外事资料制度规范

PAGE外事资料制度规范一、总则（一）目的为加强公司外事资料管理，确保外事工作的顺利开展，维护公司利益，特制定本制度规范。本制度旨在规范外事资料的收集、整理、存储、使用、共享及保密等环节，提高外事工作效率，保障外事信息安全。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外事活动的部门和人员，包括但不限于国际业务拓展、对外交流合作、外事接待等相关工作。（三）基本原则1.合法性原则：外事资料管理应严格遵守国家法律法规以及相关国际条约和惯例，确保所有资料的收集、处理和使用符合法律要求。2.真实性原则：外事资料必须真实、准确地反映外事活动的实际情况，不得虚假记录或篡改信息。3.完整性原则：全面收集与外事活动相关的各类资料，确保资料的完整性，以便为外事决策、工作开展及后续总结提供充分依据。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、国家机密等敏感信息的外事资料，应严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：统一规范外事资料的格式、内容要求及管理流程，确保资料的规范性和一致性，便于管理和查询。二、外事资料的分类与范围（一）外事文件类1.上级部门下发的外事政策文件、通知、规定等：包括国家及地方政府对外事工作的指导意见、管理办法等，是公司开展外事活动的政策依据。2.公司制定的外事规章制度、工作流程、应急预案等：明确公司外事工作的内部规范和操作要求，确保外事活动有序进行。3.外事会议纪要：记录外事会议的主要内容、决策事项及工作安排，是传达会议精神、指导后续工作的重要文件。（二）外事活动资料类1.外事活动策划方案：详细规划外事活动的目标、内容、流程、参与人员、时间安排及预算等，为活动的顺利开展提供指导。2.邀请函、请柬、日程安排、接待计划等：与外事活动相关的各类邀请文件及活动期间的日程安排和接待计划，体现活动的组织和协调情况。3.活动现场照片、视频、音频等资料：直观记录外事活动的现场情况，包括活动场景、嘉宾交流、重要仪式等，为活动总结和宣传提供素材。4.活动成果报告：总结外事活动的成效、达成的目标、取得的经验及存在的问题等，为后续外事工作提供参考。（三）外事合作项目资料类1.合作项目协议、合同：明确公司与国外合作伙伴在项目合作中的权利、义务、合作内容、期限、费用等条款，是项目实施的法律依据。2.项目可行性研究报告：对合作项目的技术可行性、经济合理性、环境影响等进行全面分析和论证，为项目决策提供依据。3.项目进展报告：定期汇报合作项目的工作进度、阶段性成果、遇到的问题及解决方案等，确保项目按计划推进。4.项目验收报告：在项目完成后，对项目的实施情况、成果质量、经济效益等进行全面评估和验收，总结项目经验。（四）外事人员资料类1.外事工作人员的简历、培训记录、资质证书等：记录外事工作人员的基本信息、专业技能培训情况及相关资质证书，为人员管理和调配提供参考。2.外事人员的出国（境）审批文件、护照签证信息、境外行程安排等：涉及外事人员出国（境）开展工作的相关审批文件及行程信息，确保人员出入境合规及行程安全。（五）外事往来信函类1.与国外机构、企业、个人的往来信件、邮件、传真等：包括商务沟通、合作洽谈、信息交流等方面的信函，是外事交流的重要书面记录。2.对外宣传资料：如公司宣传册、产品介绍、文化资料等，用于向国外合作伙伴、客户等展示公司形象和业务情况。三、外事资料的收集与整理（一）收集责任1.外事活动主办部门负责活动期间各类资料的收集工作，明确专人负责资料的及时收集和整理，确保资料的完整性和准确性。2.涉及外事合作项目的部门，应指定专人负责项目资料的收集，按照项目进展阶段及时整理归档相关资料。3.外事往来信函由收发部门或个人负责收集，并及时移交外事资料管理部门进行统一整理。（二）收集要求1.收集的外事资料应内容完整、格式规范、字迹清晰，确保资料的原始性和真实性。2.对于电子资料，应确保存储介质的安全性，并及时进行备份，防止数据丢失。3.收集过程中发现资料存在缺失或不完整的情况，应及时与相关人员沟通补充，确保资料的全面性。（三）整理方法1.按照外事资料的分类标准，对收集到的资料进行分类整理，建立清晰的资料目录和索引，便于查找和管理。2.对于纸质资料，应进行编号、装订，并在封面注明资料名称、日期、来源等信息；对于电子资料，应按照规范的文件夹结构进行存储，并命名清晰准确。3.对整理后的外事资料进行初步审核，检查资料的准确性和完整性，对于不符合要求的资料及时进行修正或补充。四、外事资料的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的外事资料档案室，配备必要的档案存储设备，如档案柜、密集架、防火防潮防虫设施等，确保纸质资料的安全存储。2.建立电子资料存储系统，采用服务器存储或云存储等方式，对外事电子资料进行集中存储，并设置严格的访问权限管理，确保数据安全。（二）保管期限1.外事文件类资料，按照国家档案管理规定及公司相关要求确定保管期限，一般分为长期、中期和短期保管。2.外事活动资料类、外事合作项目资料类等，根据项目的重要性和后续参考价值确定保管期限，原则上应保存至项目结束后一定期限。3.外事人员资料类，保存至外事人员离职后一定期限，以确保人员信息的完整性和可追溯性。4.外事往来信函类，根据信函的重要性和涉及事项的性质确定保管期限，重要信函应长期保存。