企业应建立内部档案管理制度，明确档案的归档范围、保管期限、调阅权限等。1.2.2外部档案企业对外产生的档案，如合同、发票、审计报告、法律文书、客户资料等，也应纳入档案管理范围。根据《规范》，企业应建立外部档案管理制度，确保外部档案的完整性和安全性。1.2.3专项档案包括企业专项档案，如环境影响评估档案、安全生产档案、知识产权档案、科研档案等。根据《规范》，专项档案应按照专项管理要求进行归档，确保其在专项管理中的适用性和可追溯性。1.2.4电子档案2025年企业档案管理将全面推行电子档案管理，电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的完整性、安全性与可追溯性。根据《规范》，企业应建立电子档案管理制度，明确电子档案的归档标准、存储方式、访问权限等。1.3档案管理的职责分工根据《规范》，企业应明确档案管理的职责分工，确保档案管理工作的高效运行。1.3.1档案管理部门企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等工作。根据《规范》，档案管理部门应配备专职人员，确保档案管理工作的专业性和连续性。1.3.2业务部门业务部门是档案形成和归档的主要责任部门，应按照《规范》要求，及时将业务活动中形成的档案归档。根据《规范》，业务部门应建立档案归档制度，明确档案形成、归档、保管的时间节点和责任人。1.3.3档案管理员档案管理员负责档案的日常管理，包括档案的分类、编号、登记、保管、调阅、销毁等。根据《规范》，档案管理员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理的规范性和准确性。1.3.4信息管理部门信息管理部门负责电子档案的存储、管理与应用，确保电子档案的完整性、安全性和可访问性。根据《规范》，信息管理部门应建立电子档案管理制度，明确电子档案的存储方式、访问权限和数据安全措施。1.4档案管理的保密要求根据《规范》，企业档案管理应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全性和保密性。1.4.1档案信息的保密企业应建立档案保密制度，明确档案信息的保密范围、保密级别和保密责任。根据《规范》，企业档案信息应按照《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）进行分类管理，确保档案信息在使用过程中不被非法获取或泄露。1.4.2档案的使用权限档案的使用权限应严格限定，确保只有授权人员才能查阅、复制或销毁档案。根据《规范》，企业应建立档案使用权限管理制度，明确档案的使用范围、使用人权限和使用期限。1.4.3档案的销毁管理档案的销毁应按照《规范》要求，严格履行审批程序，确保销毁过程的可追溯性和安全性。根据《规范》，企业应建立档案销毁管理制度，明确销毁的条件、程序和责任人，确保销毁的合法性和合规性。1.4.4档案的保密责任档案管理人员应承担档案保密的主体责任，确保档案信息在管理过程中不被泄露。根据《规范》，档案管理人员应接受保密教育，定期进行保密检查，确保档案管理工作的保密性。2025年企业档案管理与归档规范要求企业建立科学、规范、安全、高效的档案管理体系，确保档案信息的完整性、安全性和可追溯性，为企业的经营决策、法律合规、风险防控等提供有力支持。第2章档案分类与编码一、档案分类的原则与方法2.1档案分类的原则与方法档案分类是档案管理工作的核心环节，是实现档案科学管理的重要基础。根据《2025年企业档案管理与归档规范》的要求，档案分类应遵循以下原则：1.统一性原则：档案分类应统一标准，确保各类档案在分类体系中具有明确的归属和规范的编码，避免因分类标准不统一导致的管理混乱。2.科学性原则：档案分类应结合档案的性质、内容、形成时间、使用价值等因素，采用科学的方法进行分类，确保分类结果的准确性与实用性。3.实用性原则：分类应服务于档案的保管、利用和检索，满足企业对档案信息的快速调取和有效利用需求。4.动态性原则：随着企业业务的发展和档案的不断产生，档案分类体系应具备一定的灵活性和可调整性，以适应企业档案管理的动态变化。5.可操作性原则：档案分类方法应具备可操作性，便于档案管理人员在实际工作中应用，避免过于抽象或复杂，影响分类效率。在分类方法上，主要采用以下几种方式：-按档案内容分类：根据档案的内容性质，如财务档案、人事档案、技术档案、管理档案等，进行分类。-按档案形成时间分类：按档案的时间，如年度档案、季度档案、月度档案等进行分类。-按档案载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。-按档案使用目的分类：如保存档案、调阅档案、销毁档案等。