公务用字规范化制度

PAGE公务用字规范化制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织在公务活动中用字的规范化、标准化，提高公文质量和工作效率，树立良好的企业形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有部门及员工在公务活动中涉及的各类文件、资料、宣传材料、标识牌、电子信息等用字的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家语言文字法律法规和相关标准，以《国家通用语言文字法》为准则，确保公务用字符合规范要求。2.坚持规范化、标准化原则，保证用字准确、规范、统一，避免出现错别字、异体字、简化字使用不当等问题。3.注重实用性和可操作性，使制度便于执行和监督，切实提高公务用字的质量。二、用字规范标准（一）汉字使用规范1.以《通用规范汉字表》为依据，使用规范汉字。禁止使用已被淘汰的异体字、繁体字和不规范的简化字。2.对于古汉语、书法、篆刻等艺术形式中需要使用繁体字、异体字的情况，应在适当位置加注规范汉字译文，确保公众能够正确理解。3.除特殊情况外，不得使用自造字、废止的二简字以及网络生造字。（二）汉语拼音使用规范1.以《汉语拼音方案》为标准，正确拼写汉语拼音。2.拼写人名、地名、专有名词等，要按照国家公布的规范进行拼写。3.在文件、资料中，汉语拼音应按照词连写，词内音节连写，隔音符号、省写规则等应正确使用。（三）数字使用规范1.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2.表示公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等，均应使用阿拉伯数字。3.多位整数和小数的分节，按照国际通行的三位分节法，从小数点起向左和向右每三位数字一组，组间空四分之一个汉字的位置。（四）标点符号使用规范1.严格按照《标点符号用法》使用标点符号，确保标点符号的正确使用，避免出现标点符号缺失、多余或使用不当的情况。2.不同类型的标点符号在不同语境中有特定的用法，应准确把握，如逗号用于句子内部的一般性停顿，句号用于陈述句末尾等。三、公务用字流程规范（一）起草环节1.起草人员在撰写公文、资料等时，应仔细检查用字情况，确保使用规范汉字。对于不确定的字，要及时查阅字典、词典或相关规范文件进行核实。2.在起草涉及汉语拼音、数字、标点符号的内容时按照相应规范准确标注。3.对于引用的法律法规、文件等内容中的用字，要严格保持原文用字规范，不得擅自改动。（二）审核环节1.部门负责人对起草的文件、资料进行初审时，要重点检查用字是否规范，对于不符合规范的地方及时提出修改意见，退回起草人员进行修改。2.公司/组织的综合管理部门或负责文字审核的专业人员对文件进行复审时，要全面审查用字情况。审核内容包括汉字的使用、汉语拼音的拼写、数字和标点符号的运用等，确保用字准确无误。对于审核中发现的问题，应详细记录并反馈给起草部门，要求限期整改。（三）签发环节1.公司/组织的领导在签发文件时，要对用字规范情况进行最后把关。如发现用字存在问题，应责成相关部门进行修改完善后再行签发。2.签发后的文件如因特殊原因需要修改用字，必须经过严格的审批流程，由原起草部门提出修改申请，说明修改原因和内容，经审核部门审核，领导批准后方可修改。（四）印发环节1.负责文件印发的部门在排版、印刷过程中，要严格按照审核通过的用字规范进行操作，确保印刷成品的用字准确无误。2.在文件印发前，要再次核对文件中的用字情况，对于发现的排版错误或用字不规范问题及时进行纠正。四、培训与宣传（一）培训计划1.制定年度公务用字规范化培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间和方式等。2.培训内容包括国家语言文字法律法规、汉字使用规范、汉语拼音规则、数字和标点符号用法等。3.根据不同岗位需求，有针对性地设计培训课程，如针对文字工作者的深入培训和针对普通员工的基础培训。（二）培训实施1.定期组织内部培训，邀请语言文字专家或专业教师进行授课，通过讲解、案例分析、互动交流等方式，提高员工对公务用字规范化的认识和掌握程度。2.利用线上学习平台，提供相关的学习资料和课程，方便员工自主学习。3.鼓励员工参加外部语言文字培训和学习活动，拓宽知识面，提升业务能力。（三）宣传推广1.在公司/组织内部通过宣传栏、内部刊物、电子显示屏等渠道，宣传公务用字规范化的重要性和相关知识，营造良好的用字规范氛围。2.制作宣传海报、手册等资料，发放到各部门，便于员工随时查阅和学习。3.对在公务用字规范化方面表现突出的部门和个人进行表彰和宣传，树立榜样，激励全体员工积极遵守用字规范制度。五、监督与检查（一）监督机制1.建立公司/组织内部的公务用字规范化监督小组，由综合管理部门、人力资源部门等相关人员组成，负责对公司/组织内的公务用字情况进行定期和不定期检查。2.设立举报邮箱和电话，鼓励员工对发现的用字不规范问题进行举报，对举报属实的给予一定奖励。（二）检查内容1.检查各类文件、资料、宣传材料、标识牌、电子信息等用字是否符合规范标准。2.重点检查文件名、标题、正文、落款、附件等部位的汉字使用情况，汉语拼音的拼写是否正确，数字和标点符号的运用是否恰当。（三）检查方式1.定期检查：每月或每季度对公司/组织内一定比例的部门进行全面检查，覆盖各类文件和资料。2.不定期抽查：随时对部分部门的特定文件、宣传材料或电子信息进行抽查，及时发现问题。3.专项检查：针对重要活动、重点项目的相关用字进行专项检查，确保用字规范。（四）问题处理1.对于检查中发现的用字不规范问题，监督小组应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知要求，认真进行整改，并在规定时间内提交整改报告。3.对整改不力的部门和个人，按照公司/组织的相关规定进行通报批评，并责令限期再次整改。对因用字不规范造成严重影响的，给予相应的纪律处分。六、附则（一）解释权本制度由公司/组织综