采购领域规范管理制度

PAGE采购领域规范管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购领域的各项活动，确保采购工作的合法性、合规性、高效性和公正性，保障公司利益，提高采购质量，降低采购成本，促进公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：遵循公司内部制定的各项规章制度和流程，确保采购过程规范有序。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，采购过程应接受监督，确保公平竞争。4.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，依据客观标准进行采购决策。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.各部门根据业务发展需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.对于紧急采购需求，应及时与采购部门沟通，并说明紧急原因和预计交货时间。（二）采购申请审批1.采购需求部门填写采购申请表，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购申请表应详细说明采购项目的必要性、预算金额、采购方式等内容。3.采购部门对采购申请进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算的准确性以及采购方式的适用性。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与需求部门沟通并提出修改意见。4.经采购部门审核通过的采购申请，按照公司审批权限规定，提交至相应层级的领导进行审批。审批通过后，采购申请生效，进入采购执行阶段。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。对于符合基本要求的潜在供应商，采购部门安排实地考察或要求其提供样品进行测试，以进一步了解其实际情况。2.供应商评估与准入采购部门定期对已合作的供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于新申请准入的供应商，采购部门应按照公司制定的供应商准入标准进行审核，审核通过后，将其纳入供应商信息库，并给予相应的供应商等级。3.供应商淘汰与更换对于连续两次评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时将其从供应商信息库中淘汰，并停止与其合作。在采购过程中，如发现供应商存在严重违约行为或产品质量问题，采购部门有权立即终止合作，并采取相应的措施，如要求供应商承担违约责任、更换供应商等。（四）采购方式确定1.采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，综合考虑选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到国家规定的公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购。对于未达到公开招标数额标准，但符合其他采购方式适用条件的项目，可以采用相应的采购方式进行采购。3.在确定采购方式时，采购部门应严格按照相关法律法规和公司规定的程序进行审批，并确保采购方式的选择符合公平、公正、公开的原则。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟订采购合同条款，合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同草案经采购部门负责人审核后，提交至公司法律部门进行合法性审查。法律部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.根据法律部门的审查意见，采购部门与供应商对合同条款进行修改和完善，确保合同的合法性和有效性。4.采购合同经双方签字盖章后生效，并按照合同约定履行各自的义务。采购部门应建立采购合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现订单执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题。（七）采购验收1.采购物品到货前，采购部门应通知相关验收部门和人员做好验收准备工作。验收部门和人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行验收。2.对于重要的采购项目或金额较大的采购物品，应组织成立专门的验收小组进行验收。验收小组应由采购部门、使用部门、质量部门等相关人员组成，共同对采购物品进行验收。3.验收过程中，如发现采购物品存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题，验收人员应及时填写验收报告，并要求供应商限期整改或退换货。4.采购物品经验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认，并将验收报告提交至采购部门。采购部门根据验收结果办理付款手续。（八）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.付款申请单应详细说明采购项目的名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。3.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况是否符合约定、验收报告是否真实有效、付款金额是否准确等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。4.对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定的预付款比例申请预付款。在支付预付款时，应严格控制风险，确保预付款的安全收回。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过与多家供应商谈判、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。建立市场价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略，确保采购成本的合理性。2.供应商风险应对加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的资质和信誉良好。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为，降低供应商违约风险。建立供应商备用机制，对于重要的采购项目，选择多家供应商作为备用，以防止因单一供应商出现问题而影响采购业务的正常开展。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强对采购物品的检验和验收工作，严格按照相关标准进行检验，确保采购物品的质量符合要求。对于质量不合格的采购物品，及时与供应商沟通协商，要求其承担违约责任，采取退换货、整改等措施，确保公司利益不受损失。4.合同风险应对加强采购合同的管理，严格按照合同签订流程进行合同拟订、审核、签订等工作，确保合同的合法性和有效性。定期对采购合同进行审查和清理，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，防范合同风险。对于合同变更、终止等情况，应按照合同约定和公司规定的程序进行处理，确保合同变更、终止的合法性和合规性。5.付款风险应对建立健全付款审批制度，严格按照公司财务管理制度办理付款手续，确保付款金额准确、付款时间合理。加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时掌握供应商的交货情况和验收结果，避免因供应商未履行合同义务而导致付款风险。对于存在付款风险的采购项目，应采取相应的风险防范措施，如要求供应商提供担保、暂扣部分货款等，确保公司资金安全。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。3.公司设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，公司应及时进行调查处理，并对举报人给予保护和奖励。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息，确保采购活动合法合规。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应主动接受社会公众的监督，及时公开采购信息和采购结果，提高采购活动的透明度。五、采购人员管理（一）人员资质与培训1.采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力、风险意识和责任心。2.公司定期组织采购人员参加业务培训和法律法规培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容包括采购流程、供应商管理、合同管理、风险管理、法律法规等方面。（二）职业道德与廉洁自律1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公