公文写作规范与格式要求汇编

公文写作规范与格式要求汇编一、总则（一）目的与意义公文作为党政机关、企事业单位实施管理、传递信息的核心工具，其写作规范与格式的规范性直接影响工作部署的传达效率、政策执行的精准度及组织形象的专业性。本汇编旨在系统梳理公文写作的核心要求，为从业者提供实用操作指引，确保公文在制发、传递、办理全流程中合规、高效。（二）适用范围本规范适用于党政机关、群团组织、国有企事业单位及依法开展公文处理的其他组织。非法定公文（如事务性文书、内部简报等）可参照核心原则执行，结合实际场景适度调整。（三）基本原则1.准确性：内容需符合法律法规、政策要求，事实表述清晰、逻辑严谨，避免歧义或误导性表述。2.规范性：格式、文种选用、行文规则严格遵循《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T____）等权威标准。3.实效性：紧扣工作需求，语言简洁明了，突出重点；紧急公文需体现“急事急办”的时效要求。4.保密性：涉密公文严格执行保密管理规定，从拟稿到归档全流程管控，防止失泄密。二、公文种类与适用场景（一）法定公文（15类）依据《党政机关公文处理工作条例》，法定公文包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，各类公文适用场景如下：决议：经会议讨论通过的重大决策事项（如“关于XX事项的决议”）。决定：对重要事项或行动作出部署、奖惩有关单位/人员（如“关于表彰XX的决定”）。命令（令）：公布行政法规、嘉奖有关人员等，仅限县级以上政府及特定机关使用（如“XX市人民政府令”）。公报：公布重大事项或统计数据（如“国民经济和社会发展统计公报”）。公告：向国内外宣布重要事项或法定事项（需区分“通告”的“一定范围”适用场景）。通告：在一定范围内公布应当遵守/周知的事项（如“关于XX区域临时管制的通告”）。意见：对重要问题提出见解、建议，可上行、下行、平行（如“关于推进XX工作的意见”）。通知：发布规章、转发文件、部署工作、任免人员等，使用频率最高（如“关于召开XX会议的通知”）。通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神（如“关于XX事件的情况通报”）。报告：向上级汇报工作、反映情况、答复询问，属上行文（如“关于XX工作进展的报告”，注意与“请示”的“请求批复”属性区分）。请示：向上级请求指示、批准，一文一事（如“关于申请XX经费的请示”）。批复：答复下级请示事项，针对性强（如“关于XX请示的批复”）。议案：各级政府向同级人大/常委会提请审议事项（如“关于提请审议XX的议案”）。函：平行机关或不相隶属机关间商洽工作、询问答复、请求批准（如“关于商请XX事项的函”）。纪要：记载会议主要情况和议定事项（如“XX会议纪要”）。（二）事务性公文常见事务性公文包括计划、总结、简报、调研报告、讲话稿等，虽无严格法定格式，但需遵循“内容务实、结构清晰”原则：计划：围绕“目标（做什么）、措施（怎么做）、步骤（何时做）”展开（如“2024年XX部门工作计划”）。总结：分“工作回顾（成绩/问题）—经验启示—下一步计划”三部分（如“XX项目工作总结”）。简报：以“短、实、新”为特点，反映工作动态、经验做法（如“XX工作简报（第X期）”）。三、公文格式规范（依据GB/T____）公文格式由版头、主体、版记三部分组成，涉密公文需标注份号、密级和保密期限，紧急公文标注紧急程度。（一）版头（首页红色分隔线以上部分）1.份号：涉密公文需标注，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行（如“____”）。2.密级和保密期限：顶格编排在版心左上角第2行（如“机密★1年”，无期限标注“机密★”）。3.紧急程度：顶格编排在版心左上角（份号、密级下方），分“特急”“加急”（电报式公文可用“特提”“特急”等）。4.发文机关标志：由发文机关全称/规范化简称加“文件”二字组成（如“XX市人民政府文件”），居中排布，红色字体；信函式公文可省略“文件”二字。5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，居中排布（上行文居左空一字），如“XX发〔2024〕1号”（年份用六角括号，顺序号不加“第”“0”）。6.签发人：上行文（请示、报告）需标注，居右空一字，“签发人”三字加全角冒号，后标签发人姓名（如“签发人：XXX”）。（二）主体（首页红色分隔线以下、版记以上部分）1.标题：由发文机关名称、事由、文种组成，居中排布，字体略大于正文（如“XX市人民政府关于XX工作的通知”）；内部周知性公文、函件等可简化为“关于XX的XX”。2.