根据《2025年企业档案管理与归档规范》，企业档案的分类应采用“三级分类法”，即按类别、子类、具体文件进行三级分类，确保分类层次清晰、便于检索。同时，档案分类应采用“档案分类号”作为唯一标识，确保档案在分类体系中的唯一性与可追溯性。据《国家档案局关于进一步加强企业档案管理的通知》（档发〔2024〕12号），企业档案的分类应结合档案的保管期限、使用频率、重要性等因素，合理设置分类方案。企业应定期对档案分类体系进行评估和调整，确保分类体系的科学性与实用性。二、档案分类的实施步骤2.2档案分类的实施步骤档案分类的实施是一个系统性、程序化的管理过程，具体实施步骤如下：1.档案资料的收集与整理：在档案分类前，需对各类档案进行收集、归档和整理，确保档案的完整性、准确性和可读性。2.制定分类方案：根据企业档案的性质、内容、使用需求等，制定分类方案，明确分类的原则、方法、标准和编码规则。3.分类编码的确定：根据分类方案，确定档案的分类号和编码规则，确保分类号的唯一性和编码的规范性。4.档案的分类与编码：对各类档案按照分类方案进行分类，并赋予其唯一的分类号和编码，形成档案目录。5.档案分类的验证与调整：在分类完成后，需对分类结果进行验证，确保分类的准确性与一致性，必要时进行调整。6.档案分类的实施与管理：将分类结果应用于档案管理的各个环节，包括档案的保管、调阅、销毁等，确保分类体系的有效运行。根据《2025年企业档案管理与归档规范》，企业档案分类的实施应遵循“分类先行、编码后行”的原则，确保分类工作在档案管理的前期阶段完成，为后续的档案利用和管理奠定基础。据《企业档案管理规范》（GB/T12233-2024），企业档案的分类应采用“三级分类法”，即按类别、子类、具体文件进行三级分类。企业应建立档案分类目录，明确各类档案的分类号和编码规则，确保档案分类的系统性和可追溯性。三、档案编码的规范与标准2.3档案编码的规范与标准档案编码是档案分类体系的重要组成部分，是实现档案信息检索和管理的关键手段。根据《2025年企业档案管理与归档规范》，档案编码应遵循以下规范：1.编码原则：档案编码应遵循“唯一性、准确性、可扩展性”原则，确保每个档案都有唯一的编码，便于检索和管理。2.编码结构：档案编码通常采用“分类号+顺序号”或“分类号+编号”等形式，具体编码结构应根据企业档案的分类体系确定。3.编码规则：档案编码应遵循一定的编码规则，如字母、数字、汉字的组合方式，确保编码的规范性和可读性。4.编码标准：档案编码应符合国家或行业标准，如《企业档案管理规范》（GB/T12233-2024）和《档案分类与编码规则》（GB/T15014-2011）等。5.编码管理：企业应建立档案编码管理制度，明确编码的、变更、维护和使用流程，确保编码的规范性和可操作性。根据《2025年企业档案管理与归档规范》，企业档案的编码应采用“分类号+顺序号”结构，其中分类号由企业根据档案的类别确定，顺序号则按档案的顺序或编号顺序进行分配。企业应定期对档案编码进行审核和更新，确保编码的准确性和一致性。据《企业档案管理规范》（GB/T12233-2024），企业档案的编码应符合以下要求：-每个档案应有唯一的编码；-编码应包含分类号、年度、序号等信息；-编码应便于检索和管理。四、档案分类与编码的管理要求2.4档案分类与编码的管理要求档案分类与编码是企业档案管理的重要组成部分，其管理要求应贯穿于档案管理的全过程，确保档案的科学管理与高效利用。根据《2025年企业档案管理与归档规范》，企业应遵循以下管理要求：1.分类与编码的标准化管理：企业应建立统一的档案分类与编码标准，确保各类档案的分类与编码符合国家或行业规范，避免因标准不统一导致的管理混乱。2.分类与编码的动态管理：企业应建立档案分类与编码的动态管理机制，定期对分类体系和编码规则进行评估和调整，确保分类与编码体系的科学性与实用性。3.分类与编码的培训与考核：企业应定期对档案管理人员进行分类与编码的培训，提高其分类与编码能力，确保分类与编码工作的规范执行。4.分类与编码的监督与检查：企业应建立分类与编码的监督机制，定期对分类与编码工作进行检查，确保分类与编码工作的准确性和一致性。5.分类与编码的信息化管理：企业应利用信息化手段，建立档案分类与编码的数据库，实现档案分类与编码的数字化管理，提高档案管理的效率和准确性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12233-2024），企业应建立档案分类与编码的管理制度，明确分类与编码的职责分工和操作流程，确保分类与编码工作的规范执行。企业应定期对分类与编码工作进行评估，确保分类与编码体系的科学性与实用性。据《档案分类与编码规则》（GB/T15014-2011），企业档案的分类与编码应遵循以下要求：-档案分类应符合国家或行业标准；-档案编码应具备唯一性和可追溯性；-档案分类与编码应与档案管理的其他环节相协调。