校长会见制度规范

PAGE校长会见制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范校长会见活动，确保会见工作的有序开展，提高沟通效率，维护学校正常秩序，促进学校各项工作的顺利推进。（二）适用范围本制度适用于本校校长与校内师生、校外嘉宾、合作单位等各类人员的会见活动。（三）基本原则1.尊重原则：尊重会见对象的人格、权利和意见，营造平等、和谐的会见氛围。2.高效原则：合理安排会见时间和流程，确保会见达到预期目的，提高工作效率。3.保密原则：涉及学校机密信息的会见，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、会见准备（一）预约申请1.校内师生因工作、学习等原因需要会见校长的，应提前至少[X]个工作日向校长办公室提交预约申请。申请内容包括会见事由、预计时长、参与人员等。2.校外嘉宾、合作单位提出会见校长需求的，由学校相关对接部门负责协调，并提前至少[X]个工作日向校长办公室提交预约申请。3.校长办公室收到预约申请后，应及时进行审核。对于符合会见条件的申请，予以受理，并根据校长日程安排确定会见时间。（二）会见资料准备1.申请会见方应提前准备好与会见主题相关的资料，如汇报材料、项目方案、问题清单等，确保资料内容准确、清晰、有条理。2.对于涉及重要事项或决策的会见，相关部门应组织专题研究，形成详细的分析报告和建议方案，提前提交校长办公室，以便校长全面了解情况，做出科学决策。（三）场地安排1.根据会见规模和性质，校长办公室负责安排合适的会见场地。会见场地应保持整洁、舒适，配备必要的会议设施，如桌椅、投影仪、音响设备等。2.对于重要的会见活动，应提前检查场地设施设备的运行情况，确保正常使用。同时，安排专人负责场地的服务工作，如茶水供应、会议记录等。（四）人员通知1.确定会见时间后，校长办公室应及时通知校长及会见对象。通知方式可采用电话、邮件或短信等，确保信息传达准确无误。2.对于涉及多个部门或人员的会见，校长办公室应协调相关部门做好参会人员的通知工作，提醒参会人员按时到达会见场地，并提前做好准备。三、会见流程（一）开场介绍1.会见开始时，校长办公室工作人员应简要介绍会见背景、目的和议程安排，确保会见各方对会见内容有清晰的了解。2.介绍会见双方人员，按照职务、姓名顺序依次进行，便于相互认识和交流。（二）主题阐述1.申请会见方首先就会见主题进行阐述，介绍相关工作进展、存在问题及解决方案等内容。阐述应简洁明了、重点突出，时间控制在[X]分钟左右。2.在阐述过程中，应注意与校长及其他参会人员的互动交流，解答疑问，确保信息传达准确、完整。（三）讨论交流1.校长及其他参会人员围绕会见主题进行讨论交流，发表意见和建议。讨论应充分、深入，鼓励不同观点的碰撞和交流，以寻求最佳解决方案。2.申请会见方应认真倾听各方意见，做好记录，并根据讨论情况及时调整汇报内容或方案。（四）决策与指示1.根据讨论结果，校长做出决策或给予指示。决策和指示应明确、具体，具有可操作性。2.校长办公室工作人员负责记录校长的决策和指示内容，并及时整理形成会议纪要。（五）总结结束1.会见结束前，校长办公室工作人员对会见内容进行简要总结，强调重点事项和工作要求。2.感谢会见各方的参与和支持，宣布会见结束。四、会见记录与纪要（一）记录要求1.校长办公室应安排专人负责会见记录工作。记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，确保记录内容准确、完整、客观。2.记录内容包括会见时间、地点、参会人员、会见主题、发言内容、讨论要点、校长决策和指示等详细信息。（二）纪要撰写1.会见结束后，记录人员应及时整理会见记录，撰写会议纪要。会议纪要应突出重点，条理清晰，语言简洁。2.会议纪要初稿完成后，应提交校长办公室负责人审核。审核通过后，印发给会见各方及相关部门，并按照学校档案管理规定进行存档。五、保密规定（一）保密范围1.会见过程中涉及的学校机密信息，如学校发展战略、财务数据、人事任免、科研项目进展等，均属于保密范围。2.会见各方应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露保密信息。（二）保密措施1.参与会见的人员应签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对于涉及保密信息的资料，应妥善保管，不得随意复印、传播。如需使用，应按照学校相关规定履行审批手续。3.在会见场地，应避免无关人员进入。如有特殊情况需要安排其他人员在场，应提前征得校长同意，并告知其保密要求。（三）责任追究1.对于违反保密规定，造成学校机密信息泄露的人员，将依法依规追究其责任。2.责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等，情节严重的，将依法追究其法律责任。六、特殊情况处理（一）临时变更1.如遇校长日程安排变更或其他特殊情况需要临时调整会见时间的，校长办公室应及时通知会见各方，并说明变更原因和新的会见时间。2.会见各方应积极配合，按照新的时间安排做好准备工作。（二）紧急会见1.对于突发紧急情况需要立即会见校长的，相关人员可通过校长办公室或直接联系校长秘书，说明紧急事由。2.校长办公室应及时向校长汇报情况，并根据校长指示，尽快安排会见。在会见过程中，应简化流程，确保紧急问题得到及时处理。（三）会见中断1.会见过程中如因设备故障、人员突发疾病等原因导致会见中断，校长办公室工作人员应及时采取措施，尽快恢复会见。2.对于因不可抗力因素导致会见无法继续进行的，应及时通知会见各方，并协商确定后续处理方式。七、监督与检查（一）监督主体学校设立专门的监督小组，负责对校长会见制度的执行情况进行监督检查。监督小组由学校纪检部门、办公室等相关人员组成。（二）检查内容1.会见预约申请的审核与处理情况，是否按照规定流程及时安排会见。2.会见准备工作的落实情况，包括资料准备、场地安排、人员通知等。3.会见流程的执行情况，是否严格按照规定的流程进行会见，确保会见质量和效率。4.会见记录与纪要的撰写和存档情况，是否准确、完整、及时。5.保密规定的执行情况，是否存在信息泄露等违规行为。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对校长会见制度的执行情况进行全面检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：监督小组根据工作需要，不定期对会见活动进行抽查，重点检查关键环节的执行情况。3.投诉举报处理：对于师生、校外人员等关于校长会见制度执行方面的投诉举报，监督小组应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（四）结果反馈与整改1.监督小组每次检查结束后，应及时形成检查报告，反馈检查结果。对于发现的问题，应明确指出问题所在，并提出整改建议。2.相关部门和人员应根据检查报告，认真落实整改措施，及时整改存在