规范乡镇文件制度

PAGE规范乡镇文件制度一、总则（一）目的为了加强乡镇文件管理，提高文件处理效率，确保文件的准确性、完整性和安全性，促进乡镇各项工作的规范化、制度化和科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇各部门、各行政村（社区）在工作中形成、使用和管理的各类文件，包括但不限于上级文件、本级文件、会议文件、请示报告、通知通报、工作方案、工作总结等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和上级有关文件管理的规定，确保文件管理工作合法合规。2.准确及时原则：文件的起草、审核、印发、传递、归档等环节要准确无误，及时高效，确保文件能够及时传达和执行。3.安全保密原则：加强文件的安全保密管理，防止文件泄露、丢失和损坏，确保文件信息安全。4.精简高效原则：精简文件数量，提高文件质量，避免文件冗长、繁琐，提高文件处理效率。二、文件的起草与审核（一）起草要求1.主题明确：文件内容应围绕乡镇中心工作和重点任务，主题鲜明，重点突出。2.内容准确：文件所涉及的政策、法规、数据等应准确无误，引用文件要注明文号和日期。3.语言规范：文件语言应简洁明了、通俗易懂、逻辑严谨，避免使用生僻字、模糊不清的词汇和语句。4.格式统一：文件格式应符合国家和上级有关规定，一般包括标题、文号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期等。（二）审核流程1.初审：文件起草完成后，起草部门负责人应进行初审，重点审核文件内容是否符合要求、语言是否规范、格式是否统一等。初审通过后，将文件提交给分管领导审核。2.审核：分管领导应认真审核文件内容，对文件的必要性、可行性、准确性等进行全面审查。审核通过后，在文件上签署意见并提交给主要领导审批。3.审批：主要领导对文件进行最终审批，签署审批意见。审批通过的文件方可印发。（三）特殊情况处理对于紧急文件或涉及重大事项的文件，可根据实际情况简化审核流程，但必须确保文件内容准确无误，并及时向主要领导汇报。三、文件的印发与传递（一）印发管理1.文件印发前，办公室应认真核对文件内容、格式、文号等，确保文件准确无误。2.文件印发数量应根据实际需要确定，严格控制文件印发范围，避免文件滥发。3.文件印发时，应按照规定的格式和排版要求进行排版，确保文件印刷质量。（二）传递方式1.纸质文件传递：对于需要纸质文件传递的，应通过机要通信、专人送达等方式进行传递，确保文件安全、及时送达。2.电子文件传递：对于需要电子文件传递的，应通过电子邮件、政务内网等方式进行传递，并确保文件的保密性和完整性。传递电子文件时，应注明文件的密级和有效期。（三）文件签收与登记1.文件传递后，接收部门或个人应及时签收文件，并在文件签收登记簿上签字确认。2.文件签收登记簿应详细记录文件的名称、文号、发文单位、发文日期、签收时间、签收人等信息。四、文件的阅读与办理（一）阅读要求1.各部门、各行政村（社区）应及时组织人员阅读上级文件和本级文件，确保文件精神及时传达和贯彻落实。2.阅读文件时，应认真领会文件精神，结合实际工作，提出具体的贯彻落实意见和措施。（二）办理流程1.承办部门或个人收到文件后，应根据文件要求及时办理，并在规定的时间内将办理结果反馈给发文部门。2.文件办理过程中，如需协调其他部门或单位，承办部门应及时与相关部门或单位沟通协调，确保文件办理顺利进行。3.对于需要多个部门协同办理的文件，由牵头部门负责组织协调，各协办部门应积极配合，共同完成文件办理工作。（三）催办与督办1.办公室应定期对文件办理情况进行催办和督办，及时掌握文件办理进度，确保文件按时办理完毕。2.对于逾期未办理的文件，办公室应及时向承办部门或个人发出催办通知，督促其尽快办理。对于因特殊原因无法按时办理的，承办部门或个人应及时向办公室说明情况，并提出延期办理申请。3.对于重要文件或领导批示的文件，办公室应进行重点督办，确保文件办理质量和效果。五、文件的归档与保管（一）归档范围1.上级文件：包括党和国家领导人的重要讲话、上级党委和政府的文件、上级部门的文件等。2.本级文件：包括乡镇党委、政府的文件、乡镇各部门的文件等。3.会议文件：包括乡镇党委和政府召开的各类会议的文件、材料等。4.请示报告：包括乡镇各部门、各行政村（社区）向上级部门或乡镇党委、政府的请示报告等。5.通知通报：包括乡镇党委和政府发布的各类通知、通报等。6.工作方案：包括乡镇各部门、各行政村（社区）制定的各类工作方案、计划等。7.工作总结：包括乡镇各部门、各行政村（社区）的年度工作总结、专项工作总结等。8.其他文件：包括乡镇在工作中形成的各类合同、协议、报表、统计资料等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，分类准确，编目规范。2.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制归档文件目录。3.归档文件应装订整齐，采用线装或不锈钢夹装订，避免使用金属钉装订。4.归档文件应编制页码，页码应标注在文件正面的右下角，背面的左下角。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对乡镇工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。2.定期保管：凡是反映乡镇一般工作活动，在一定时期内对乡镇工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。（四）保管方式1.纸质文件保管：纸质文件应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.电子文件保管：电子文件应存储在专门的电子存储设备上，并进行备份。电子存储设备应定期进行检查和维护，确保电子文件的安全性和完整性。六、文件的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅文件的，应填写文件查阅申请表，经部门负责人或分管领导批准后，到办公室查阅。2.查阅文件时，应在办公室指定的地点进行，不得将文件带出办公室。如需复印文件，应经办公室同意，并按照规定的程序进行复印。3.查阅文件时，应爱护文件，不得在文件上涂改、圈划、批注等。查阅完毕后，应及时将文件归还办公室。（二）借阅规定1.因工作需要借阅文件的，应填写文件借阅申请表，经部门负责人或分管领导批准后，到办公室办理借阅手续。2.借阅文件时，应向办公室出具借条，并注明借阅文件的名称、文号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅文件的期限一般不得超过15天，如需延期借阅，应提前向办公室提出申请。4.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、圈划、批注等。借阅完毕后，应及时将文件归还办公室。（三）特殊情况处理对于涉及国家机密、商业秘密等重要文件，应严格按照国家有关保密规定进行查阅和借阅，未经批准，不得擅自查阅和借阅。七、文件的保密与销毁（一）保密规定1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强文件的保密管理，确保文件信息安全。2.对涉及国家机密、商业秘密等重要文件，应按照规定的密级进行管理，严格控制知悉范围。3.在文件起草、审核、印发、传递、阅读、办理、归档、保管等过程中，应采取必要的保密措施，防止文件泄露。4.对接触重要文件的人员，应进行保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。（二）销毁程序1.文件销毁前，应进行鉴定，确定文件是否已失去保存价值。对于已失去保存价值的文件，应填写文件销毁申请表，经部门负责人或分管领导批准后，进行销毁。2.文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。3.文件销毁时，应指定专人负责监