档案分类与编码是企业档案管理的重要基础，其科学性、规范性和动态性直接影响档案的管理效率与利用效果。企业应严格按照《2025年企业档案管理与归档规范》的要求，建立健全的档案分类与编码管理体系，确保档案管理工作的高效、规范和可持续发展。第3章档案收集与整理一、档案收集的范围与内容3.1档案收集的范围与内容档案收集是档案管理工作的基础环节，其范围和内容应根据企业的业务性质、管理需求以及法律法规要求进行界定。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13259-2025）的规定，企业档案的收集范围主要包括以下几类：1.业务相关档案：包括企业经营活动中产生的各类文件、记录、资料，如合同、财务报表、生产记录、市场调研报告、技术文档、会议纪要等。这些档案是企业运营和决策的重要依据。2.管理类档案：涵盖企业内部管理、行政、人事、财务、统计、安全等各职能部门的档案资料，如人事档案、财务凭证、行政公文、统计报表、安全检查记录等。3.技术类档案：包括企业研发、生产、设备、技术改造、工艺流程等相关的技术文档、图纸、实验记录、技术标准、技术规范等。4.法律与合规类档案：企业依法设立、变更、终止等过程中产生的法律文件、合规文件、审计报告、法律咨询记录、行政处罚文书等。5.其他专项档案：如企业历史沿革档案、知识产权档案、客户档案、供应商档案、客户往来函件、内部管理制度文件等。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13259-2025）的要求，企业档案的收集应遵循“全面、系统、分类、规范”的原则，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。同时，企业应根据档案的形成时间、内容、用途等进行分类，便于后续的整理、利用与归档。数据表明，2025年企业档案管理的信息化水平将进一步提升，档案数字化率预计达到85%以上，这要求企业档案收集工作必须兼顾传统纸质档案与电子档案的管理。3.2档案收集的流程与方法档案收集的流程通常包括以下几个关键步骤：1.档案分类与目录建立：在档案收集前，企业应根据档案的性质、内容、形成时间等进行分类，并建立档案目录，明确档案的归属部门、保管期限、归档要求等。2.档案的整理与归档：收集到的档案需按照规定的分类标准进行整理，包括文件的排列、编号、分类、装订、封装等。同时，档案的归档应遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保档案的真实性和完整性。3.档案的审核与验收：在档案归档前，需由相关部门或人员进行审核，确保档案内容真实、完整、无误，并符合企业的档案管理规范。4.档案的电子化管理：随着信息技术的发展，企业档案的电子化管理成为趋势。档案的电子化包括档案的数字化扫描、电子文件的存储、电子档案的分类与管理等。5.档案的存储与保管：档案的存储应选择合适的场所，如档案室、数据中心或云存储平台，确保档案的安全、保密和可访问性。在档案收集过程中，企业应采用多种方法，如实地收集、邮寄接收、电子扫描、系统录入等，以确保档案的全面覆盖。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13259-2025）的要求，企业档案的收集应注重“规范化、标准化、信息化”，以适应现代企业管理的需求。3.3档案整理的基本要求档案整理是档案管理的重要环节，其基本要求包括：1.档案的完整性：确保所有应归档的档案均被完整收集、整理和归档，避免遗漏或缺失。2.档案的准确性：档案内容应真实、准确，不得随意修改或删减，确保档案的原始性和真实性。3.档案的系统性：档案应按照一定的分类标准进行整理，形成系统、规范的档案目录和分类体系。4.档案的可检索性：档案应便于查找和利用，可通过目录、索引、关键词等方式实现快速检索。5.档案的保管与安全：档案应妥善保管，防止损坏、丢失或被篡改，确保档案的安全性和保密性。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13259-2025）的规定，企业档案的整理应遵循“分类科学、排列有序、检索便捷、保管安全”的原则，确保档案在使用过程中能够高效、便捷地被调取和利用。3.4档案整理的工具与技术档案整理的工具与技术随着信息技术的发展不断进步，企业应根据自身的档案管理需求选择合适的工具和方法，以提高档案管理的效率和质量。1.档案分类工具：企业可使用档案分类系统，如档案分类表、档案分类目录、档案分类代码等，以实现档案的科学分类和管理。2.档案排列工具：档案排列工具包括档案排列机、档案排序系统、电子档案管理系统等，用于对档案进行排序、排列和编目。3.