（三）保管责任1.外事资料档案室应指定专人负责资料的日常保管工作，定期对资料进行检查、清点和维护，确保资料的完好无损。2.对于超过保管期限的外事资料，应按照公司档案销毁程序进行鉴定和销毁，确保资料管理的时效性和安全性。3.在资料保管过程中，如发现资料丢失、损坏或泄露等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理，同时追究相关人员的责任。五、外事资料的使用与共享（一）使用权限1.公司内部人员因工作需要查阅外事资料的，应填写《外事资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称及查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到外事资料管理部门办理查阅手续。2.涉及公司核心机密或重要外事信息的资料，查阅权限仅限于公司高层管理人员及相关业务负责人，并需经公司主管领导批准。3.外事资料原则上不得外借，如有特殊情况需要外借的，必须经公司主管领导批准，并办理严格的借阅手续，明确归还期限和保密责任。（二）共享范围1.外事资料的共享应遵循最小化原则，根据工作需要，仅限于相关部门和人员之间共享，确保资料的保密性和安全性。2.对于涉及公司商业秘密、国家机密等敏感信息的外事资料，严禁未经授权的共享和传播。3.在与国外合作伙伴进行资料共享时，应严格遵守双方签订的保密协议和相关法律法规，确保公司利益不受损害。（三）使用规范1.使用外事资料时，应严格遵守公司的保密制度和相关规定，不得擅自复制、传播、篡改资料内容。2.如需对外提供外事资料，应按照公司对外信息发布流程进行审核和审批，确保资料的准确性和合规性。3.使用后的外事资料应及时归还外事资料管理部门，不得随意丢弃或留存。六、外事资料的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、国家机密等敏感信息的外事资料，应采取加密存储、专人保管、严格访问权限控制等保密措施，防止信息泄露。2.在资料的收集、整理、存储、使用和共享过程中，工作人员应严格遵守保密制度，不得在非保密场所谈论或处理敏感外事资料。3.加强对外事资料管理场所的安全防范，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入资料存储区域。（二）保密培训1.定期组织外事工作人员参加保密培训，提高保密意识和技能，使其熟悉外事资料保密管理的相关规定和要求。2.在新员工入职培训及外事工作专项培训中，应将保密教育作为重要内容，确保所有外事工作人员了解保密责任和义务。（三）保密监督与检查1.外事资料管理部门应定期对外事资料的保密情况进行监督检查，发现问题及时整改，并对违规行为进行严肃处理。2.公司内部审计部门应将外事资料保密管理纳入审计范围，定期对外事资料的管理情况进行审计，确保保密制度得到有效执行。七、外事资料的数字化管理（一）数字化流程1.对纸质外事资料进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，能够准确反映原始资料内容。2.扫描后的电子资料应按照规范的命名和存储方式进行整理，建立电子索引目录，便于快速检索和查询。3.对数字化资料进行质量检查，确保图像质量符合要求，数据准确无误，对于不符合要求的数字化资料及时进行重新扫描或修正。（二）数字化存储与备份1.将数字化外事资料存储于公司电子资料存储系统中，按照分类目录进行存储管理，确保数据的安全性和可访问性。2.定期对数字化资料进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失或损坏。同时，建立备份数据的恢复测试机制，确保在需要时能够及时恢复数据。（三）数字化利用1.利用数字化技术对外事资料进行检索、分析和统计，提高资料的利用效率和管理水平。例如，通过关键词检索功能快速查找所需资料，利用数据分析工具对外事活动数据进行统计分析，为外事决策提供支持。2.推动外事资料的数字化共享，通过公司内部网络平台或专门的外事资料管理系统，实现相关部门和人员之间的数字化资料共享，提高工作协同效率。八、外事资料的销毁与处置（一）销毁条件1.外事资料达到保管期限，且经过鉴定确认无继续保存价值的，应按照规定进行销毁。2.因机构调整、业务变更等原因，导致外事资料不再具有使用价值的，可进行销毁处理。3.外事资料在保管过程中出现损坏、遗失等情况，无法修复或找回，且确认对公司无重大影响的，可进行销毁。（二）销毁程序1.外事资料管理部门提出销毁申请，填写《外事资料销毁申请表》，详细说明拟销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请经所在部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.批准后，由外事资料管理部门会同公司相关部门（如审计部门、法务部门等）共同实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并形成销毁记录文件。4.对于电子外事资料的销毁，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行多次覆盖，确保数据无法恢复。（三）处置要求1.外事资料销毁应在安全、环保的前提下进行，避免对环境