广告案备案制度规范

PAGE广告案备案制度规范一、总则（一）目的为加强广告活动的管理，规范广告案备案工作，确保广告活动合法、有序进行，维护广告市场秩序，保护消费者合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于在本公司/组织内开展的各类广告活动，包括但不限于广告设计、制作、发布、代理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：广告案备案应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保广告内容真实、合法、健康，不得含有虚假、误导、欺诈等违法违规信息。2.完整性原则：备案材料应全面、准确地反映广告案的基本情况，包括广告主、广告内容、广告形式、发布渠道等相关信息，确保备案信息完整无缺。3.及时性原则：广告案应在规定的时间内完成备案，不得拖延。对于重大广告活动或紧急广告任务，应优先处理备案事宜，确保广告活动按时开展。4.保密性原则：对涉及广告案备案的相关信息，应严格保密，防止信息泄露，保护广告主及相关方的商业秘密和合法权益。二、备案主体与职责（一）备案主体本公司/组织内负责广告活动策划、执行及管理的部门或团队，为广告案备案的责任主体。（二）备案主体职责1.组织备案工作：负责按照本制度规范的要求，组织开展广告案备案工作，明确备案流程和责任人，确保备案工作顺利进行。2.收集备案材料：负责收集、整理广告案备案所需的各类材料，包括广告合同、广告样稿、市场调研报告、受众分析报告等，并对材料的真实性、完整性进行审核。3.提交备案申请：在规定时间内，将审核通过的备案材料提交至公司/组织指定的备案管理部门或机构，申请广告案备案。4.配合备案审查：积极配合备案管理部门或机构的审查工作，按照要求提供补充材料或说明情况，确保备案审查工作顺利完成。5.执行备案意见：根据备案管理部门或机构的备案意见，及时对广告案进行调整和完善，确保广告案符合相关法律法规及行业标准要求后，方可开展广告活动。三、备案材料要求（一）广告合同1.合同双方信息：明确广告主和广告经营者的名称、地址、联系方式等基本信息。广告主应具有合法经营资格，广告经营者应具备相应的广告经营资质。2.广告内容条款：详细描述广告的具体内容，包括广告主题、宣传重点、表现形式、使用的语言文字等。广告内容应符合法律法规及行业标准的规定，不得含有违法违规、违背公序良俗等不良信息。3.广告发布条款：明确广告的发布渠道、发布时间、发布频率、发布范围等具体要求。发布渠道应合法合规，发布时间和频率应符合广告主的宣传计划和市场需求，发布范围应与广告目标受众相匹配。4.费用及支付条款：约定广告费用的金额、支付方式、支付时间等具体内容。广告费用应合理、透明，支付方式应符合双方约定和财务管理制度要求。（二）广告样稿1.平面广告样稿：提供广告的设计稿，包括海报、宣传单页、杂志广告、户外广告等平面形式的广告样稿。样稿应清晰展示广告的整体布局、图文内容、色彩搭配等设计元素，确保广告视觉效果符合广告主题和宣传重点。2.视频广告样稿：对于视频形式的广告，如电视广告、网络视频广告等，应提供广告的视频文件或链接，并注明视频的时长、分辨率、格式等技术参数。视频样稿应内容完整、画面清晰、声音正常，能够准确传达广告信息。3.音频广告样稿：对于音频形式的广告，如广播广告、网络音频广告等，应提供广告的音频文件或链接，并注明音频的时长、声道、码率等技术参数。音频样稿应语音清晰、音质良好，能够准确传达广告信息。（三）市场调研报告1.市场背景分析：对广告所涉及的产品或服务的市场现状、发展趋势、竞争态势等进行分析，了解市场需求、消费者偏好、行业动态等信息，为广告策划提供市场依据。2.目标受众分析：明确广告的目标受众群体，包括受众的年龄、性别、职业、地域、消费习惯、购买能力等特征。通过市场调研，深入了解目标受众的需求和心理，以便制定针对性的广告策略。3.竞争对手分析：分析竞争对手的广告策略、市场份额、产品优势等情况，找出本广告案的差异化竞争点，为广告创意和宣传重点提供参考。