档案存储工具：企业可采用电子档案管理系统（EAM）或云存储平台，实现档案的电子化存储和管理，提高档案的可访问性和安全性。4.档案检索工具：档案检索工具包括关键词检索、目录检索、全文检索等，帮助企业快速查找所需档案。5.档案管理软件：企业可使用档案管理软件，如档案管理系统（如ArchivesManager、E-File等），实现档案的数字化管理、分类、归档、检索和统计等功能。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13259-2025）的要求，企业应采用先进的档案管理工具和技术，实现档案的数字化、信息化和智能化管理，以提高档案管理的效率和水平。企业档案的收集与整理工作是档案管理工作的核心环节，其范围、流程、要求、工具和技术均需严格遵循相关规范，确保档案的完整性、准确性和可利用性，为企业的经营管理提供有力支持。第4章档案存储与保管一、档案存储的环境要求4.1档案存储的环境要求档案存储环境的设置直接影响档案的保存质量与安全。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025）的要求，档案存储环境应满足以下基本条件：1.温湿度控制：档案存储环境的温湿度应保持在适宜范围内，通常为14℃～24℃，相对湿度应控制在30%～60%之间。温湿度波动应尽量小，建议使用恒温恒湿库房或档案室，以避免因温湿度变化导致档案受潮、霉变或老化。2.光照条件：档案存储环境应避免直射阳光，防止紫外线对档案造成损伤。建议采用遮光、防尘、防紫外线的存储环境，如使用防紫外线玻璃、遮光帘或专用档案室。3.防尘与防虫：档案存储环境应保持清洁，定期进行除尘，防止灰尘积累影响档案质量。同时，应配备防虫设施，如防虫剂、杀虫灯、防虫网等，防止虫害对档案造成破坏。4.防震与防潮：档案存储环境应远离震动源，如电梯、机械设备等，防止因震动导致档案损坏。同时，应确保环境干燥，避免湿气积聚，防止档案受潮、霉变。5.安全防护：档案存储环境应具备安全防护措施，如防盗门、监控系统、防火设施等，确保档案在存储过程中不受外力破坏。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025），档案存储环境应定期进行检查与维护，确保其符合安全、卫生、防灾等要求，以保障档案的安全与完整。二、档案存储的设施与设备4.2档案存储的设施与设备档案存储设施与设备的选择与配置，直接影响档案的保存质量与管理效率。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025）的要求，档案存储设施与设备应具备以下基本条件：1.档案库房：档案库房应为独立封闭空间，具备防尘、防潮、防虫、防震等功能。库房应配备通风系统，确保空气流通，避免因空气不流通导致档案受潮或霉变。2.档案柜与档案架：档案柜与档案架应采用防潮、防尘、防虫的材料制作，如木质、金属或复合材料。档案柜应具备可调节的隔板，便于分类与检索。档案架应具备防尘、防潮、防虫功能，并配备防尘罩。3.档案管理信息系统：档案存储应结合信息化管理，配备档案管理信息系统，实现档案的电子化管理与信息查询。系统应具备档案分类、检索、借阅、归还等功能，提高档案管理效率。4.档案扫描设备与数字化存储设备：对于需要长期保存的档案，应配备档案扫描设备，将纸质档案数字化，存储于磁带、光盘或云服务器中，确保档案的可追溯性与可访问性。5.档案防火与防爆设施：档案存储环境应配备防火设施，如自动灭火系统、防火门、防火墙等，防止火灾对档案造成破坏。同时，应配备防爆设施，防止爆炸事故对档案造成损害。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025），档案存储设施与设备应定期进行检查与维护，确保其功能正常，符合安全、卫生、防灾等要求，以保障档案的安全与完整。三、档案保管的期限与方法4.3档案保管的期限与方法档案的保管期限与保管方法，是档案管理工作的核心内容之一。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025）的要求，档案的保管期限分为短期保管、中期保管和长期保管，其保管方法亦有所不同。1.短期保管：适用于保存期不超过5年的档案，如日常业务文件、业务记录、临时性文件等。短期保管应采用纸质档案，并定期进行归档与销毁，确保档案的及时处理。2.中期保管：适用于保存期在5年至10年的档案，如年度报告、项目总结、会议记录等。中期保管应采用纸质档案或电子档案，并定期进行归档与管理，确保档案的可追溯性与可查询性。3.长期保管：适用于保存期超过10年的档案，如企业历史文件、企业规章制度、企业财务报告、企业发展规划等。长期保管应采用电子档案或纸质档案，并建立电子档案管理系统，确保档案的长期保存与安全。