局会议记录规范制度

PAGE局会议记录规范制度一、总则（一）目的为了规范局内会议记录工作，确保会议信息准确、完整、及时记录，提高会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于局内各类会议，包括但不限于局务会、专题研讨会、工作部署会、业务交流会等。（三）基本原则1.准确完整原则：会议记录应如实记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、决议事项等，确保信息准确无误、完整无缺。2.客观公正原则：记录人员应秉持客观公正的态度，不偏不倚地记录会议过程和各方观点，不得加入个人主观意见或评论。3.及时高效原则：会议记录应在会议结束后及时整理完成，确保记录内容的时效性，以便及时传达会议精神和推动工作落实。二、会议记录人员职责（一）记录准备1.提前了解会议主题、议程安排，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、录音设备（经会议组织者同意）等。2.熟悉参会人员名单，确保记录过程中能够准确记录发言人员。（二）现场记录1.集中精力，认真倾听会议内容，准确记录会议发言要点、讨论内容、决议事项等。2.对于重要发言，应尽量记录原话；对于一般性发言，可进行摘要记录，但要确保表达清晰、准确反映原意。3.记录会议过程中的讨论情况，包括不同观点的交锋、达成共识的过程等，必要时可记录相关人员的表情、语气等辅助信息。4.注意记录会议中的重要数据、事例等，以便后续查阅和分析。（三）记录整理1.会议结束后，及时对记录内容进行整理，补充完善不完整的信息，核对记录的准确性。2.按照规范的格式进行排版，使记录内容清晰、易读。3.将整理好的会议记录发送给会议组织者审核，并根据审核意见进行修改。（四）存档保管1.将审核通过的会议记录进行分类存档，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。2.按照档案管理规定，定期对会议记录进行整理和保管，防止档案丢失、损坏等情况发生。3.严格遵守档案查阅制度，未经授权不得擅自查阅、复制会议记录。三、会议记录内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：准确记录会议的具体名称，如“第X次局务会”“关于X问题的专题研讨会”等。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的地点，包括具体楼层、房间号等。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员，应注明缺席原因。（二）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的标题和主要内容。2.对于议程的讨论情况和决议结果，应详细记录。（三）会议发言1.主持人发言：记录主持人宣布会议开始、介绍会议目的、议程安排、参会人员等内容，以及主持人在会议过程中的引导发言和总结发言。2.参会人员发言：记录每个发言人员的姓名、职务，以及发言的主要内容。发言内容应包括观点阐述、分析论证、提出建议或意见等。对于重要发言，应逐字记录原话；对于一般性发言，可进行概括性记录，但要确保能够准确反映发言者的核心观点。记录发言过程中的讨论互动情况，如提问、答疑、辩论等环节，以及各方的观点和态度。3.会议决议：明确记录会议达成的决议事项，包括决议的具体内容、责任部门、完成时间等。对于决议事项的决策过程和依据，如有相关讨论和说明，也应详细记录。（四）其他事项1.记录会议过程中提出的重要问题、困难和解决方案，以及下一步工作的重点和方向。2.如有会议中涉及的文件、资料、数据等信息，应注明其名称、来源和主要内容，并在记录中适当引用或说明。3.记录会议中的特殊情况或突发事件，以及处理方式和结果。四、会议记录格式规范（一）页面设置1.采用A4纸，页边距上下左右均为2.5厘米。2.页眉页脚：页眉可设置为“局会议记录”，页脚可设置页码。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，居中排列。2.正文：采用四号宋体字，行距为1.5倍行距。3.特殊内容标注：如重要发言、决议事项等，可采用加粗、下划线等方式进行标注，但要保持格式统一。（三）段落格式1.每段开头空两格，段与段之间保持一定的间距，避免过于紧凑。2.对于会议议程、发言内容等不同部分，可采用不同的缩进方式或添加小标题进行区分，使记录内容层次分明。（四）编号与列表1.对于会议决议事项、工作任务等，可采用编号或项目符号进行罗列，以便清晰展示和查阅。2.编号或项目符号应保持一致，按照逻辑顺序排列。五、会议记录审核与修改（一）审核流程1.会议记录整理完成后，首先由记录人员进行自我审核，检查记录内容的准确性、完整性和格式规范性。2.将审核后的会议记录提交给会议组织者进行审核。会议组织者应重点审核记录内容是否准确反映会议精神、决议事项是否明确、责任分工是否合理等。3.如会议组织者提出修改意见，记录人员应及时进行修改，并再次提交审核，直至审核通过。（二）审核要点1.内容准确性：核对会议记录中的信息是否与会议实际情况一致，包括发言内容、决议事项等，避免出现记录错误或遗漏。2.表达清晰度：检查记录内容的表述是否清晰、流畅，是否能够让阅读者准确理解会议的主要内容和决策结果。3.格式规范性：审核会议记录的格式是否符合本制度要求，页面设置、字体字号、段落格式等是否统一、规范。4.决议完整性：确保会议决议事项明确、责任清晰、时间节点合理，各项决议之间逻辑连贯，不存在矛盾或歧义。（三）修改要求1.记录人员应按照审核意见认真修改会议记录，修改过程中要注意保持记录的原始风貌，不得随意篡改或歪曲会议内容。2.对于修改的内容，应采用规范的修改符号进行标注，并在修改说明中注明修改原因和依据。3.修改完成后，应再次进行审核，确保修改后的会议记录符合要求。六、会议记录存档与查阅（一）存档方式1.电子存档：将审核通过的会议记录以电子文档形式保存，按照年度、会议类型等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，便于查找和管理。2.纸质存档：同时打印会议记录纸质版，装订成册，按照档案管理要求进行编号、编目，存入专门的档案柜中。（二）存档期限1.一般会议记录的存档期限为[X]年，重要会议记录、涉及重大决策或长期工作安排的会议记录应长期存档。2.存档期限届满后，按照档案销毁程序进行处理，但对于具有历史价值或法律意义的会议记录，应另行妥善保管。（三）查阅规定1.本局内部人员因工作需要查阅会议记录的，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅会议的名称、时间、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或人员如需查阅本局会议记录，应按照相关法律法规和规定，履行正式的查阅手续，经局领导批准后方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，查阅人员不得擅自复制、摘抄会议记录内容。3.