代小组档案规范制度

PAGE代小组档案规范制度一、总则（一）目的为加强代小组档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及代小组工作的部门及人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：代小组档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映代小组工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及机密的档案严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善代小组档案管理制度，并组织实施。2.负责代小组档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案的安全保密情况进行监督检查，发现问题及时处理。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。（二）代小组负责人职责1.负责组织本小组档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全完整。2.对本小组形成的档案进行初步审核，保证档案内容的真实准确。3.按照规定的时间和要求，将本小组档案移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中及时形成、收集和整理个人工作中产生的档案资料，并按照要求进行分类存放。2.确保所形成档案资料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案及时进行补充和修正。3.积极配合档案管理部门和代小组负责人做好档案的移交和管理工作。三、档案收集（一）收集范围1.代小组工作计划、方案、总结等文件。2.代小组工作会议记录、纪要。3.代小组与其他部门或外部机构的往来文件、函件、协议等。4.代小组开展项目的相关资料，包括项目立项文件、调研资料、设计方案、实施过程记录、验收报告等。5.代小组成员的工作成果，如报告、论文、专利等。6.代小组获得的荣誉证书、奖励文件等。7.其他与代小组工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.档案形成人员应在工作完成后及时将相关资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保格式规范、存储介质可靠，并进行备份保存。（三）收集时间1.代小组工作计划、方案应在制定完成后一周内提交档案管理部门。2.工作会议记录、纪要应在会议结束后三天内整理完毕并移交。3.项目相关资料应按照项目进度及时收集，在项目结束后一个月内完成全部资料的整理和移交。4.其他临时性文件资料应在产生后两周内移交。四、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，每年一个类别。2.机构分类法：根据代小组涉及的不同部门或机构进行分类。3.问题分类法：按照代小组工作的不同业务内容进行分类，如项目管理、业务拓展、内部协调等。（二）整理步骤1.装订：对纸张大小不一、破损或折叠的文件进行修整、裱糊和装订，使其整齐美观。2.编页号：在每份文件的右上角或右下角编写页号，以便统计和查找。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，目录应打印或手写清晰，并一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档号、年度、机构、问题等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。2.分类应科学合理，便于管理和检索。3.档案目录应准确反映档案内容，便于快速查阅。五、档案归档（一）归档流程1.代小组负责人对本小组整理好的档案进行审核，确认无误后填写档案移交清单。2.档案管理部门接收代小组移交的档案，按照归档要求进行再次审核和整理。3.将审核合格的档案按照规定的分类方法和编号顺序进行排列上架，完成归档工作。（二）归档时间代小组应在每个季度末将本季度形成的档案移交档案管理部门进行归档。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理要求。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认，各执一份。3.档案管理部门应建立档案归档台账，记录档案的移交时间、内容、数量等信息。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列。3.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用直立式存放，避免折叠和挤压。2.电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并分类存储在不同的载体上，同时建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。3.对重要的档案应进行复制备份，异地存放，以防止意外情况发生。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映代小组主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年两种。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次，全面检查档案的数量、质量和保管状况。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。3.对清查结果应进行记录，形成档案清查报告，归档保存。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.查阅手续：内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。2.借阅手续：内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和归还时间，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。外部单位借阅档案，需经公司/组织严格审批，签订保密协议，并按照规定的期限归还。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅、借阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、代小组负责人及相关业务专家组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。3.对仍有利用价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或进行数字化处理等。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销