物料存卡制度规范

PAGE物料存卡制度规范一、总则（一）目的为加强公司物料管理，规范物料存卡的使用与管理，确保物料信息准确、及时、完整，保障生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及物料存储、流转的部门和岗位，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.准确性原则物料存卡记录应准确反映物料的实际收发存情况，确保数据真实可靠。2.及时性原则物料收发业务发生后，应及时在存卡上进行记录，不得延误。3.规范性原则物料存卡的填写、使用、保管等应遵循统一的规范和标准，保持一致性。4.完整性原则物料存卡应涵盖物料管理的各个环节，包括物料的基本信息、收发记录、库存余额等，确保信息完整。二、物料存卡的设置（一）存卡格式1.物料存卡应采用统一的格式，包括物料编号、名称、规格型号、计量单位、库存限额、收发记录、库存余额等栏目。2.物料编号应按照公司统一的编码规则编制，确保唯一性和系统性。3.名称、规格型号应与物料采购合同或相关技术文件一致。4.计量单位应采用国家法定计量单位。（二）存卡标识1.物料存卡应设置在物料存放的显著位置，便于识别和查阅。2.存卡上应标明物料的类别、编号、名称等关键信息，以便快速定位和区分不同物料。（三）存卡数量1.每种物料应设置一张存卡，确保一物一卡。2.对于贵重物料或特殊物料，可根据实际情况增加存卡数量，如分批次记录、分仓位记录等。三、物料存卡的填写（一）基本信息填写1.物料存卡的基本信息应在物料入库时一次性填写完整，包括物料编号、名称、规格型号、计量单位、库存限额等。2.库存限额应根据物料的消耗规律、生产计划等因素合理确定，并经相关部门审核批准。（二）收发记录填写1.收料记录收料日期：填写物料实际入库的日期。供应商名称：填写供应物料的供应商全称。入库单号：填写物料入库时的单号。数量：填写实际入库的物料数量。规格型号：填写入库物料的规格型号。质量状况：填写物料的质量检验结果，如合格、不合格等。2.发料记录发料日期：填写物料实际发放的日期。领料部门：填写领用物料的部门名称。领料单号：填写物料发放时的单号。数量：填写实际发放的物料数量。用途：填写物料的使用用途。（三）库存余额计算1.库存余额=上期库存余额+本期入库数量本期出库数量。2.每日业务结束后，应及时计算并更新库存余额，确保存卡数据的准确性。（四）填写要求1.存卡填写应使用蓝黑墨水或碳素墨水笔，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色记录工具。2.填写内容应清晰、工整、准确，不得随意涂改。如有涂改，应加盖涂改人印章或签名，并注明涂改日期。3.收发记录应按照业务发生的先后顺序依次填写，不得跳行、隔页。四、物料存卡的使用（一）仓库管理部门1.仓库管理人员负责物料存卡的日常维护和管理，确保存卡信息与实物一致。2.根据物料的收发情况，及时在存卡上进行记录，并定期核对库存余额。3.对库存物料进行盘点时，应依据物料存卡进行实物清点，确保账实相符。（二）采购部门1.采购人员应根据物料存卡的库存余额和生产需求，及时安排物料采购计划。2.在采购过程中，应关注物料的到货情况，并及时通知仓库管理人员办理入库手续。（三）生产部门1.生产人员应根据生产计划和物料需求，填写领料单，到仓库领取物料。2.在生产过程中，应合理使用物料，避免浪费，并及时将剩余物料退回仓库。（四）质量控制部门1.质量检验人员应依据物料存卡对入库物料进行质量检验，并在存卡上记录检验结果。2.对不合格物料，应及时通知相关部门进行处理，并在存卡上注明处理情况。五、物料存卡的保管（一）保管责任1.仓库管理人员负责物料存卡的保管工作，确保存卡安全、完整。2.不得擅自将物料存卡转借、转让或带出仓库。（二）保管期限1.物料存卡应妥善保管，保管期限为自物料入库之日起[X]年。2.保管期限届满后，经相关部门批准，方可进行销毁处理。（三）保管环境1.物料存卡应存放在干燥、通风、防火、防潮的仓库内，避免存卡受潮、发霉、损坏。2.不得将存卡与易燃、易爆、腐蚀性等物品混放。六、物料存卡的盘点与核对（一）盘点计划1.仓库管理部门应制定年度物料盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等。2.盘点计划应报公司管理层批准后实施。（二）盘点方法1.定期盘点每月末或每季度末，仓库管理人员应对库存物料进行全面盘点。盘点时，应依据物料存卡逐一核对实物，确保账实相符。2.不定期盘点公司可根据实际情况，不定期组织对重点物料或关键仓库进行盘点。不定期盘点可采用抽查、专项盘点等方式进行。（三）核对差异处理1.盘点过程中，如发现账实不符，应及时查明原因，并填写物料盘点差异表。2.对于盘盈的物料，应查明原因后办理入库手续，并在存卡上记录；对于盘亏的物料，应查明原因后按照相关规定进行处理，并在存卡上调整库存余额。3.物料盘点差异表应经相关部门审核签字后存档，作为物料管理的重要依据。七、物料存卡的信息化管理（一）信息化系统建设1.公司应建立物料管理信息化系统，将物料存卡信息纳入系统管理。2.信息化系统应具备物料信息录入、查询、统计、分析等功能，并与采购、仓库、生产等部门的业务系统实现数据共享。（二）数据录入与维护1.仓库管理人员应及时将物料收发存信息录入信息化系统，确保系统数据与物料存卡一致。2.系统管理员应定期对物料存卡数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化系统应用1.采购部门可通过信息化系统查询物料库存余额，合理安排采购计划。2.生产部门可通过信息化系统了解物料库存情况，及时领取物料，避免因缺料影响生产。3.管理层可通过信息化系统对物料管理情况进行实时监控和分析，为决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对物料存卡制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。2.监督检查内容包括物料存卡的填写、使用、保管、盘点等情况。（二）考核机制1.公司应建立物料存卡管理考核机制，对相关部门和人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括物料存卡信息准确性、及时性、完整性，库存账实相符率等。3.对于在物料存卡管理工作中表现优秀的部门和人员，应给予表彰和奖励；对于违反制度规定的，应给予相应的处罚。九、附则