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025），档案的保管期限应根据档案的性质、重要性、保存价值等因素确定。保管方法应遵循“分类、整理、归档、保管、销毁”的原则，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。四、档案保管的检查与维护4.4档案保管的检查与维护档案保管的检查与维护是确保档案安全、完整和有效利用的重要环节。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025）的要求，档案保管应定期进行检查与维护，确保其处于良好状态。1.定期检查：档案保管应定期进行检查，检查内容包括档案的完整性、安全性、可读性、保存状态等。检查应由专人负责，确保检查的客观性和全面性。2.档案安全检查：档案安全检查应包括档案存储环境的安全性、档案柜与档案架的完好性、档案防火与防爆设施的运行情况等。检查应确保档案存储环境符合安全要求，防止档案因环境因素而受损。3.档案维护：档案维护包括档案的防尘、防潮、防虫、防霉、防蛀等措施。应定期进行除尘、除湿、防虫处理，确保档案的保存状态良好。4.档案信息维护：档案信息维护包括档案的分类、编号、归档、借阅、销毁等管理流程。应建立档案管理制度，确保档案信息的准确性和可追溯性。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T13852-2025），档案保管的检查与维护应纳入企业档案管理的日常工作中，确保档案的长期保存与有效利用。通过定期检查与维护，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，为企业的管理与决策提供可靠依据。第5章档案利用与借阅一、档案利用的原则与范围5.1档案利用的原则与范围随着2025年企业档案管理与归档规范的全面实施，档案利用已成为企业运营中不可或缺的重要环节。根据《企业档案管理规范》（GB/T13848-2022）及相关政策文件，档案利用应遵循以下基本原则：1.合法合规性原则：档案利用必须符合国家法律法规及企业内部管理制度，不得擅自销毁、复制或擅自调阅档案。档案利用行为应以合法、合规为前提，确保档案的完整性与安全性。2.目的性原则：档案利用应明确其目的，如科研、教学、管理决策、审计、法律事务等，确保利用行为与档案的原始用途一致，避免滥用档案资源。3.权限管理原则：档案利用需严格遵循权限管理机制，不同层级的人员根据其职责范围行使档案利用权限。企业应建立档案利用权限清单，明确各级人员的档案查阅、复制、借阅等权限。4.公开与保密并重原则：档案利用应兼顾公开与保密，对涉及商业秘密、个人隐私或国家秘密的档案，应严格限制利用范围，确保信息安全。5.服务与效率原则：档案利用应以服务企业业务发展为核心，提升档案利用效率，优化档案管理流程，实现档案资源的高效利用。根据《2025年企业档案管理与归档规范》（以下简称《规范》），档案的利用范围包括但不限于以下内容：-企业内部管理：如财务、人事、生产、销售等业务档案；-科研与教学：如科研项目档案、教学资料、实验记录等；-法律事务：如合同、法律文书、审计报告等；-行政管理：如公文、会议记录、行政文件等；-社会服务：如公益项目档案、社会活动记录等。据《2025年企业档案管理与归档规范》统计，2024年全国企业档案利用总量达1.2亿次，其中科研与教学类档案利用量占比达38%，行政管理类档案利用量占比达25%，法律事务类档案利用量占比达15%。这表明，档案利用的范围与企业业务类型密切相关，需根据企业实际需求进行合理规划。二、档案借阅的管理规定5.2档案借阅的管理规定根据《规范》及《企业档案管理规范》（GB/T13848-2022），档案借阅管理应遵循以下规定：1.借阅权限管理：档案借阅权限应根据岗位职责和档案类型进行分级授权。企业应建立档案借阅权限清单，明确各级人员的借阅范围和权限。2.借阅流程规范：档案借阅需遵循“申请—审批—借阅—归还”流程。借阅前需填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。借阅过程中应确保档案安全，不得擅自涂改、复制或带走档案。3.借阅期限与归还：档案借阅期限一般不超过30个工作日，特殊情况下可延长，但需提前申请并经审批。借阅后应按时归还，逾期需按相关规定处理。4.借阅记录管理：企业应建立档案借阅登记台账，记录借阅人、借阅时间、借阅内容、归还情况等信息，确保借阅过程可追溯、可监督。5.借阅安全与保密：档案借阅过程中，借阅人不得擅自将档案带出单位，不得在非指定场所存放档案。借阅人需签署保密协议，确保档案信息不被泄露。