（四）受众分析报告1.受众定位：进一步明确广告的目标受众群体，细化受众特征和行为模式，为广告内容的针对性创作提供依据。2.受众心理研究：分析目标受众的消费心理、购买动机、品牌认知度、忠诚度等因素，以便更好地把握受众需求，制定符合受众心理的广告策略。3.传播效果预测：根据受众分析结果，对广告的传播效果进行预测，包括受众对广告的关注度、理解度、记忆度、购买意愿等方面的预测，为广告投放和效果评估提供参考。（五）其他材料根据广告案的具体情况和备案管理部门或机构的要求，可能需要提供其他相关材料，如广告审批文件、广告监测报告、广告效果评估报告等。四、备案流程（一）备案申请准备1.广告案策划完成后，备案主体应按照本制度规范的要求，组织收集备案所需的各类材料。2.对收集到的备案材料进行初步审核，确保材料的真实性、完整性和准确性。如发现材料存在问题，应及时补充或修正。（二）备案申请提交1.在规定时间内，备案主体将审核通过的备案材料提交至公司/组织指定的备案管理部门或机构。提交方式可采用纸质文件、电子文档或在线提交等方式，具体要求按照备案管理部门或机构的规定执行。2.备案申请应填写完整、准确的备案申请表，包括广告案的基本信息、备案主体信息、备案材料清单等内容，并加盖备案主体公章。（三）备案审查1.备案管理部门或机构收到备案申请后，对备案材料进行审查。审查内容包括广告案是否符合法律法规及行业标准要求、备案材料是否齐全完整、备案申请表填写是否规范准确等。2.如发现备案材料存在问题或广告案不符合要求，备案管理部门或机构应及时通知备案主体补充材料或对广告案进行调整，并明确反馈意见和整改要求。3.备案管理部门或机构应在规定时间内完成备案审查工作，并将审查结果通知备案主体。审查结果分为备案通过、备案不通过两种情况。（四）备案结果处理1.备案通过：备案主体收到备案通过的通知后，方可按照广告案策划方案开展广告活动。在广告活动执行过程中，应严格遵守备案内容和相关法律法规要求，确保广告活动合法、合规进行。2.备案不通过：备案主体收到备案不通过的通知后，应根据备案管理部门或机构提出的反馈意见和整改要求，及时对广告案进行调整和完善，并重新提交备案申请。经再次审查通过后，方可开展广告活动。五、备案管理与监督（一）备案档案管理1.备案管理部门或机构应建立健全广告案备案档案管理制度，对备案材料进行分类整理、归档保存。备案档案应包括备案申请表、备案材料清单、广告合同、广告样稿、市场调研报告、受众分析报告等相关文件资料。2.备案档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规及公司/组织相关规定执行，一般不少于[X]年。3.备案档案应便于查询和使用，备案管理部门或机构应建立档案检索系统，方便工作人员快速查找和获取所需备案信息。（二）备案信息查询与共享1.公司/组织内部相关部门或人员因工作需要，可按照规定程序查询广告案备案信息。查询时应填写查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息，并经备案管理部门或机构负责人批准。2.备案管理部门或机构应根据查询申请表的内容，提供相应的备案信息查询服务。查询结果应以书面或电子文档形式提供，并加盖备案管理部门或机构公章。3.在确保信息安全和保密的前提下，备案管理部门或机构可根据公司/组织内部管理需要，与其他相关部门或机构共享广告案备案信息，但应明确共享范围和使用要求，防止信息泄露和滥用。（三）监督检查1.公司/组织应定期对广告案备案制度的执行情况进行监督检查，确保备案工作的规范性和有效性。监督检查内容包括备案流程是否符合规定、备案材料是否齐全真实、备案审查是否严格公正等方面。2.对于违反广告案备案制度的行为，公司/组织应依法依规进行处理。对备案主体未按要求进行备案或提供虚假备案材料的，应责令限期整改，并给予相应的纪律处分；对因未备案或备案不通过而擅自开展广告活动的，应责令停止广告活动，并依法追究相关责任人员的法律责任。3