校内文件规范管理制度

PAGE校内文件规范管理制度一、总则（一）目的为加强校内文件管理，确保文件的规范性、准确性和有效性，提高学校工作效率，促进学校各项事业健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在工作中形成的各类文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。（三）基本原则1.依法依规原则：文件管理应严格遵守国家法律法规和学校相关规定。2.统一规范原则：文件格式、编号、审批流程等应统一规范，确保文件的一致性和严肃性。3.高效实用原则：简化文件处理流程，提高文件传递和办理效率，确保文件能够及时、准确地发挥作用。4.安全保密原则：加强文件的安全管理，确保文件信息不泄露，维护学校的利益和声誉。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括学校发布的各类行政通知、决定、命令、指示等，用于指导学校行政管理工作。2.党务文件：包括学校党委发布的各类文件，如决议、决定、通知、通报等，用于指导学校党的建设和思想政治工作。3.教学文件：包括教学计划、教学大纲、课程标准、教案、教学总结等，用于规范学校教学工作。4.科研文件：包括科研项目申报书及批复、科研成果鉴定书、学术论文等，用于管理学校科研工作。5.人事文件：包括教职工招聘、考核、晋升、奖惩等方面的文件，用于学校人事管理。6.财务文件：包括财务预算、决算、审计报告、财务制度等，用于学校财务管理。7.后勤文件：包括校园建设、物业管理、后勤保障等方面的文件，用于学校后勤管理。（二）文件编号1.文件编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保每个文件都有唯一的编号。2.文件编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。例如：2023XZ01001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政部门代码，“01”表示行政文件类别代码，“001”表示流水号。3.部门代码和文件类别代码由学校办公室统一制定和发布，各部门应严格按照规定使用。三、文件起草与审核（一）文件起草1.文件起草应明确主题，内容准确、完整、条理清晰，语言简洁明了。2.起草文件前，起草人应进行充分的调查研究，收集相关资料，确保文件内容具有针对性和可操作性。3.文件起草人应根据文件内容和格式要求，认真填写文件稿纸，注明文件标题、主送单位、抄送单位、起草部门、起草人、日期等信息。（二）文件审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应对文件内容的准确性、完整性、规范性进行审核，提出修改意见，并签字确认。2.涉及多个部门的文件，应由牵头部门组织相关部门进行会审，共同研究文件内容，达成共识后由牵头部门起草文件，并提交会审意见。3.重要文件或涉及学校重大决策的文件，应提交学校领导审批。学校领导应从学校整体利益出发，对文件内容进行全面审核，提出修改意见或批准文件发布。四、文件发布与存档（一）文件发布1.文件审核通过后，由起草部门按照规定的格式和渠道进行发布。行政文件、党务文件等重要文件应通过学校办公系统发布，也可根据需要印发纸质文件；教学文件、科研文件等专业性较强的文件可在学校内部网站或相关业务系统发布。2.文件发布时，应注明文件的编号、标题、发布日期、有效期等信息，确保文件的可查性和时效性。3.对于需要传达给全体教职工的文件，学校办公室应及时通过学校办公系统、微信群、QQ群等渠道进行转发，确保文件传达的及时性和全覆盖。（二）文件存档1.文件发布后，起草部门应及时将文件的纸质稿和电子稿进行存档。存档文件应按照文件类别、年份、编号等进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查找和管理。2.学校办公室应定期对各部门的文件存档情况进行检查，确保文件存档的完整性和规范性。3.重要文件和长期保存的文件应进行备份，备份介质应妥善保管，防止文件丢失或损坏。五、文件办理与流转（一）文件办理1.学校各部门应按照文件要求，及时办理文件涉及的相关事项。办理文件时，应明确责任人和办理期限，确保文件办理的及时性和有效性。2.文件办理过程中，如遇问题或需要协调其他部门的事项，应及时与相关部门沟通协调，共同推进文件办理工作。3.文件办理完成后，承办部门应及时将办理结果反馈给文件起草部门或相关领导，并将办理情况记录在案。（二）文件流转1.文件流转应遵循高效、快捷的原则，确保文件能够及时传递到相关部门和人员手中。2.文件流转过程中，应严格按照文件审批流程进行，不得越级审批或擅自改变文件流转路径。3.学校办公室应建立文件流转跟踪机制，及时掌握文件流转情况，对流转过程中出现的问题及时进行协调解决。六、文件保密与销毁（一）文件保密1.学校各部门应加强文件保密管理，明确文件保密责任人，对涉及学校机密、敏感信息的文件进行严格保密。2.涉密文件应按照国家保密规定进行保管和传递，严格控制知悉范围，严禁通过非保密渠道传递涉密文件。3.工作人员应妥善保管文件，不得将文件随意放置或转借他人，离开办公室时应将文件妥善存放。（二）文件销毁1.文件保存期满或已失去保存价值的，应按照规定进行销毁。文件销毁前，应填写《文件销毁审批表》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核后报学校办公室审批。2.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。对于涉密文件，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由专人负责监督。3.文件销毁后，应在《文件销毁审批表》上注明销毁日期、销毁方式、销毁人等信息，并将审批表存档。七、文件检索与利用（一）文件检索1.学校应建立完善的文件检索系统，方便教职工快速查找所需文件。文件检索系统应涵盖学校各类文件，包括纸质文件和电子文件。2.文件检索系统应具备多种检索方式，如按文件标题、编号、日期、关键词等进行检索，提高检索效率。3.学校办公室应定期对文件检索系统进行维护和更新，确保文件信息的准确性和完整性。（二）文件利用1.教职工因工作需要查阅文件时，应按照规定办理查阅手续。查阅涉密文件时，应经学校保密部门批准，并在指定地点查阅。2.学校各部门应积极利用文件资源