银行规范档案管理制度

PAGE银行规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和银行业相关标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各分支机构的所有部门和员工，涵盖各类业务档案、管理档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：银行档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映银行业务活动和管理工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及银行机密和客户隐私的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全行档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和银行内部档案管理制度。2.制定和完善银行档案管理的各项规章制度和操作流程。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等基础工作。4.建立档案数据库，实现档案的电子化管理，提高档案查询和利用效率。5.定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。7.组织开展档案业务培训和指导，提高全行员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案和管理档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常联络和协调，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.严格按照档案管理规定，妥善保管本部门的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类银行档案分为以下几大类：1.业务档案：包括各类存款、贷款、结算、信用卡、国际业务等业务活动中形成的档案资料。2.管理档案：涵盖银行行政管理、财务管理、人力资源管理、风险管理等方面的文件材料。3.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、考核评价、培训教育等情况的档案。4.科技档案：有关银行信息系统建设、软件开发、硬件设备维护等方面的技术文档。5.声像档案：包括照片、录音、录像等反映银行业务活动和重要事件的资料。6.实物档案：如银行颁发的荣誉证书、奖章、纪念品等实物。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别赋予不同的类别代码，如业务档案用“Y”表示，管理档案用“G”表示，人事档案用“R”表示，科技档案用“K”表示，声像档案用“S”表示，实物档案用“W”表示。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的业务档案，编号为“2023Y0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在业务活动和管理工作中形成的各类文件材料，包括但不限于：1.业务合同、协议、申请书、审批表、报表等。2.会议纪要、工作报告、工作计划、规章制度等管理文件。3.员工入职登记表、考核表、培训记录、奖惩决定等人事资料。4.系统开发文档、技术方案、测试报告、设备维护记录等科技文件。5.照片、录音、录像等声像资料的原始载体及文字说明。6.实物档案的相关证书、奖章及说明材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保档案资料的齐全、完整。2.对于重要业务活动和关键环节形成的档案，应及时收集并移交档案管理部门，不得延误。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案资料进行统一整理，按照档案分类和编号规则进行分类、编号。2.对每份档案资料进行编目，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并填写档案目录清单。3.对档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.按照档案类别和保管期限，将整理好的档案上架存放，建立档案存放索引，便于快速查找。五、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：反映银行主要职能活动和历史面貌的，对银行有长远利用价值的档案，如年度财务报告、重要业务合同、重大事件记录等。2.长期保管：在较长时间内对银行工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年，如一般性业务档案、中期财务报表等。3.短期保管：在较短时间内对银行工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下，如临时性业务文件、一般性会议记录等。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应设置专人负责管理，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员进入库房时，应做好登记和安全检查工作。（三）保管措施1.对纸质档案应进行分类存放，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理，如修复、更换包装等。2.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放于不同地点，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和准确性。3.对声像档案和实物档案应采取特殊的保管措施，如照片应进行冲印或数字化处理后妥善保管，录音、录像资料应定期进行转录和检查，实物档案应进行专柜存放，并做好防护和标识工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织对到期档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门负责人和相关专家组成的鉴定小组，负责档案鉴定工作的具体实施。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经银行主管领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，防止档案丢失或遗漏。3.档案销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》作为档案资料永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.本行员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。2.外部单位因审计、法律诉讼、合作交流等原因，需要查阅本行档案资料的，应按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得对外提供利用。（二）利用手续1.本行员工查阅、借阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅本行档案资料，应提前向银行提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，并提供相关证明文件。经银行主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅或借阅档案资料时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。如需复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。4.查阅或借阅档案资料完毕后，应及时归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的银行档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为银行各项业务发展提供有力支持。（二）系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并支持批量录入和扫描录入。2.档案存储：将电子化档案存储于服务器或存储设备中，采用合理的存储架构和备份策略，确保档案数据的安全可靠。3.档案检索：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别、编号等进行检索，方便快捷地查找所需档案资料。4.档案利用：支持在线查阅、借阅、下载、打印等功能，同时对档案利用情况进行记录和统计分析。5.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案信息的安全性和保密性。6.系统维护：对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，确保系统运行稳定，功能不断完善。（三）数据安全管理1.建立严格的数据安全管理制度和操作规程，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障网络安全和数据传输安全。3.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储于不同地点，并定期进行数据恢复测试，确保数据的可恢复性。4.加强对档案信息化管理系统用户的安全培训，提高用户的安全意识和操作技能，防止因用户误操作导致数据安全事故。九、监督与检查（一）监督机制1.银行内部审计部门定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案保管和利用的安全性等方面的问题，并提出审计意见和建议。2.档案管理部门应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案管理工作。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等环节是否符合规定。2.档案资料的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实可靠。3.档案保管和利用的安全性，包括档案库房的安全设施是否完好，档案信息是否保密，档案利用手续是否规范等。4.档案信息化管理系统的运行情况，检查系统功能是否正常，数据是否安全，用户操作是否规范等。（三）问题整改对监督检查中