企业行政文件存档与资料管理制度

企业行政文件存档与资料管理制度一、适用范围与常见应用场景本制度适用于企业内部各类行政文件、资料的规范化管理，涵盖文件从形成到归档、保管、借阅、销毁的全生命周期管理。常见应用场景包括：日常行政文件处理：如通知、会议纪要、工作计划、总结、请示报告等文件的归档；专项资料管理：如合同协议、资质证书、证照复印件、员工档案、项目资料等分类存档；年度档案整理：每年年底对当年形成的文件进行系统梳理、分类、编号与归档；档案借阅与查询：员工因工作需要查阅、借阅已归档文件时的流程管理；电子档案管理：电子文件（如邮件、扫描件、电子文档）的存储、备份与查阅；档案移交与销毁：部门间档案移交、超期档案鉴定与销毁的规范操作。二、文件存档与资料管理标准化流程（一）文件分类与编号规则分类维度按部门：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部等；按类型：文书类（通知、纪要）、合同类（协议、合同）、证照类（资质、证照）、员工类（档案、名册）、项目类（立项报告、验收材料）等；按密级：公开级（内部共享）、内部级（部门内）、秘密级（需审批查阅）。编号规则格式：部门代码-文件类型代码-年份-流水号示例：ZL-WS-2024-001（综合管理部-文书类-2024年-第1号）部门代码：综合部（ZL）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、业务部（YW）；文件类型代码：文书（WS）、合同（HT）、证照（ZZ）、员工（YG）、项目（XM）。（二）归档前准备与审核文件收集：各部门指定专人（如文员）负责本部门文件收集，保证文件完整（含、附件、审批签批单），无缺页、破损。文件审核：内容审核：检查文件是否规范（如格式统一、表述准确、无错别字），审批流程是否完整（如请示类需经部门负责人审批）；敏感信息审核：确认文件密级，标注“公开/内部/秘密”字样。文件预处理：纸质文件：去除金属夹、回形针，采用无酸档案盒装订，每份文件附“归档文件封面”（含文件名称、编号、日期、页数）；电子文件：转换为PDF格式（避免格式兼容问题），命名规则与纸质文件编号一致，存储至指定服务器文件夹（如“D:/企业档案/2024年/综合管理部”）。（三）正式归档操作登记入册：纸质文件：填写《文件归档登记表》（见表1），注明文件名称、编号、形成部门、日期、页数、存放位置（如：档案室-A区-3柜-2层），归档人签字；电子文件：在档案管理系统中录入文件信息，电子文档，系统自动电子档案目录。上架存放：纸质档案：按“部门-年份-类型”顺序排列于档案柜，标签清晰（如“综合管理部-2024年-文书类”）；电子档案：服务器文件夹按“部门-年份-类型”分级存储，定期（每月）备份至移动硬盘或云端（如企业内部云盘），备份记录需存档。（四）档案借阅与归还流程借阅申请：员工填写《档案借阅申请表》（见表2），注明借阅文件名称/编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）、借阅人签字；密级文件需经部门负责人及以上领导审批，秘密级文件需经分管副总审批。借阅审批：综合管理部档案管理员审核申请表，确认权限与用途，符合条件的签字批准；电子档案借阅：经审批后，档案管理员在系统中开放查阅权限，禁止（特殊需求需经分管副总批准）。借阅与归还：纸质档案：借阅人持批准后的申请表至档案室登记，领取档案（需当面核对文件完整性），归还时档案管理员检查文件是否完好，确认无误后收回并注销借阅记录；电子档案：借阅人通过系统查阅，到期后系统自动关闭权限，如需延期需重新申请。（五）保管与定期维护环境管理：档案室保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、防盗门）；纸质档案柜定期清洁，避免阳光直射；电子服务器定期检查运行状态。定期检查：每季度：档案管理员核对纸质档案目录与实物，检查是否有缺失、损坏；电子档案备份文件与主存储文件一致性检查；每年：组织档案鉴定小组（由综合管理部、法务部、业务部代表组成）对档案保管状况进行评估，形成《档案年度检查报告》。（六）档案鉴定与销毁流程鉴定标准：超过保管期限的档案（如文书类保管期限10年，合同类保管期限15年）；失去保存价值的档案（如重复文件、内容不完整的草稿）。销毁流程：部门申请：档案形成部门提交《档案销毁审批表》（见表3），注明拟销毁档案名称、编号、保管期限、销毁原因；鉴定小组审核：对档案价值进行鉴定，确认可销毁的，由部门负责人、档案管理员签字；销毁执行：纸质档案：采用粉碎或焚烧方式（需有2人以上监销），监销人签字确认《档案销毁记录》；电子档案：从服务器及备份设备中彻底删除（不可恢复操作），记录删除时间与操作人。三、配套管理工具表单表1：文件归档登记表序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数存放位置密级归档人归档日期备注1关于2024年春节放假的通知ZL-WS-2024-001综合管理部2024-01-152档案室-A区-3柜-1层公开张*2024-01-16-2XX项目合作协议YW-HT-2024-002业务部2024-02-2015档案室-B区-1柜-2层秘密李*2024-02-22附审批单表2：档案借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期联系方式业务部王*2024-03-01借阅文件信息借阅用途借阅期限文件名称：XX项目验收报告；编号：XM-YS-2024-003项目复盘2024-03-03审批意见审批人审批日期同意借阅，按时归还。赵*(业务部负责人)2024-02-29综合管理部审核：档案管理员：归还状态：□已归还□未归还刘*(档案管理员)2024-03-01表3：档案销毁审批表拟销毁档案名称文件编号保管期限形成日期销毁原因2023年工作总结（草稿）ZL-WS-2023-00510年2023-12-05内容重复，无保存价值鉴定小组意见部门负责人审批档案管理员确认经鉴定，该档案无继续保存必要，同意销毁。陈*(综合管理部负责人)2024-03-10监销人销毁日期备注张、刘2024-03-15纸质档案已粉碎，记录存档四、执行过程中的关键要点提示及时性原则：文件应在形成后30日内完成归档，避免积压；电子文件需在24小时内至指定服务器。保密性原则：秘密级档案需单独存放，借阅需经分管副总审批，严禁私自复制、摘抄；电子档案设置访问权限，定期更新密码。完整性原则：归档文件需包含所有附件、审批记录，不得遗漏；借阅档案时借阅人与档案管理员共同检查文件完整性，归还时确认无涂改、损毁。可追溯性原则：所有操作（归档、借阅、销毁）需留有书面或电子记录，保证每份档案的流向可查；档案管理员变动时，需办