局采购业务制度规范

PAGE局采购业务制度规范一、总则（一）目的为了加强本局采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本局内部各部门及下属单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立局采购领导小组，由局主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购活动进行宏观决策和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购需求收集、采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总和审核，结合市场价格走势等因素，提出调整建议，形成全局采购预算方案。3.采购预算方案经财务部门审核后，报局采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购资金的管理，根据采购合同和采购进度及时支付资金，确保资金使用安全、合理、有效。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查是否存在超预算采购、挪用采购资金等问题。2.如果发现采购预算执行过程中存在问题，应及时下达审计意见，要求相关部门进行整改。四、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人签字确认后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行整理和分析，结合采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（三）采购文件编制1.根据采购计划，采购部门编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）供应商选择1.采购部门通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。2.对供应商的资格进行审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.组织评标委员会或谈判小组对供应商的投标文件或报价进行评审，按照评标标准或谈判结果确定中标供应商或成交供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、售后服务、付款方式等条款。3.采购合同经法律部门审核后，由双方签字盖章生效。（六）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，经部门负责人签字确认后，提交给采购部门和财务部门。3.如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购款项的支付申请。2.按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。五、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.采购部门按照规定程序发布招标公告，邀请潜在供应商投标。3.组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。2.采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.组织开标、评标活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购部门与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价。3.根据供应商的报价情况，确定成交供应商。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险应对措施1.市场风险：关注市场价格波动，建立价格预警机制，合理安排采购时间和数量。2.供应商风险：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期进行考核。3.合同风险：严格审查采购合同条款，明确双方权利义务，加强合同执行过程中的监督。4.质量风险：加强采购验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证。5.资金风险：合理安排采购资金，确保资金及时到位，避免资金短缺影响采购进度。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。2.如发现风险指标异常，应及时采取措施进行调整和处理，确保采购活动的顺利进行。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购业务相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.利用多种渠道收集信息，如网络平台、行业协会、供应商反馈等。（二）采购信息分析1.对收集到的采购信息进行分析和整理，为采购决策提供依据。2.分析市场价格走势、供应商动态等，评估采购风险和机会。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购信息在各部门之间的共享。2.需求部门、采购部门、财务部门等可以通过共享平台及时获取采购相关信息，提高工作效率。八、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金安全、合理、有效。3.采购部门内部应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。（二）外部监督1.接受社会公众的监督，对采购活动中的违法违规行为进行举报。2.配合相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购部门和采购人员的工作进行考核评价。2.