局机关会议规范制度

PAGE局机关会议规范制度一、总则（一）目的为进一步规范局机关会议管理，提高会议效率和质量，确保各项工作决策科学、执行有力，依据相关法律法规及行业标准，结合本局实际，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门组织召开的各类会议，包括但不限于工作部署会、业务研讨会、协调会、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议务实管用。2.规范有序原则：会议组织、议程安排、文件材料、参会人员等各个环节都要严格按照规定执行，做到规范有序。3.严肃认真原则：参会人员要严格遵守会议纪律，认真履行职责，确保会议决策得到有效贯彻落实。二、会议分类及组织（一）工作部署会1.召开频率：根据工作需要适时召开，原则上每月至少召开一次全局性工作部署会。2.参会人员：局领导班子成员、各部门负责人及相关工作人员。3.会议内容：传达上级指示精神，总结上月工作，部署本月重点工作任务，明确工作目标、责任分工和时间节点。4.组织要求：由局办公室负责组织，提前收集各部门工作进展情况和问题，汇总整理后提交局领导审定会议议程。会议材料应在会前分发至参会人员手中，确保参会人员提前了解会议内容。（二）业务研讨会1.召开频率：根据业务工作需要不定期召开。2.参会人员：相关业务部门负责人、业务骨干及特邀专家学者等。3.会议内容：围绕特定业务主题进行深入研讨，分析问题，交流经验，探讨解决方案，推动业务工作创新发展。4.组织要求：由主办部门负责组织，提前确定会议主题、议程和参会人员名单。会议应提前准备充分的资料，包括业务数据、案例分析、政策解读等，以便参会人员深入讨论。会议过程中要鼓励充分发言，形成共识，并做好会议记录。（三）协调会1.召开频率：根据工作协调需要随时召开。2.参会人员：涉及工作协调事项的相关部门负责人及工作人员。3.会议内容：针对工作中出现的跨部门问题或需要协调的事项，进行沟通协商，明确各方职责，提出解决方案，促进工作协同推进。4.组织要求：由牵头部门负责组织，提前梳理协调事项，明确参会部门和人员。会议要注重实效，突出问题导向，通过充分沟通达成一致意见，并形成会议纪要，明确责任人和时间要求。（四）座谈会1.召开频率：根据工作需要适时召开，如征求意见座谈会、专题座谈会等。2.参会人员：根据会议主题确定，包括内部员工代表、外部相关人士等。3.会议内容：就特定议题听取各方意见和建议，了解工作实际情况，为决策提供参考依据。4.组织要求：由主办部门负责组织，提前发布会议通知，说明会议主题、目的和参会要求。会议要营造宽松的交流氛围，鼓励参会人员积极发言，认真记录各方意见，并及时反馈处理结果。三、会议准备（一）会议计划1.各部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容，并报局办公室备案。2.会议计划应根据工作实际情况合理安排，避免会议时间冲突和资源浪费。（二）会议通知1.会议通知应提前发布给参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。2.对于重要会议，应采用正式文件或电子邮件等方式发送通知，并要求参会人员回复确认是否参加。（三）会议材料1.根据会议主题和议程，准备相关的会议材料，如工作报告、政策文件、业务资料、讨论提纲等。2.会议材料应内容准确、重点突出、逻辑清晰，提前打印或电子分发至参会人员手中。（四）会议场地1.根据会议规模和要求，合理选择会议场地，确保场地设施齐全、环境舒适、交通便利。2.提前检查会议场地的音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等设施是否正常运行，如有问题及时维修或更换。（五）会议人员安排1.根据会议需要，安排会议主持人、记录员、服务人员等。2.会议主持人应具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够引导会议顺利进行；记录员应认真记录会议内容，确保记录准确、完整；服务人员应做好会议期间的茶水、餐饮等服务工作。四、会议议程（一）议程制定1.会议议程应根据会议主题和目的进行制定，突出重点，合理安排时间。2.议程内容应包括会议主题、主持人、参会人员、会议目的、议程安排、会议要求等。（二）议程调整1.在会议召开前，如遇特殊情况需要调整议程，应提前征求参会人员意见，并报局领导批准。2.会议过程中，如需临时增加或调整议程内容，应经主持人同意，并及时通知参会人员。五、会议纪律（一）参会要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代会。2.参会人员应提前到达会议场地，做好会议准备工作，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、玩手机等。（二）发言规范1.参会人员发言应围绕会议主题，观点明确，表达清晰，语言简洁。2.发言时应尊重他人，不得打断他人发言，如有不同意见应在他人发言结束后再进行阐述。（三）保密要求1.涉及国家秘密、商业秘密和工作机密的会议内容，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。2.会议文件、资料等应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。六、会议记录（一）记录内容1.会议记录应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等）、会议议程、会议发言内容、会议决议等。2.会议发言内容应记录发言人员姓名、职务、发言要点等，会议决议应明确决议事项、责任部门、责任人、完成时间等。（二）记录方式1.会议记录可采用纸质记录或电子记录方式，记录应准确、完整、清晰。2.纸质记录应使用专用的会议记录本，记录后应及时整理归档；电子记录应使用统一的文档格式，并定期备份。（三）记录整理1.会议结束后，记录员应及时对会议记录进行整理，核对记录内容，确保记录准确无误。2.整理后的会议记录应经主持人审核签字后，按照档案管理规定进行归档保存。七、会议决议执行与监督（一）决议传达1.会议结束后，会议组织者应及时将会议决议传达给相关责任部门和责任人，确保决议内容传达准确、完整。2.责任部门和责任人应认真领会会议决议精神，制定具体的工作计划和措施，确保决议得到有效执行。（二）执行监督1.局办公室负责对会议决议执行情况进行跟踪监督，定期检查责任部门和责任人的工作进展情况。2.对于执行不力的部门和责任人，应及时进行督促整改，并将情况反馈给局领导。（三）反馈与调整1.责任部门和责任人应定期向局办公室反馈会议决议执行情况，如遇问题或困难应及时报告。2.根据反馈情况，局办公室应及时协调解决问题，如有必要可对会议决议进行调整完善。八、会议经费管理（一）经费预算1.各部门组织召开会议前，应根据会议规模、时间、地点等因素编制会议经费预算，报局财务部门审核。2.会议经费预算应包括场地租赁、设备租赁、文件印刷、餐饮、交通等费用。（二）经费报销1.会议结束后，参会人员应按照财务报销规定及时办理费用报销手续。2.报销凭证应真实、合法、有效，报销审批流程应严格按照财务制