主送机关：公文的主要受理机关，顶格写在标题下空一行，回行时仍顶格（如“各区人民政府，市政府各部门：”）；普发性公文可省略主送机关（如公告、通告）。3.正文：公文核心内容，首段空两格，使用3号仿宋字体，层次序数规范：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”。4.附件说明：正文下空一行，左空两字标注“附件：”，后标附件名称（多个附件用阿拉伯数字标注，如“附件：1.XX2.XX”）；附件名称后不加标点。5.发文机关署名：署发文机关全称/规范化简称，居正文右下方（或成文日期上一行）；联合行文时，各机关按发文顺序署名。6.成文日期：用阿拉伯数字标注，年、月、日齐全（如“2024年X月X日”），居发文机关署名下一行，右空四字；特殊情况（如会议通过）以会议日期为准。7.印章：加盖印章的公文：成文日期右空四字，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文（如纪要、特定普发文件）：发文机关署名、成文日期居右空一字编排，成文日期与发文机关署名间距适当。8.附注：居左空两字加圆括号标注于成文日期下一行，说明公文的传达范围、联系人及方式等（如“（此件公开发布）”“（联系人：XXX联系电话：XXX）”）。9.附件：另面编排，“附件”二字及顺序号顶格写（如“附件1XX”），附件内容格式与正文一致。（三）版记（末页红色分隔线以下部分）1.抄送机关：除主送机关外需执行/知晓公文的机关，居左空一字标注“抄送：”，后标机关名称（同级、上级用顿号，下级用逗号，结束用句号）。2.印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室），印发日期用阿拉伯数字，居右空一字（如“印发机关：XX市人民政府办公厅印发日期：2024年X月X日”）。3.页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，居版心下边缘，单页码居右空一字，双页码居左空一字。四、行文规则（一）行文方向与关系公文按行文方向分为上行文（向上级机关）、下行文（向下级机关）、平行文（同级或不相隶属机关），需根据机关隶属关系（领导与被领导、业务指导与被指导）选择文种：领导关系（如市政府与区政府）：可用决定、通知、批复等下行文，请示、报告等上行文。业务指导关系（如市局与区局）：上级可发意见、通知指导工作，下级可发报告汇报，请示需经本级机关同意后上报。平行关系（如市政府与兄弟市政府）：用函、纪要等；不相隶属机关（如政府与企业）：用函商洽。（二）上行文规则1.请示应当一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。2.请示需标注联系人及电话，方便上级反馈。3.原则上主送一个上级机关，如需同时送其他机关，用“抄送”（不得抄送下级机关）。4.受双重领导的机关，请示需写明主送和抄送机关，由主送机关答复。（三）下行文规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关（重要下行文可抄送上级，普发下行文可省略主送机关）。2.涉及多个部门职权的事项，需协商一致后发文；未协商一致的，不得单独发文。（四）平行文规则1.商洽工作、询问答复需用函，态度谦和、内容明确。2.同级机关联合行文，需经各机关领导签字并标注“联合行文”。五、典型公文写作要点（一）请示与报告的区别（上行文核心）要素请示报告--------------------------------------------------------------------------目的请求指示、批准（需上级回复）汇报工作、反映情况（无需回复）内容一文一事，事项具体明确可一文多事，内容较宽泛结语“妥否，请批示”“以上请示，盼复”“特此报告”“以上报告，请审阅”（二）通知的写作技巧（使用最广）1.发布性通知：转发/印发文件，需注明“现转发给你们，请认真贯彻执行”。2.部署性通知：分“总体要求—主要任务—保障措施”三部分，任务需量化、责任到人。3.任免通知：简明扼要，如“经研究决定：任命XXX为XX职务，免去XXX的XX职务”。（三）总结的结构优化1.工作回顾：用数据、案例支撑成绩（如“完成项目X个，超额X%”），问题需客观（如“协同效率待提升”）。2.经验启示：提炼可复用的方法（如“‘清单式管理’提升了执行效率”）。3.下一步计划：对应问题，提出可操作的措施（如“建立跨部门协同机制”）。六、公文审核与归档（一）审核要点1.政治审核：内容是否符合党的路线方针政策，是否与上级精神一致。2.政策审核：是否符合法律法规、行业规范，表述是否准确。3.格式审核：版头、主体、版记要素是否齐全，排版是否规范。4.文