物业资源管理制度规范

PAGE物业资源管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司物业资源管理，规范物业资源的使用、调配与维护，提高物业资源利用效率，保障公司运营的正常开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有物业资源，包括但不限于办公场地、配套设施、设备器材、绿化景观等。（三）基本原则1.合法性原则物业资源的管理与使用必须符合国家法律法规及地方相关政策要求，确保在合法合规的框架内进行运作。2.规范性原则建立健全物业资源管理流程和标准，明确各环节的操作规范与责任要求，实现规范化管理。3.效益性原则充分挖掘物业资源的潜力，优化资源配置，提高资源利用效率，实现经济效益与社会效益的最大化。4.安全性原则保障物业资源的安全使用，加强安全防范措施，确保人员、财产及环境的安全。二、物业资源的分类与登记（一）分类1.办公场地类包括写字楼、办公楼、附属办公区域等，明确各办公场地的面积、楼层、房间号、用途等信息。2.配套设施类如停车场、电梯、消防设施、给排水系统、供电系统、通风与空调系统等，详细记录设施的规格、型号、数量、安装位置及维护要求。3.设备器材类涵盖办公设备（电脑、打印机、复印机等）、清洁设备（扫地机、吸尘器等）、维修工具等，登记设备器材的品牌、型号、购置时间、使用状况等。4.绿化景观类包括园区绿化、室内绿植等，记录绿化植物的种类、数量、分布位置及养护周期。（二）登记1.建立物业资源台账对每一项物业资源进行详细登记，形成物业资源台账，台账内容应包括资源名称、类别、规格、数量、购置时间、使用部门、存放位置、维护记录等信息，并确保台账信息的及时更新与准确无误。2.标识管理为便于识别与管理，对重要的物业资源设置明显的标识牌，标明资源名称、使用说明、责任人等信息，确保使用者能够清晰了解资源情况。三、物业资源的使用管理（一）办公场地使用1.申请与审批各部门因工作需要使用办公场地时，应提前填写《办公场地使用申请表》，注明使用目的、使用时间、使用人数等信息，经部门负责人审核后，提交至物业资源管理部门审批。物业资源管理部门根据场地使用情况及相关规定进行审批，审批通过后方可使用。2.使用规范使用者应按照规定的用途使用办公场地，不得擅自改变场地用途或进行违规改造。保持场地整洁卫生，爱护场地内的设施设备，如因使用不当造成损坏的，应照价赔偿。3.场地调配物业资源管理部门根据公司业务发展及人员变动情况，有权对办公场地进行合理调配。各部门应积极配合调配工作，按时完成场地交接手续。（二）配套设施使用1.设施操作培训物业资源管理部门应对涉及配套设施使用的人员进行操作培训，使其熟悉设施的性能、操作规程及安全注意事项，确保正确使用设施设备。2.使用登记使用配套设施时，使用者应填写《配套设施使用登记表》，记录设施使用时间、使用情况等信息。物业资源管理部门定期对设施使用情况进行检查与统计分析。3.设施维护使用部门发现配套设施出现故障或异常情况时，应及时通知物业资源管理部门进行维修。物业资源管理部门应建立设施维护档案，记录设施的维修历史、维护保养计划及执行情况等。（三）设备器材使用1.领用与归还员工因工作需要领用设备器材时，应填写《设备器材领用申请表》，经部门负责人批准后，到物业资源管理部门办理领用手续。使用完毕后，应及时归还设备器材，并确保设备器材完好无损。如发现设备器材丢失或损坏，应查明原因并承担相应责任。2.使用培训与指导物业资源管理部门应对新领用的设备器材进行使用培训与指导，确保员工能够正确操作设备器材，提高设备器材的使用效率与使用寿命。3.设备器材盘点定期对设备器材进行盘点，核实设备器材的数量、使用状况等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的设备器材，应及时查明原因并进行相应处理。（四）绿化景观使用1.绿化养护责任明确绿化景观的养护责任部门或人员，负责绿化植物的日常浇水、施肥、修剪、病虫害防治等养护工作，确保绿化景观的美观与健康。2.绿化保护使用者应爱护绿化景观，不得随意践踏草坪、攀折花木、破坏绿化设施等。如因特殊原因需要临时占用绿化区域的，应提前向物业资源管理部门申请，并按照规定进行恢复。四、物业资源的维护管理（一）维护计划制定物业资源管理部门应根据物业资源的使用状况、使用寿命及相关标准规范，制定年度物业资源维护计划。维护计划应包括维护项目、维护内容、维护时间、维护责任人等信息，并确保维护计划的全面性与合理性。（二）日常维护1.建立日常巡查制度物业资源管理部门安排专人定期对物业资源进行巡查，及时发现并处理设施设备故障、安全隐患、环境卫生等问题。巡查人员应填写《物业资源巡查记录表》，记录巡查时间、巡查部位、发现问题及处理情况等信息。2.及时维修与保养对于巡查中发现的问题，物业资源管理部门应及时组织维修与保养工作。维修人员应按照维修操作规程进行维修，确保维修质量。对于需要更换的零部件，应选用符合质量要求的产品，并做好更换记录。同时，定期对设施设备进行保养，延长设施设备的使用寿命。（三）专项维护1.根据物业资源的实际情况及维护计划，适时开展专项维护工作。