规范用章流程制度

PAGE规范用章流程制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用章流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有以公司名义对外开展业务活动时涉及的各类印章的使用管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的文件签署或业务办理，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：在签订各类经济合同、协议时使用，明确合同的法律效力。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部工作的相关文件、资料等。（四）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保用章行为合法合规。2.审批授权原则：所有印章使用均需经过严格的审批流程，获得相应的授权后方可使用。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.登记备案原则：对每一次印章使用进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。2.行政部门应根据公司实际需要，按照相关规定向公安机关提出刻章申请，并提交所需材料。3.印章刻制完成后，行政部门应及时进行验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并报公司领导审批。2.经审批同意后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章正式启用时间和使用要求。3.印章启用后，行政部门应将印章印模留存一份，交档案室存档，并在印章保管登记表上进行登记。三、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人章由总经理办公室指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。4.部门印章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管。3.印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如需携带外出使用，必须经公司领导批准，并办理相关手续。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外发布的重要文件、报告、函件、合同、协议等；代表公司出席重要会议、活动；办理公司营业执照、税务登记证等各类证照的年检、变更等手续；以及其他需要加盖公司公章的事项。2.法定代表人章主要用于特定文件的签署，如授权委托书、董事会决议等。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章主要用于签订各类经济合同、协议等。5.部门印章主要用于本部门内部工作的相关文件、资料、报表等的盖章确认。（二）使用流程1.申请：用章申请人应填写《用章申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、用章时间等信息，并附上相关文件或资料。2.审批：用章申请表应按照公司内部审批流程进行流转，由相关部门负责人、分管领导、总经理等依次进行审批。审批人应认真审核用章事项的合法性、真实性和必要性，确保用章行为符合公司利益和规定。3.用印：经审批同意后，用章申请人持《用章申请表》及相关文件到印章保管人员处办理用印手续。印章保管人员应仔细核对用章申请表上的审批意见、用章事项、文件内容等信息，确认无误后，在用章文件上加盖相应印章，并在《用章登记表》上进行详细登记，注明用章日期、用章文件名称、用章份数、用章申请人等信息。4.盖章后文件的处理：用印完成后，用章申请人应及时将加盖印章的文件妥善保管，并按照文件要求进行后续处理。如文件需要对外发送，应按照公司文件管理规定进行登记、编号、封装等操作，并确保文件传递的安全和及时。（三）特殊情况用章1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行用章时，用章申请人应电话向相关领导请示，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.涉及重大事项或重要文件的用章，如对外投资、融资、担保等合同协议，应在公司法律顾问的审核指导下进行用章操作。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并报公司领导审批。2.经审批同意后，行政部门应发布印章停用通知，明确印章停用时间和后续处理要求。（二）印章销毁1.停用的印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.印章销毁由行政部门会同相关部门共同进行，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息。3.印章销毁记录应留存一份交档案室存档，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.用章流程执行情况，包括用章申请、审批、用印等环节是否规范。3.用章文件的合法性、真实性和完整性，是否存在违规用章行为。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违规用章给公司造成经济损失或其