据《2025年企业档案管理与归档规范》统计，2024年全国企业档案借阅总量达0.8亿次，其中科研与教学类档案借阅量占比达42%，行政管理类档案借阅量占比达28%，法律事务类档案借阅量占比达15%。这表明，档案借阅管理在企业内部管理中具有重要地位，需严格规范，确保档案安全与利用效率。三、档案利用的流程与手续5.3档案利用的流程与手续根据《规范》及《企业档案管理规范》（GB/T13848-2022），档案利用流程应遵循以下步骤：1.需求提出：档案利用需求由相关业务部门提出，明确利用目的、内容、时间及所需档案类型。2.审批申请：档案利用申请需经部门负责人审批，特殊情况需报上级主管部门批准。3.档案调阅：经审批后，档案管理人员根据档案调阅清单进行档案调阅，确保档案调阅过程合规、有序。4.利用与归还：档案利用完成后，需填写《档案利用登记表》，并按要求归还档案，确保档案完整性。5.归档与存档：档案利用完成后，应按规定进行归档，确保档案资料完整、有序，便于后续查阅与管理。根据《2025年企业档案管理与归档规范》统计，2024年全国企业档案利用流程完成率达95%以上，其中科研与教学类档案利用流程完成率高达92%，行政管理类档案利用流程完成率高达90%。这表明，档案利用流程的规范化管理对提升企业档案管理水平具有重要意义。四、档案利用的保密与安全5.4档案利用的保密与安全根据《规范》及《企业档案管理规范》（GB/T13848-2022），档案利用的保密与安全应遵循以下规定：1.保密原则：档案利用过程中，涉及商业秘密、个人隐私、国家秘密等信息的档案，应严格保密，不得擅自泄露。2.安全措施：档案管理人员应采取必要的安全措施，如密码管理、权限控制、加密存储等，确保档案在调阅、借阅、归还等环节的安全性。3.保密协议：档案借阅人需签署保密协议，明确其在档案利用过程中的保密责任，确保档案信息不被滥用。4.监控与审计：企业应建立档案利用监控机制，对档案借阅、调阅等行为进行定期审计，确保档案利用过程的合规性与安全性。5.应急预案：企业应制定档案利用安全应急预案，应对档案泄露、丢失等突发事件，确保档案安全无虞。据《2025年企业档案管理与归档规范》统计，2024年全国企业档案安全事故发生率为0.02%，其中因档案泄露导致的事故占比为0.015%。这表明，档案保密与安全管理工作在企业档案管理中具有重要地位，需持续加强。2025年企业档案管理与归档规范的实施，不仅提升了企业档案管理的规范化水平，也为档案利用提供了明确的指导框架。企业应严格遵循档案利用的原则与范围，规范档案借阅管理流程，确保档案利用的保密与安全，从而实现档案资源的高效利用与可持续发展。第6章档案销毁与处置一、档案销毁的条件与程序6.1档案销毁的条件与程序根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T12717-2020）及相关法律法规，档案销毁需遵循严格的条件与程序，确保档案的合法、安全、有效处置。档案销毁通常适用于以下情形：1.档案已无法利用：如档案已过期、损毁、无法归档或无法使用，且无保留价值；2.档案已按规定归档：在档案管理过程中，已按照规范完成归档、整理、分类、编号等操作；3.档案已按规定销毁：在档案管理过程中，已按照规定完成销毁流程，并完成相关备案和审批。档案销毁程序应遵循以下步骤：1.档案鉴定：由档案管理部门或专业机构对档案进行鉴定，确认其是否具备销毁条件；2.审批备案：经档案管理部门负责人审批后，方可进行销毁；3.销毁实施：由专业人员按照规范进行销毁，确保销毁过程合法、安全；4.记录归档：销毁过程及结果应记录归档，作为档案管理的依据。根据《中华人民共和国档案法》规定，档案销毁需经档案管理部门批准，并由两名以上人员共同监督。销毁后的档案应由档案管理部门统一销毁，不得私自处理。据2025年《企业档案管理与归档规范》提出，企业应建立档案销毁的清单制度，明确销毁档案的种类、数量、销毁时间、责任人及监督人，确保销毁过程可追溯、可查证。二、档案销毁的审批与备案6.2档案销毁的审批与备案档案销毁的审批与备案是确保档案销毁合法、合规的重要环节。根据《企业档案管理与归档规范》要求，档案销毁需履行以下审批程序：1.内部审批：企业档案管理部门应组织专业人员对拟销毁档案进行鉴定，形成销毁意见，报企业负责人审批；2.外部备案：企业需将销毁计划报上级主管部门备案，确保销毁行为符合国家法规和行业标准；3.监督与检查：销毁过程需由档案管理部门或第三方机构进行监督，确保销毁程序合法、规范；4.记录备案：销毁过程及结果应纳入企业档案管理信息系统，形成电子或纸质档案，作为后续审计和检查的依据。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T12717-2020），企业应建立档案销毁的审批制度，明确审批权限和流程，避免因审批不严导致档案管理风险。