专项维护工作包括但不限于消防设施检测、电梯年检、电气系统维护、给排水系统改造等。2.专项维护工作应委托具有相应资质的专业机构进行，并签订专项维护合同。物业资源管理部门负责对专项维护工作进行监督与验收，确保专项维护工作达到相关标准要求。（四）维护费用管理1.设立物业资源维护费用专项账户，对维护费用进行单独核算与管理。维护费用包括日常维护费用、专项维护费用、设备器材购置费用等。2.严格控制维护费用支出，确保费用使用的合理性与合规性。维护费用的报销应按照公司财务制度进行审批，报销凭证应真实、有效、完整。3.定期对维护费用的使用情况进行统计分析，评估维护费用的使用效益，及时发现并解决费用使用过程中存在的问题。五、物业资源的安全管理（一）安全责任制度1.建立物业资源安全责任制度，明确各级管理人员及使用人员的安全责任。物业资源管理部门负责人为安全管理第一责任人，全面负责物业资源的安全管理工作。2.各使用部门负责人为本部门物业资源安全管理的直接责任人,负责组织实施本部门的安全管理工作，确保本部门人员正确使用物业资源，遵守安全规定。（二）安全防范措施1.加强办公场地的安全防范，安装必要的安全监控设备、门禁系统等，限制无关人员进入办公区域。对重要区域设置专人值守，确保安全。2.配套设施的安全管理，定期对消防设施、电梯、电气设备等进行安全检查与维护，确保设施设备的安全运行。制定应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。3.设备器材的安全管理，对易燃易爆、有毒有害等危险物品的设备器材，应按照相关规定进行存放与管理，确保使用安全。员工在使用设备器材时，应严格遵守操作规程，防止发生安全事故。4.绿化景观的安全管理，对绿化区域内的水体、假山等设施进行安全检查，设置警示标识，防止人员发生意外事故。（三）安全检查与隐患排查1.建立定期安全检查制度，物业资源管理部门每周组织一次全面的安全检查，各使用部门每天进行自查。安全检查应包括安全设施设备、环境卫生、人员操作规范等方面的内容。2.对检查中发现的安全隐患，应及时下达《安全隐患整改通知书》，明确整改责任人、整改期限及整改要求。整改责任人应按照要求及时进行整改，确保安全隐患得到彻底消除。3.建立安全隐患排查台账，对安全隐患的排查情况、整改情况进行详细记录，跟踪整改效果，形成安全管理的闭环。六、物业资源的租赁管理（一）租赁申请与审批程序1.公司如有物业资源对外租赁需求，由物业资源管理部门提出租赁申请，填写《物业资源租赁申请表》，说明租赁物业资源的名称、位置、面积、租赁期限、租金标准等信息。2.《物业资源租赁申请表》经物业资源管理部门负责人审核后，提交公司领导审批。审批通过后，物业资源管理部门负责组织开展租赁相关工作。（二）租赁合同签订1.物业资源管理部门应与承租方签订租赁合同，明确双方的权利义务、租赁期限、租金支付方式、物业维护责任等条款。租赁合同应符合法律法规要求，确保公司利益得到有效保障。2.在签订租赁合同前，物业资源管理部门应对承租方的资质、信誉等情况进行调查了解，避免潜在风险。同时，对租赁合同的条款进行审核，确保合同内容合法、合理、明确。（三）租金管理1.按照租赁合同约定的租金标准及支付方式，及时收取租金。物业资源管理部门应建立租金收缴台账，记录租金收缴情况，确保租金按时足额收缴。2.对于承租方逾期未支付租金的情况，物业资源管理部门应按照合同约定及时发出催款通知，并采取相应的催款措施，如暂停物业服务、追究违约责任等，直至租金收缴到位。（四）租赁期间管理1.物业资源管理部门负责对租赁物业资源进行日常管理，监督承租方按照租赁合同约定使用物业资源，确保物业资源的安全与完好。2.定期对租赁物业资源进行检查，发现问题及时通知承租方进行整改。如承租方拒不整改或整改不力的，物业资源管理部门有权按照合同约定采取相应措施，直至解除租赁合同。3.租赁期间如需对物业资源进行维修、改造等，物业资源管理部门应提前与承租方沟通协调，明确责任与费用承担方式。维修、改造工作应符合相关标准要求，确保物业资源的正常使用与安全性能。七、物业资源的档案管理（一）档案分类物业资源档案分为以下几类：1.物业资源基础档案包括物业资源台账、产权证书、租赁合同等基础资料。2.维护管理档案涵盖维护计划、巡查记录、维修保养记录、设备器材档案等与维护管理相关的资料。3.安全管理档案包括安全责任制度、安全检查记录、隐患排查台账、应急预案及演练记录等安全管理资料。4.租赁管理档案包含租赁申请审批文件、租赁合同、租金收缴记录等租赁管理资料。（二）档案建立与保管1.物业资源管理部门应指定专人负责物业资源档案的建立与保管工作，确保档案资料的及时收集、整理与归档。2.档案资料应按照分类进行编号、装订，并建立电子档案与纸质档案，确保档案资料的完整性与可追溯性。档案保管期限应符合相关规定要求，重要档案应长期保存。3.档案存放应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全与完好。定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅物业资源档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。2.