造价审计存档制度规范

PAGE造价审计存档制度规范一、总则（一）目的为加强公司造价审计工作的规范化管理，确保造价审计资料的完整性、准确性和可追溯性，提高审计工作质量和效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有造价审计项目的存档管理工作，包括但不限于工程建设项目、修缮项目等涉及造价审计的各类业务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部相关规定，确保存档工作合法合规。2.真实完整原则：保证存档资料真实反映造价审计工作的全过程和结果，资料应齐全、完整，不得遗漏重要信息。3.分类管理原则：按照造价审计项目的类别、阶段等进行科学分类，便于资料的整理、查找和使用。4.安全保密原则：确保存档资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏，同时对涉及公司商业秘密和敏感信息的资料严格保密。二、存档资料的范围（一）审计准备阶段资料1.项目立项文件：包括项目可行性研究报告、立项批复等，明确项目的建设背景、目的和规模。2.审计委托书：记录委托审计的相关事项，如审计范围、审计要求、审计期限等，明确双方的权利和义务。3.工程相关资料：如工程设计图纸、施工图纸、技术规范、工程量清单、招标及投标文件等，为审计工作提供基础数据。4.审计计划：详细规划审计工作的步骤、方法、人员安排以及时间进度等，确保审计工作有序开展。（二）审计实施阶段资料1.审计工作底稿：记录审计人员在审计过程中获取的审计证据、分析过程和审计结论等，是审计工作的重要记录。2.审计取证材料：包括与被审计单位沟通的记录、现场勘查记录、对相关人员的访谈记录、文件资料的复印件等，作为支持审计结论的依据。3.审计计算过程：详细记录造价审计中各项费用的计算依据、方法和过程，确保计算结果准确无误。4.审计调整记录：对于审计过程中发现的问题进行调整的记录，包括调整事项、调整依据和调整结果等。（三）审计报告阶段资料1.审计报告：全面反映造价审计工作的结果，包括审计概况、审计发现的问题、审计结论和建议等，是审计工作的最终成果体现。2.被审计单位反馈意见：记录被审计单位对审计报告的意见和看法，以及审计人员对反馈意见的处理情况。3.审计报告审批文件：包括审计报告的内部审批流程记录，如各级领导的审批意见、签字等，确保审计报告的准确性和权威性。（四）其他相关资料1.会议纪要：记录造价审计过程中涉及的重要会议内容，包括会议讨论的问题、决策结果等。2.往来函件：与被审计单位、相关部门或外部机构之间的往来信件、传真、电子邮件等，涉及审计工作的沟通协调事项。3.其他补充资料：根据审计项目的具体情况，可能需要补充的其他相关资料，如特殊事项的说明、专家意见等。三、存档资料的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的存档资料进行全面清理，剔除无关、重复或无效的资料。2.对资料进行编号，确保每份资料都有唯一的标识，便于查找和管理。3.对资料进行分类整理，同一类别的资料应集中存放，并按照一定的顺序排列。（二）分类方法1.按项目分类：以每个造价审计项目为单位，将该项目的所有存档资料集中在一起，形成一个独立的项目档案。2.按阶段分类：在每个项目档案内，按照审计准备阶段、审计实施阶段、审计报告阶段和其他相关资料进行分类存放，便于清晰反映审计工作的全过程。3.按资料类型分类：在每个阶段内，再按照资料的具体类型进行细分，如审计工作底稿可分为工程量审计底稿、造价指标分析底稿等；审计取证材料可分为文件资料、访谈记录、现场勘查记录等。四、存档资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储：对于重要的纸质存档资料，应采用专用的档案盒或文件夹进行存放，并在档案盒或文件夹上标明项目名称、资料类别、存放日期等信息。2.电子档案存储：将电子存档资料存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照电子档案管理的相关规定进行分类存储。建立电子档案目录索引，便于快速查找和调用。3.备份存储：对重要的电子档案应进行定期备份，备份存储介质可采用光盘、磁带或外部硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。（二）保管环境1.纸质档案保管：档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保纸质档案的安全。2.电子档案保管：服务器或存储设备应具备良好的运行环境，包括稳定的电源供应、适当的温度和湿度控制等。定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）保管期限1.一般项目档案：造价审计项目档案的保管期限为自项目结束之日起[X]年。2.重大项目档案：对于涉及金额较大、影响范围较广或具有重要历史意义的重大造价审计项目档案，保管期限可适当延长至[X]年。3.特殊规定项目档案：对于法律法规或行业标准有特殊保管期限要求的项目档案，按照相关规定执行。（四）保管责任1.档案管理人员职责：指定专人负责造价审计存档资料的保管工作，档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉公司的档案管理制度和流程。2.定期检查：档案管理人员应定期对存档资料进行检查，包括资料的完整性、存储环境的安全性等，发现问题及时处理并记录。3.责任追究：对于因保管不善导致存档资料丢失、损坏或泄露的，将追究相关责任人的责任。五、存档资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅造价审计存档资料的，应填写《存档资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。2.查阅限制：查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出指定地点。查阅过程中应保持资料的整洁和完整，不得涂改、损坏或抽取资料。3.查阅记录：档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等，以备查询。（二）借阅规定1.内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅造价审计存档资料的，除填写《存档资料查阅申请表》并经所在部门负责人审批外，还需经档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅手续：借阅人员应向档案管理人员办理借阅登记手续，领取借阅资料，并在规定期限内归还。归还时，档案管理人员应认真检查资料的完整性和无损情况。3.外部借阅：因特殊情况需要将造价审计存档资料借给外部单位或个人的，必须经公司主管领导批准，并签订保密协议。外部借阅人员应严格按照公司规定使用资料，不得擅自复制、传播或用于其他非指定用途。六、存档资料的销毁（一）销毁条件1.存档资料保管期限已满，且按照规定无需继续保存的。2.存档资料因自然灾害、意外事故等原因导致损坏无法修复，且已无使用价值的。3.经公司相关部门审核批准，确认存档资料已无保留必要的其他情况。（二）销毁程序1.提出申请：由档案管理部门根据存档资料的保管期限和实际情况，提出销毁申请，填写《存档资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、数量、存放地点、保管期限等信息。2.审核批准：《存档资料销毁申请表》经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.监销确认：销毁工作完成后