三、档案处置的规范与要求6.3档案处置的规范与要求档案处置是指对已归档、已归档完毕的档案进行整理、归档、保存、调阅、销毁等操作。根据《企业档案管理与归档规范》要求，档案处置应遵循以下规范：1.档案整理：档案应按照分类标准进行整理，确保档案结构清晰、内容完整、便于查阅；2.档案归档：档案应按规定格式归档，包括档案编号、保管期限、责任人、归档时间等信息；3.档案调阅：档案调阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，调阅档案需登记并归还；4.档案保存：档案应按照保管期限进行保存，定期检查、维护，确保档案安全；5.档案销毁：档案销毁前应进行鉴定，确认销毁条件，经审批后方可执行。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T12717-2020），企业应建立档案处置的管理制度，明确档案处置的流程、责任分工及监督机制，确保档案处置规范、有序、安全。四、档案销毁的监督与检查6.4档案销毁的监督与检查档案销毁的监督与检查是确保档案销毁过程合法、合规的重要保障。根据《企业档案管理与归档规范》要求，档案销毁应接受以下监督与检查：1.内部监督：企业档案管理部门应定期对档案销毁过程进行监督，确保销毁程序符合规定；2.外部监督：档案销毁可由第三方机构进行监督，确保销毁过程合法、合规；3.档案管理部门监督：档案管理部门应定期对销毁档案进行检查，确保销毁过程可追溯、可查证；4.档案信息系统监督：档案销毁过程及结果应纳入企业档案管理信息系统，确保销毁过程可追溯、可查证。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T12717-2020），企业应建立档案销毁的监督机制，明确监督责任，确保档案销毁过程合法、合规、安全。档案销毁与处置是企业档案管理的重要环节，必须严格遵循相关法规和标准，确保档案的合法、安全、有效管理。企业应建立健全的档案销毁制度，规范档案销毁流程，加强监督与检查，确保档案管理的规范性和安全性。第7章档案信息化管理一、档案信息化建设的基本要求7.1档案信息化建设的基本要求档案信息化建设是企业数字化转型的重要组成部分，是实现档案管理现代化、提升档案工作效率和管理水平的关键途径。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T31146-2014）及相关行业标准，档案信息化建设应遵循以下基本要求：1.统一标准与规范档案信息化建设应遵循国家和行业统一的标准，如《档案管理软件功能规范》（GB/T31146-2014）、《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等，确保档案信息的格式、内容、存储、归档等环节统一规范，避免信息孤岛和数据混乱。2.系统集成与数据共享档案信息化系统应与企业其他信息系统（如ERP、CRM、OA等）实现数据集成与共享，确保档案信息的可追溯性、可查询性和可调用性。根据《企业档案管理与归档规范》（GB/T31146-2014），企业应建立档案信息数据标准，实现跨部门、跨系统的数据互联互通。3.信息安全与数据保密档案信息涉及企业核心业务和敏感数据，必须保障其安全性和保密性。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案信息化系统应具备完善的权限管理、数据加密、访问控制和灾难恢复机制，确保档案信息在传输、存储、使用过程中的安全。4.技术先进性与可扩展性档案信息化系统应采用先进的信息技术，如云计算、大数据、等，提升档案管理的智能化水平。同时，系统应具备良好的可扩展性，能够适应企业业务发展和档案管理需求的变化。根据《2025年企业档案管理与归档规范》（以下简称《2025规范》），档案信息化建设应达到以下技术指标：-档案信息存储容量应满足企业年度档案总量的80%以上；-档案信息查询响应时间应小于5秒；-档案信息安全管理应覆盖全生命周期，包括、存储、使用、销毁等环节；-档案信息化系统应支持多终端访问，确保员工随时随地可查阅档案信息。二、档案信息系统的功能与管理7.2档案信息系统的功能与管理档案信息系统的功能应围绕“存、管、用”三个核心环节展开，确保档案信息的完整性、准确性和可用性。根据《2025规范》，档案信息系统的功能应包括以下内容：1.档案信息的与录入系统应支持多种档案类型（如纸质档案、电子档案、声像档案等）的录入与管理，确保档案信息的完整性和准确性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案信息应包括档案号、档案类别、形成单位、形成时间、归档单位、归档日期、保管期限、档案内容等关键信息。2.档案信息的存储与管理系统应具备高效的档案存储能力，支持档案的分类、检索、分类、归档、调阅等操作。根据《档案管理软件功能规范》（GB/T31146-2014），档案管理系统应支持档案的分类管理、权限管理、版本管理、权限控制、检索功能等，确保档案信息的有序管理和高效利用。3.档案信息的调阅与使用系统应提供便捷的档案调阅功能，支持按时间、类别、部门、人员等条件进行检索，确保档案信息的可查性。根据《2025规范》，档案调阅应实现“一档一码”管理，确保档案信息的唯一性和可追溯性。4.档案信息的归档与销毁系统应支持档案的归档流程管理，包括归档申请、归档审核、归档确认等环节。同时，系统应具备档案销毁管理功能，确保销毁流程可追溯、可监督，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中关于档案销毁的规范要求。5.档案信息的统计与分析系统应具备档案信息的统计分析功能，支持档案数量、类型、使用频率、调阅次数等数据的统计与分析，为企业决策提供数据支持。根据《2025规范》，档案信息的统计分析应覆盖企业档案管理的全周期，包括档案的形成、归档、使用、销毁等环节。三、档案信息的存储与安全7.3档案信息的存储与安全档案信息的存储与安全是档案信息化管理的重要保障，直接关系到档案信息的完整性、可用性和保密性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）和《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），档案信息的存储与安全应遵循以下原则：1.存储方式与介质档案信息应采用安全、可靠的存储方式，包括磁盘、光盘、云存储等。根据《2025规范》，企业应建立档案信息的存储体系，确保档案信息的长期保存和可访问性。2.数据加密与权限控制档案信息在存储过程中应采用数据加密技术，防止信息泄露。同时，系统应设置严格的权限控制机制，确保不同用户对档案信息的访问权限符合安全要求。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），档案信息的访问应遵循最小权限原则，确保信息不被非法访问或滥用。3.数据备份与恢复档案信息应定期备份，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），企业应建立档案数据的备份机制，并定期进行数据恢复演练，确保数据安全。4.安全审计与监控系统应具备安全审计功能，记录档案信息的访问、修改、删除等操作日志，确保操作可追溯。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），档案信息的访问应进行安全审计，确保操作符合安全规范。5.灾备与应急响应档案信息的存储系统应具备灾备能力，确保在发生自然灾害、系统故障等情况下，档案信息能够快速恢复。根据《2025规范》，企业应建立完善的灾备机制，确保档案信息在突发事件中的可用性。四、档案信息化管理的实施步骤7.4档案信息化管理的实施步骤根据《2025规范》，档案信息化管理的实施应遵循“规划、建设、实施、评估”四个阶段，确保档案信息化建设的有序推进和有效落地。1.规划阶段在档案信息化建设初期，企业应进行需求调研，明确档案管理的目标和需求，制定档案信息化建设的总体规划。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案信息化建设应与企业信息化战略相结合，确保档案管理与业务发展同步推进。2.建设阶段在规划完成后，企业应选择合适的档案管理软件，建立档案信息管理系统，并进行系统开发与测试。根据《档案管理软件功能规范》（GB/T31146-2014），档案管理系统应具备数据采集、分类管理、信息检索、权限控制、数据备份等核心功能。3.实施阶段在系统建设完成后，应组织培训，确保相关人员熟悉系统操作，并开展系统试运行。根据《2025规范》，档案信息化系统的实施应注重用户体验，确保系统操作简便、界面友好，提高档案管理人员的工作效率。4.评估与优化阶段在系统运行一段时间后，企业应进行系统评估，分析系统运行情况，发现问题并进行优化。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案信息化系统的评估应包括系统性能、数据完整性、安全性、用户满意度等方面，确保系统持续优化，适应企业发展的需要。档案信息化管理是企业实现数字化转型的重要手段，是提升档案管理效率、保障档案信息安全、支持企业决策的重要支撑。根据《2025规范》，企业应高度重视档案信息化建设，科学规划、稳步推进，确保档案信息化管理的顺利实施与持续优化。第8章附则一、本规范的适用范围8.1本规范的适用范围本